条码在企业档案实体管理中的应用

李伟平 福建宁德核电有限公司 福建宁德 355200

本文主要以某核电站为例，讨论了条形码技术在档案实体管理中的应用，主要从档案实体管理现状、位置码确定、条码选择、系统需求等方面阐述建立简便实用的档案条码管理系统，解决档案实体管理过程中的查找难、倒架难等惯存难题，将大大方便建设项目得出档案实体管理。

档案实体管理是档案管理工作的重要组成部分，而排架布置对档案实体管理的保管、利用工作有着深远影响。某核电站作为国家重大建设项目，预计工程建设及运营管理阶段产生约40万卷档案实体，涉及12大类别，根据传统的库房排架工作方法，档案排架工作按档号分类排列，档案入库数量的不断增加，对倒架、查找等管理工作提出了更高的要求。为此引进条形码技术，根据自身特点制定了位置码，通过二维码标注档案实体位置，建立一个档案条码管理系统，简化了档案入库工作流程，实现了高效查找、利用的目的。

一、档案实体管理现状分析

在众多企业的档案管理体系里，都会制定一套符合自己企业特点的档号，档号不仅体现着档案的分类，同时也是入库排架的依据。该核电站随着竣工档案的移交和生产档案的增多，档号的排架方法带来的问题逐步显现：

1.档案上架预留空间。因为按档号排架，而接收档案顺序不是完全依照档案号进行，例如本次收到H11、H12类档案，下次两类别又分别有档案入库，就需要提前预留好H11和H12间的空间，而且预留空间需要考虑到档号中最末段流水号，工作量极其复杂繁琐，而且可能出现上错架的情况。

2.倒架必然性。预留空间的工作即使花费很大时间和精力也很难避免倒架工作，实践中也出现少量倒架和大批量倒架的情况，频繁倒架对档案的保护也产生不利影响。

3.查找难。看似按档号整齐排列的档案，根据一个档号想找到它，也是需要花费一些时间，需要对照档号中各部分代码逐级顺延寻找，时间效率极低。

4.档案盘点困难等其他难题。

二、因地制宜选择合适位置码

一般档案馆选择位置码内容多为“库房号-架号-列-层-序列号”，这样可以定位明确到密集架最小单元的每一个格，但是也带来条码复杂、人工识别慢、入库程序复杂的缺点。

该核电站是国家重大建设项目，建设项目档案数量大，立卷单位多，移交周期长等特点，采用“库房号-架号-列-层-序列号”的位置码，入库工作会变得复杂。通过实测该核电站档案馆密集架尺寸，结合档案盒厚度，测算出每列密集架容量约500卷档案。在实际档案工作中，发现人工对排列整齐的三位数字的识别速度是敏感的，因此我们将定位单元扩大到一列密集架，将条码内容简化为“库房号-架号-序列号”，例如“10-20-100”表示10号库房第20号密集架序列号为100的档案，定位效果达到的同时，使条码更简单易识读，入库工作也更加简便。

三、多次试验选择条码类型

条码类型选择也是重要一步，在仓储、物流等领域一维条码使用最为广泛，智能手机的发展助推了二维码广泛使用，考虑到我们条码内容数据量不大，一维、二维条码都被列入考虑范围。一维条码数据容量较小导致条码尺寸较大，且只能横向识读，例如Code128在写入10个字符后，如果长度小于2.5cm，将很难被识别，考虑到我们常用档案盒厚度多为2cm-6cm,因此一维条码的不足开始显现出来。二维条码具有编码密度高，信息容量大，可靠性高，条码尺寸相对较小等优点。因此我们选用了QR Code格式二维条码，通过打印测试，调整最小尺寸达到1cm×1cm时，仍能很容易被扫描器识别，很好地满足了档案盒粘贴要求。

四、档案条码管理系统主要需求

1.库房信息管理

建立库房容量数据库，以每列密集架作为基本单位，以每列密集架各层总长度作为个基本单位容量，计量单位为厘米（cm）。可以根据已入库档案占用情况，查看实时档案库房剩余空间信息。并可以以excel、pdf或图片格式导出。

2.档案入库管理

选择待入库档案，待入库点击入库，选择库房和密集架，然后系统会根据库房容量、档案盒厚度(单位cm)自动分配档案位置码，分配原则：同批次入库档案按档号规则排列，一列密集架使用完毕后自动跳到下一列密集架从001开始重新非配条码，如果同一库房内密集架使用完毕，则跳出提示框，提示重新选择库房号和密集架号。

3. 条形码管理

用户可通过系统分类、查询检索等方式选择需要打印的档案数据，进行单张或批量条形码打印，系统自动判断文件档案类别匹配打印模板，驱动条形码打印机完成打印。

用户可通过EXCEL、TXT等格式导入数据，系统对数据进行查重，匹配条形码模板，驱动条形码打印机完成打印，用户也可自己选择条形码模板进行打印。或可以选定好模板，选择本地数据，打印条码。

用户可搜索选择档案数据，单个或批量更改位置码数据。

4.档案利用管理

①查询生成利用需求

用户可导入EXCEL格式的档号清单，系统自动进行查重、校验后，生成利用需求 也可根据需求在系统中查询条目数据，添加到利用需求。可通过利用需求，生成并打印出库单。

②文档实体借阅管理

借阅模块，选出利用者后，扫描要借阅的档案条码，会自动登记到该利用者名下，并记录借阅时间 归还时直接扫描条码，系统清除利用者本次借阅。本模块能实现借阅信息查询、报表导出功能。

5.综合查询统计

用户可通过文档类别、档号、库房、位置码、入库时间、标题、利用人、利用目的、借阅人、借阅时间、盘点信息等字段进行查询，还可进行多维度的查询。可以通过卷内文件信息进行查询。

6.文档实体盘点

用户可根据需求查询并生成盘点清单，盘点清单主要包括位置码、档号、密级、保管期限、文件编码、版本、状态等字段。用户可将生成的盘点清单导出，通过数据接口下载到数据采集器，供用户进行现场盘点。

该核电站在应用该系统后对现有库存3万余卷档案按新的排架方法打印粘贴了条形码，重新排架。库房空间利用率显著提升，而且避免了倒架工作 档案查找定位时间大大降低，在系统中查到档案信息后，就直接根据位置码可以判断出了档案的储存位置，省去了在库房逐架寻找的时间 条形码有清晰、简单的信息显示，根据它上架也避免了以前出现的上架错误的问题。档案条码管理系统的使用创新了排架和管理理念，方便了档案实体的库房管理和查询利用工作。