档案管理工作的重要性分析

■张代娟/济宁市嘉祥县人力资源和社会保障局

人力档案里的许多真实案例相对于其他资料更具说服力和信服力，所以说人力资源档案的管理是企各个地方必须落实的一项任务，也是管理性的一个工作，需要设立专业的机构和招聘专业的工作人员。人力资源的档案管理有别于其他部门或企业，人力资源的档案可以为社会提供更多的信息服务，受众面广且实践服务性强，通过提供档案信息为社会实践服务强，所以人力资源的档案管理更要建立健全管理系统，才能更好的服务社会和人民。

一、档案管理的重要意义

（一）档案管理对国家有重要影响

档案管理工作具有一定的政治性，在一个国家中统治阶级的阶级关系和阶级利益都提现在国家档案中，而国家档案又为统治阶级的方方面面服务，这个服务方向是统治阶级工作政治性的集中表现，而统治阶级是国家重要主导力量，决定着国家发展的方向，则足以说明档案在统治阶级管理国家中发挥巨大作用，所以这种国家档案的保密要求非常严格，每一个国家都有自身管理档案的一套详细方案和档案管理系统，这种机要性也是档案管理工作的一种性质。而人力资源的档案管理对社会和国家更具重要意义，首先，在工作性质上，人事要求档案管理的机要性和严格性都相对于其他部门高，各个相关部门和人员都有认真贯彻落实国家和党的档案管理要求与体系，建立严密的档案管理法规与制度，保证档案管理工作顺利进行。其次，在建立档案管理体制后，必须遵循档案管理程和严格按照工作流程要求开展一系列工作。最后，只要各级用人单位对档案管理有保证，人事档案就会成为人力资源开发工作的重要资源，还会为稳定单位人才队伍的具有重要意义，会在工作思路上，人才合理流动和人才效用就会最大化得到发挥。

（二）人事档案管理对社会发展有重要意义

档案作为社会的一种无形财产，为社会的生产活动提供更多的技术参考和帮助，也在社会管理方面发挥巨大作用，规范化的档案管理提高社会管理和发展水平，推动各个地方积极稳定的发展。档案管理作为社会管理的最基本的一项工作，只有在社会人员、经济、管理等各个环节完善各种档案，与社会相关的各个环节才能有序进行，社会的生产活动和经济活动更应建立健全一系列档案进行保护，因为这是社会的一种无形财产，可以为社会后期发展提供更多宝贵的经验，利用信息技术对人力档案进行严格管理并建立一套适应社会发展特点、体现社会规范化、科学管理水平的档案体系，就能使社会的发展与档案管理工作相适应相协调，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。人事档案记录着社会的历史发展历程，社会如何协调发展，每一段阶段的发展情况、社会发展战略和目标、各个部门董事结构的变动、人员的管理等各个方面，这些都可以从企业档案找到解答。关系到每一个家庭每一个人发展，记录着社会各个单位的详细情况，也记录着政府的工作情况，对社会稳定发展起到一定的作用，为社会政治、经济、教育和文化的发展提供更宝贵的经验，所以人力资源档案的管理工作，是在一定程度上决定社会的健康发展。

二、档案管理的建议

（一）建立健全人事档案管理体系

在进行档案管理时，要遵循国家档案管理原则和相关法律法规，维护档案的完整与安全。国家应建立健全相关的档案管理法律法规，设立各个级别的档案管理机构对档案进行系统管理，确保档案的不受损坏以及档案的保密性，保密性对档案的管理来说是一项重任，防止重要机密的泄露就应设立档案管理部门，配备相关专业人员对其管理，并且要严厉打击泄密者，防止非法人员对档案进行有意破坏和盗窃，只有合理保护档案，才能使档案更好的服务于各个方面的工作。保护好档案不被盗窃、损坏以及严厉打击泄密者这也是对档案管理工作者的一个重要考验，也是每一个档案管理部门要贯彻落实的任务，社会和国家的历史都存于各种档案中，只有加大力度对其保护，建立健全档案管理法才能推动国家和社会更好的发展。而在企业档案管理方面，首先，你要确定本公司的归档范围，什么文件该归档，什么应该直接销毁，还有就是要确定分类法，也就是根据什么排列，比如说，按年度、按组织机构等，这些都要根据本公司的具体情况，有你亲自做调查，再一点点的做。电子版的话，也就是电子档案管理的范畴，你应该建议领导购买专门的电子档案管理软件，因为你若是自己弄的话，肯定是弄不了的。

（二）提高人力档案管理的高度信息化水平

配备服务器、计算机、交换器、扫描仪等硬件设备和系统软件，通过对档案管理人员在计算机系统软件的操作方面进行培训及推广，以及对上网信息进行密级界定，将档案管理工作从人工转向智能机器管理，利用现代先进的计算机技术与媒体对其进行管理，对档案管理进行更详细的等级划分，使档案管理这巨大的工程量更容易得到解决，档案具有海量的数据，人工管理会出现不同的错误已经效率底下，而计算机对数据的管理具有巨大优势，庞大的计算机数据系统可以将档案详细管理，必要时还可以建立档案管理数据库，这样的数据库对档案的管理具有极高的专业性和严谨性，可以收集和管理每一个人详细的数据信息以及社会和国家各个方面的数据信息。对于一个国家的档案管理来说，仅仅依靠人工管理远远不足以满足工作需求，从档案信息的收集到整理以及最后的收集工作，如果仅仅靠各个不同部门的人工落实，这无疑是一个极具难度和效率极低的工作，造成大量的人力和物力上的浪费，各个地方的人力资源档案管理也是如此，只有依靠先进的计算机数据管理系统，才能保证档案管理工作的有序进行，对档案进行信息化管理才能提高效率与效益，也可以降低档案管理出现重大错误的几率，而且我国的大数据发展近年来得以迅速发展，采用大数据进行档案管理，其一，可以打破各种时间与地域性限制，减少人力物力上的开支，实现档案入库管理和档案信息共享，其二，计算机数据档案管理可以防止档案被损坏概率，保密度也极高，可以说计算机的发展和普及可以为档案数据管理带来极大的便利，保证档案信息化和和社会信息化发展相协调，而在依靠网络技术管理时，要加强网络安全建设，培养专业和高级的网络安全管理人才，防止网络被入侵而导致重要档案信息泄露，对档案信息化管理全面升级。还要提高档案管理人员的国家和社会责任感，提高档案管理人员的专业素质，严厉打击档案信息泄露者，推动社会与国家稳定发展。

三、结语

人事档案管理是一项复杂的工作，每一个环节都具有重要意义，在社会管理方面，正确的人事档案管理能够保证社会健康发展，档案也记录着社会发展的点点滴滴，能为社会人员管理、经济活动、政治活动和文化活动方面提供历史参考，每一个环节都与企业发展息息相关。而目前我国档案管理还存在许多漏洞，所以，要建立健全档案管理法，对档案管理模式转型升级，淘汰以前落后的人工管理方案，依靠我国先进的计算机技术对其进行详细管理，防止档案受损情况的发生，而在依靠网络技术管理时，要加强网络安全建设，培养专业和高级的网络安全管理人才，防止网络被入侵而导致重要档案信息泄露，对档案信息化管理全面升级。还要提高档案管理人员的国家和社会责任感，提高档案管理人员的专业素质，严厉打击档案信息泄露者，配备服务器、计算机、交换器、扫描仪等硬件设备和系统软件，通过对档案管理人员在计算机系统软件的操作方面进行培训及推广，为社会和国家的发展保驾护航。