档案管理信息化建设研究

文/吉林省煤田地质局一〇二勘探队 李薇

优化档案管理工作可以良好地发挥档案资源的作用，给各项工作的展开提供良好的信息参考，有效落实各项管理工作。结合新时代信息技术在档案管理工作当中广泛应用的情形，要加强对档案管理信息化的建设力度，为有效利用档案资源提供良好的条件。

一、档案管理信息化建设的重要性

随着数字化、信息化的不断发展，档案管理工作开始广泛应用信息技术，这样的方式能够不断推进档案管理工作信息化的进程。随着我国社会经济的快速发展，档案管理工作变得越来越重要，并且对档案管理提出非常高的要求，推进了档案管理工作信息化进程。档案管理的信息化可以确保档案原文档的完整真实性，有利于对档案资料进行开发利用。档案的信息化管理可以让档案整理以及分类变得更加轻松，也可以规范档案管理工作。在现如今的信息化社会中，要紧握有利时机，加快办公信息化进程，从而做好档案管理信息化建设。档案管理信息化足以让工作人员提高处理档案的效率，从而提高档案处理速度，节省办公费用与空间，更便于工作人员的查找。在全新的历史发展阶段，一定要充分利用计算机网络资源，及时实现档案管理信息化。

二、加强档案管理信息化建设的措施

（一）加大档案信息化建设设备支持。目前在信息技术获得社会上普遍应用的前提下，为了能够保证档案管理工作的良好效果，为优化利用档案资源创设条件，需要在档案管理工作当中充分发挥出信息技术的作用，加快档案管理工作信息化建设进程。具体的工作当中，增加资金投入力度，引入先进的档案管理信息化基础设施，配置计算机与网络软件，从而顺利实现档案管理信息化建设工作。与此同时，在信息技术的支持之下，要拓展延伸档案管理对象，把电子文件、视频资料等都归入到档案管理工作当中去，保障档案资源的全面有效性。在这个流程当中，一定要加强对档案资源数据库的建设力度，在大量搜集档案信息的前提下，针对档案进行分类别储存与管理，为今后的档案资源的查询与利用提供便利的条件。另外，为了顺利推进档案管理信息化建设工作，还需要加强对人才的培养力度，确保档案管理工作人员采用信息技术展开档案管理工作，从而为档案管理信息化建设提供良好的帮助。

（二）提高档案信息化建设的相关标准。档案信息化建设当中档案信息化标准的建设属于重点内容，具体包括档案收集、整理、统计与服务等方面的标准，只有在确定的标准之下，才可以良好有效地提高档案管理工作的效率与质量，进而确保档案信息化建设中档案的真实可靠性。若不存在这些标准，那么就无法建立起档案数据库中的档案信息。因此要把档案管理信息化与传统档案管理办法相结合，现如今，我国依然在延续利用传统的档案管理方法，无法实现在短时间里的档案信息化管理，因此，需要在工作过程中将传统档案管理的方法结合档案管理信息化方法，尽快做好档案管理信息化建设。此外，做好档案管理工作人员的培训，进一步提高人员的档案管理信息化水平，在单位内部展开提高职工专业水平的活动，促使职工形成一个和谐的团体，帮助档案管理工作人员全方位了解档案管理信息化的内容，而且可以顺利地将档案管理信息化与传统档案管理方法结合起来，从而不断朝着档案管理信息化方向过渡。

（三）建立实用的档案信息网站。严格根据实际情况，建立实用的档案信息网络，这是档案管理信息化建设的重要途径。档案信息网站具体功能有：利用网页形式给有关工作者提供档案信息服务，展开网上查询、整理与下载电子档案与其他的浏览使用服务。建立实用的档案信息网站作为实现档案管理信息化的主要手段。所以，为了更好地提高建设档案信息化的能力，就要不断增强对档案信息化的建设能力，加速对档案信息资源的共享。这样一来，才能让档案管理工作与新时期档案网络化管理的发展趋势相吻合，才能够推进档案管理信息化建设工作。另外，还需要主动联系国内外具有较强技术实力的软硬件公司，打造出一整套可以适应发展的档案管理操作系统，进而提高档案信息更新换代的频率，充分满足对数据信息有效使用和管理的目的。

（四）完善档案信息化监督制度。完善的档案信息化监督制度能够保障档案管理信息化过程获得制约和监督，保证其过程是符合法律法规规定的范围内。完善监督制度能够调动起档案管理工作人员的工作积极主动性，培养出档案管理工作人员的创新意识，从而提高档案资料的信息安全水平。单位一定要充分应用内外部的监督，让二者良好的结合、补充以及合作，及时准确地掌握好档案管理信息化中存在的威胁，之后调整错误的做法，保证可以建设出一个高效安全的档案管理信息化系统。

（五）提高档案管理人员专业素质。档案管理信息化与档案管理人员的综合素质紧密相关，档案管理人员要充分了解到档案管理工作的重要意义，而且要从多个方面找寻管理方法，在信息时代健全管理模式，建立起完整的管理体系，推进档案管理工作信息化建设与发展，并且为提高档案资源利用率做好铺垫。在实际工作当中，想要进一步提高档案管理工作人员的业务能力，就需要从以下几方面入手：首先，提供给档案管理工作人员业务能力培训，促使他们更快速地转变传统档案管理观念，树立起积极主动服务的意识，还需要在充分考虑档案资源的条件下，完善档案管理主动服务系统，进而增强档案管理工作的效率。其次，针对档案管理工作人员提供信息技术教育，让他们可以把信息技术使用到档案管理的实践过程中来，从而全方位提高档案管理工作的发展水平。最后，各个单位要重视与自身实际情况相结合，培养出档案管理人员的终身学习的意识，让他们在工作实践过程中可以紧跟时代发展潮流，参加到学习与探索活动当中来，坚持良好的工作态度，转变档案建设与管理的工作，从而促使档案管理工作适应时代发展的需求。

（六）创建档案管理信息化应用模式。档案管理当中需要坚持不懈地对管理途径进行开发，有效贯彻落实档案管理工作，从而可以让档案信息化建设发挥出良好的作用。并且需要完善信息平台，在公开档案信息时，提供给大众最优质的服务。并且，档案管理工作者还能够采用信息平台对档案进行管理，同时共享共用档案信息，提高档案管理使用的效率。目前，随着信息技术水平的不断提高，单位只有建立起大数据平台，才可以良好的收集整理档案信息，为单位工作提供良好的参考依据。建设档案管理信息化的过程中，完善档案管理模式后才可以完善档案信息化建设，这样才可以将档案的作用最大程度地发挥出来，给大众带来便利，让单位可以从纷繁复杂的档案管理工作当中脱离出来，具备更充足的时间来解决大众难题，从而提高政府部门的服务水平，让大众体会到更优质的服务。

三、结语

伴随着我国社会经济水平的不断发展，通过系统介绍档案管理信息化建设的措施，充分了解到我国档案管理工作信息化的模式，同时符合我国社会主义市场经济发展规律，推动单位的顺利发展。各个单位档案管理展开信息化整体规划过程中，一定要预先做好规划的流程，将信息安全工作做到位，利用全新的档案管理工作方式。此外，在当前的单位改革过程中，要紧握这个发展机遇，沉着应对，积极创新，充分结合传统档案管理方法，真正使单位档案管理工作良好发展。