加强档案管理促进食品药品监管事业发展研究

2019-11-23吉林市食品药品检验所薛欣

办公室业务 2019年19期

文/吉林市食品药品检验所薛欣

近几年，随着食品药品立法的推进，各地食品药品安全监管工作力度不断加大，进而产生了大量的执法案卷、检测报告、督查记录、行政审批材料等档案，如何系统地管理并利用这些档案，并及时对社会公布有价值的信息，是我们在执法以外必须重视的工作。

一、食品药品监管对人们生活的重要性

食品和药品是人们日常生活中的重要组成部分，对于人们的身心健康有着较大影响。随着环境污染问题的日益加剧，人们对食品药品质量的关注度也在不断提高，这是因为在当前快节奏的社会大环境中，快餐成为人们生活的首选食物，而快餐中很多食物在制作过程中，为了提升其口感和鲜味，会添加一定量的化学药品，如果人们长期食用化学药品较多的食物，会对自身机能带来较大影响，严重时还会导致食用者死亡。基于此，监管部门及人员有必要加大对食品药品监督管理的力度，按照国家规定的标准要求，履行自身职责，降低不合格食品药品对人体的伤害，保证人们的健康。

二、强化档案管理促进食品药品监督管理事业发展

（一）加强领导重视，为档案管理工作开展提供依据。食品药品监督管理中涉及的内容较多，所需的材料文件也较为复杂，如相关政策文件、办件手续等，所以做好档案管理工作对开展食品药品监管有着非常重要的作用。同时在开展档案管理工作时，也要对档案信息予以不断完善和优化，及时掌握食品药品监管工作的情况，合理调整监管模式，从而推动监管事业的进一步发展。首先，应该加大领导层人员对监管工作的重视力度，明确档案管理在食品药品监管中的重要性，严格按照规划好的内容开展档案管理工作。其次，将档案管理与年度考核融合起来，提高其落实效率。再者，明确划分管理人员的责任和义务，构建完善的工作网络，加强对档案管理工作的约束和规范。最后，加大资金投放，设置专项资金保证档案管理中软硬件设施制备的齐全性，为工作开展提供可靠依据。

（二）建立健全的管理机制。食品药品监管工作中涉及的档案文件数量相对较多，且由于监管部门的不同，档案内容也不尽相同，要想加强档案调阅的及时性，以及管理工作的有效性，有必要建立健全的管理机制，对不同类型的档案信息实行合理归档和存储，为食品药品监管提供帮助。在管理机制建立过程中，一方面要结合国家现有的法律规章制度，完善管理机制的相关内容，如《档案保密制度》《档案人员工作职责》及《档案室管理制度等》，合理规划各部门的工作职能，促进监管工作的顺利开展。另一方面也要做好档案的分类、清洁和归档工作，加强档案资料的齐全性、安全性和长久性。或者还可以通过信息技术的应用来促进管理机制的全面落实，提高管理水平。

（三）组织岗位培训。档案管理人员能力素质的高低直接决定着管理工作质量的好坏，尤其是在药品食品监管企业中，档案管理人员存在着较大的流动性，很多工作人员都是从其他部门临时借调过来的临时工，自身对于档案管理的认知较为薄弱，而且也没有接受过专业培训，使得档案管理中存在诸多问题，阻碍监管工作的顺利开展。为此，监管单位应定期组织员工开展岗位培训活动，明确档案管理的具体内容及要求，并聘请专家进行现场指导，对存在的管理问题予以及时解决，以此完善档案管理人员的综合素质，保证档案管理有效性。同时，还可通过组织自学等方式来加深员工的法律意识，改善其档案管理工作的处理效率。

（四）优化食品药品监管档案资料的服务性能。档案管理是为食品药品监管工作的开展提供详细信息资料，促进监管工作有序执行的必备条件，其具有较强的服务性能。因此在实际工作中，为了发挥自身的功能性，档案管理部门需要加深自身的服务意识，协助相关部门进行档案数据的查找和翻阅，保证工作的顺利开展。另外，在档案翻阅前，应做好相应的登记，以免出现档案信息泄露或丢失的情况，避免风险的产生。

（五）加大资金投入，改善档案管理环境。在信息社会下，计算机技术、网络技术被广泛应用到各企业数据资料管理工作中，对于食品药品监管单位也不例外。相关人员应通过计算机技术、网络技术的合理应用来提升档案管理的有效性、及时性，改进传统纸质档案管理中存在的弊端，实现无纸化办公，从而提升档案资料的翻阅效率，延长档案资料的保存年限。通过信息技术的应用可将原始资料数据转化成电子数据，做到信息的有效管理，为相关工作的顺利开展提供帮助。同时还需合理划分档案室，将办公区、查阅区及库房予以有效划分，加强档案资料的安全性。此外，档案室环境的合理性也需引起部门人员的高度重视。在档案室内需要设置温湿度测量仪，及时观测档案室的温湿度变化情况，以免档案受潮损害。在条件允许的情况下，可在档案室内安装空调，提高环境质量。不仅如此，在阅读区域内可安装数码照相机、扫描仪等设备，以提高档案阅读效率。只有保证软硬件设施的合理性、齐全性，才能更好地为食品药品监督管理工作提供准确数据支持，进而推动相关工作顺利开展，促进行业的稳步前行。

（六）加大案卷档案管理的工作力度。案卷档案其实就是案件档案，是实施行政处罚时的重要参考依据。案卷档案除了具有一般档案的特征外，还具有一定的法律效益。案卷档案中包括日常监督、专项检查、投诉举报等相关内容，这些内容对于工作人员了解区域内相关人员的具体情况有着显著效果，所以做好案卷档案的监管有着重要意义。在开展案卷档案管理工作时，工作人员需先根据区域情况建立完善的基础档案信息库，按照功能、经营特点等对商户进行分类，如食品、药品、医疗器械、化妆品等，保证在监管和检查过程中，不会存在重复、遗漏等现象，进而影响后期执法效果，导致权责不明等问题。按照食品药品监督法的相关要求来看，案卷档案中还应将来源信息、现场检查信息、整改通知书、行政处罚决策等相关材料信息记录其中，并按照时间顺序将其予以排版装订，增强资料记录的准确性、详细性、清晰性，从而为后期审核工作的开展提供帮助，避免违法现象的出现，造成较大的经济财产损失及人员伤亡。只有保证案卷档案的准确性、合理性，才能为后续工作提供更加准确的参考依据，维护人员的生命安全。

（七）全面实施档案管理的“三个落实”，注重稽查工作。1.全面落实监管对象。药品食品档案管理机构应根据当地实际情况制定较为完善的档案管理结构图，让相关工作人员能够明确掌握档案管理人员的具体信息及企业情况。同时落实实时监管的相关内容，做好档案资料的更新和完善，提高监管效率，为档案作用的充分发挥提供帮助。2.全面落实案件线索。在发生食品药品类案件时，全面了解案件线索内容是尤为必要的。相关工作人员应展开详细的调查工作，并结合举报内容对食品药品企业进行调查和研究，并将调查结果详细记录到档案资料中，保证后续工作的顺利进行。此外，在食品药品类案件处理中，监管部门人员还应对信息来源进行审核，加强信息的准确性，确保在规定时间内完成相关工作，提高档案管理的工作效率和质量。3.注重案件质量。在食品药品监督管理工作中，档案的收集、整理及归档都需要有专人签字确认，并将相关责任落实到各个案件承办人身上，以此提高案件处理效率，加强信息资料调取的准确性，提高档案内容质量。