“大数据”背景下档案信息服务模式变革的思考

2019-11-16陈颖

求知导刊 2019年23期

摘要：大数据给档案信息服务工作带来机遇和挑战，档案部门应适应时代发展需求，准确解读大数据概念，深刻认识大数据背景下档案信息服务模式变更的必要性，从思想意识、制度建设、服务手段、队伍建设等方面入手，创新档案信息服务的手段和方式，实现档案信息服务质的飞跃。

关键词：大数据;档案信息;服务;变革

大数据伴随着物联网、云计算等信息技术形成和发展，为档案工作的发展开辟了一条全新的道路，同时也给档案信息服务工作带来新的挑战。如何适应大数据时代的发展要求，在新一轮的信息技术革命浪潮中立于不败之地，档案部门应积极响应习近平总书记提出的“要把学习作为一种追求”，“一定要善于学习，善于重新学习，依靠学习走向未来”的号召，在学习和工作实践中，针对大数据给档案管理工作带来巨大和深刻的影响，认真思考和探索信息服务模式变革的手段与方法，优化档案信息服务，全面提升服务质量和水平，推进未来档案事业持续、健康的发展。

一、大数据概念解读和大数据背景下档案信息服务模式变革的必要性

大数据又被人们称为“巨量资料”，通常定义为记录人类社会活动的、具有规模效应的信息数据的集合，是无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。麦肯锡公司认为，数据规模超出传统数据库管理软件的获取、存储、管理以及分析能力的数据集就是大数据。维克托·迈尔-舍恩伯格及肯尼斯·库克耶编写的《大数据时代》中定义的大数据是基于海量数据分析从而产生巨大价值的产品和服务，大数据的核心就是预测。

大数据是信息技术深入发展的产物。它颠覆了人们的传统思维和管理模式，大大加快了社会创新发展和现代化建设的进程。随着大数据逐渐渗透到各行各业，其特性和优势日益凸显，档案信息服务模式的变革势在必行。

1.寻求和依托大数据智能化管理，是实现档案信息服务能力跨越式拓展的需要

档案信息服务水平取决于档案信息管理的现代化程度，取决于档案信息管理工作的水平和效率。在大数据的影响下，作为社会信息资源重要聚集地的档案馆，“档案全数据”将取代传统纸质档案成为管理对象，并在数量、速率与种类上急剧且持续扩大，远远超出了传统数据处理软件和技术的能力范畴。大数据技术以其独特的技术优势，实现档案全部业务的科学、高效、智能管理，使精准深入的数据处理成为档案利用服务的重要内容。

大数据能有效确保资源最优化配置，并可轻松地实现档案信息保存和利用的分离，减少重要的原始纸质材料的磨损，延长保存寿命;另一方面通过数据备份，使得重要的档案信息得以安全和永久保存，大大降低系统的投资及维护成本。

大数据还可以利用當前的电子政务、新闻、活动的大数据环境，对“准档案”进行智能分析，为其价值的“预鉴定”提供重要的参考，以最大可能完善归档范围，保证未来档案的完整有效。还可将档案管理人员在长期工作过程中形成的档案库存以外的知识进行采集和积累，作为档案资源的补充知识，为档案信息提供必要的历史背景，使其更真实地反映历史史实，为后人的研究提供可靠的依据。

2.突破和变革传统单一的服务模式，是实现档案信息多元化、个性化服务的需要

传统的档案信息服务模式是基于纸质档案考虑的，服务手段和对象都比较单一。偏向于“重藏轻用”“有求必应”“自给自足”的被动式服务，使档案的价值无法充分挖掘和体现。随着大数据时代网络用户的逐渐进入和增多，档案用户的涉及面越来越广，档案信息资源的重要性和蕴含的潜在价值受到越来越多人的关注。用户最关心的不是可见信息量的多少，而是能否从这分散和无序的不确定性、庞大繁杂的信息数据中挖掘出真实的价值。因此，为满足用户多元化、个性化、精品化的需求，成为档案信息服务的方向。这就要求档案管理人员不仅要对用户利用档案数据，包括调卷数量、利用次数、复制数量、制发证明数量等进行深度挖掘，还要对用户访问记录，包括网页采用的关键字、检索词、下载记录、利用网页时间和频度等信息进行深度挖掘。深度挖掘的信息十分繁杂，用传统的处理方法难以完成，只有通过数据分析，才能快速“提纯”出多元化、有针对性、有价值的数据集。比如，能顺畅、准确地定位用户习惯偏好、兴趣关注点等需求，并预测其未来趋向，从而越来越广泛地吸引用户，提升用户的满意度和支持度。

3.推动和深化数据共享，是实现档案利用效益最大化的需要

大数据是信息技术的高度发展，是社会创新进步的驱动力，这一切都取决于大数据的特性，即数据信息的广泛集成和共享。大数据充分利用云计算、互联网技术，使现代信息技术与档案信息管理密切结合，实现档案信息开放、传输、共享，实现数据信息资源的优化配置，使档案数据利用效益最大化。大数据推进信息交换与共享，促使档案馆服务的范围从传统的档案服务扩展到以档案数据为核心、同时囊括行业相关的各种同构、异构数据的大数据中心，实现跨馆检索、精确检索、全文检索的“一站式”信息服务成为可能。

二、大数据背景下档案信息服务模式变革的主要对策

国务院发布《关于促进大数据发展的行动纲要》（以下简称《行动纲要》）标志着大数据在我国的发展与应用已上升到国家战略层面。为了适应大数据时代的特点，档案管理部门要积极应对新时期的任务和挑战，从思想意识、制度建设、服务手段、队伍建设等方面入手，勇于创新，大胆尝试，解决好存在的问题，实现档案信息服务新的跨越。

1.转变观念，树立大数据意识

伴随大数据时代的到来，大数据已逐渐纳入档案管理理论和思维模式，赋予档案信息服务全新的定义。围绕大数据服务，必须树立需求意识、创新和前瞻意识，将“死数据”通过庞大的档案大数据库快速转化为“活服务”，变传统的“被动服务”为“主动服务”，变“事后服务”为“事前服务”。

档案部门应增强使命感，调整工作思路和工作重心，尽快完成档案信息服务角色由传统信息存储者向大数据处理者转变，由被动接受者向主动选择者转变，由因果关系型服务思维向相互关系型服务思维转变，即由传统的“出现问题——逻辑分析——找出因果关系——解决方案”这种逆向思维模式向“用户提出要求——数据收集——量化分析——找出相互关系——提出优化方案”的正向思维模式转变。

还应加强档案工作的宣传力度，让更多的人了解大数据和大数据给档案信息服务带来的便捷性、共享性、智能性，让更多的人参与到档案信息的开发和利用中来，让智能化档案信息真正成为政府、企业等决策的主要依据，成为用户所需的高价值信息产品。

2.统一标准，坚持走规范档案数据信息管理之路

檔案数据信息的规范化管理是档案信息服务的重要基础。大数据具有的数量庞大、类型多样、载体特殊、结构复杂等特性，在一定程度上增加了数据信息管理的难度和风险。因此，在大数据与档案信息管理融合，推进档案信息服务模式变革的过程中，需要构建完善的档案信息化管理制度和标准化体系，从数据采集、管理、安全维护等方面予以约束和规制，这是档案信息服务模式变革向纵深推进的基本保障和必需条件。

一是统一档案信息资源管理技术标准。大数据时代，档案数据信息资源充分体现海量、多样、复杂的特性。如何科学统一管理各类异构的数据，是档案数据有效整合、共享等的可靠保证。从宏观上，国家应制定信息化发展战略，特别是电子政务、电子商务及大数据、云计算、人工智能等发展规划，建立健全大数据管理相关政策法规，通过科学的运作方式、有条不紊的推进各地区档案数据信息资源的整合与共享工作。从微观上，应建立档案信息化管理统一机构，认真探讨与之对接的法规政策、标准规范，构建统一的档案资源整合标准体系。如，规范数字化档案业务的术语标准、各类档案资源单位的标识与识别、数字档案存储格式以及元数据格式。制定电子文件归档管理、元数据采集、业务系统的协议标准、各种数据的统一存储格式、交换格式等标准和规范，将不同种类、不同格式、不同来源、不同形式的数据进行有效的融通整合和集成梳理。

二是树立风险防控意识，构建档案信息资源的安全防护体系。大数据不同于纸质材料的特性，极易产生管理方面的问题和信息安全漏洞，其涉及档案的开放与不开放、公开与不公开，以及国家秘密、知识产权、商业秘密、个人隐私等问题。因此，有必要建立一套完整、可靠的大数据安全管理制度。明确数据开放规划，适度适时开放数据。对于涉密的档案数据，按照国家相关法律法规严格管理。在数据分析平台中嵌入CA认证系统，对传输中的档案数据信息进行加密，确保安全。明确用户访问权限，建立相关的数字资源组织、存储、管理、发布的格式规范与标准。

3.充分利用大数据技术，搭建档案数据共享服务平台

大数据为创新档案信息服务方式提供了重要的技术支持，利用大数据技术设计、构建统一的档案信息资源管理平台，要对各类档案信息实施分类管理、综合管理和层次管理，降低IT系统的存储及维护成本，实现跨系统应用的快速支撑和丰富的数据服务。建设数据共享平台应进行有效的总体规划，避免重复建设。设置共享平台交换接口，对内有效联结、整合独立、异构、涵盖各自业务内容的信息处理系统，实现办公系统与共享平台之间的互联互通。对外基于电子政务网络，逐步实现由政务信息的互通到业务数据的互通，再到档案数据的互通，实现对包括政务信息、业务数据等在内的各类电子文件的在线归档、在线移交接收、分类处理、在线利用，完成以档案馆为中心，数据信息资源全覆盖。

随着信息化的推进，应探索和尝试构建适应实际工作需求的新型档案管理服务平台模式。比如，建设智慧档案馆，通过物联网、云计算和自动控制技术，采用射频识别等设备，连接互联网和实体档案，以电子标签化管理实体档案，提供方便及时的档案信息服务。还可将档案信息服务领域延伸到手机及手持终端领域，利用手机应用App、微信、微博等新媒体手段构建移动式的智能服务系统，用户可以通过客户端与档案馆实现虚拟链接，实现需求定制服务与离线浏览个性化界面服务。据报道，国外一家自然历史博物馆就推出APP定制服务，依靠Personal GPS个人定位系统，用户可自行预订参观行程。

4.加强素质建设，打造专业技术团队

人才是发展的关键因素，大数据时代档案信息服务的创新发展同样需要人才的支持。大数据带来了技术革新，对人员的综合素质也提出了全新的要求。为适应新形势，要下决心、花气力打造一支秉持以人为本，坚持人性化、个性化创新服务理念，以扎实的的档案专业理论知识和技能为支撑，熟练掌握一定的计算机和网络、数据挖掘、数据安全维护等技术知识的复合型档案人才队伍。要加大对档案管理人员多层次、多渠道的专业培训和知识培训的力度，不断提升自身专业技能和综合文化素质。档案部门还应根据本单位实际，适时加强同兄弟单位及国内外档案管理单位在大数据技术方面的交流与合作，争取信息化专业技术人员支持，充实技术力量，全方位地提升档案管理服务水平。

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