浅谈山区中学档案管理的现状与对策

2019-11-13魏涛陕西省商洛中学726000

新生代 2019年12期

魏涛陕西省商洛中学 726000

学校档案产生于学校形成、发展、变化的全过程，又贯穿于学校教育教学工作及其组织管理的各个方面，故学校档案对学校来说具有一定的历史意义和现实意义。从规范的学校档案可以窥探一所学校的发展史和学校的精髓，同时健全的学校档案对学校来说又具有很大的现实意义。如：上级检查验收、创省级示范学校、“316督导评估”等重大活动，往往检查的都是好几年的学校档案。因此，学校档案的规范管理就显得至关重要。

一、目前山区中学档案管理工作的现状

（一）学校的重视程度不够。在高考的指挥棒下，学校有重教学轻档案管理工作的倾向。档案管理工作在日常情况下基本没有什么实质性的工作内容，只有在上级部门进行检查的时候才象征性的进行简单的布置与操作，由于基层学校对档案管理工作的不重视就直接导致档案收集不全或是漏收集，以至于把问题遗留到实际应用的最后阶段，所以档案信息并不能保证完全准确。

（二）档案管理人员不专业。在山区中学档案管理中有一部分工作人员并不是正规院校档案专业毕业，所以对于档案的管理只能停留在形式阶段，而不能真正的正规化、科学化的按照系统模式对学校档案进行规范管理。

（三）档案管理制度不完善。学校领导的不重视，档案人员不专业，直接导致档案管理工作的相关制度跟不上，对于学校档案种类划分不清晰，正常收集和过期失效的档案没有明确的界限，销毁档案没有明确的处理办法步骤，档案室的日常环境得不到标准保证，有时还放一些临时物品，这就直接导致档案管理人员在管理档案的过程中出现档案管理混乱、档案的丢失、档案位置不明确等情况。

（四）档案管理的目的不明确。由于多数档案管理人员为非档案管理专业，故而对学校档案管理的目的性模糊不清。没有目的的工作必然导致整个过程枯燥机械化的简单重复，不能有所创新，更不能使工作人员保质保量的完成档案管理所需要的准备工作，所以为了应付上级档案管理部门的检查，多数学校档案的相关信息都存在这样那样的问题，这对于学校来说是极其不负责任的。

（五）档案管理技术不先进。十九大习近平总书记提出，加快教育现代化。随着科学技术的发展，现在一些发达地区的高等院校已经采用先进的多媒体媒介对档案进行管理，例如：计算机、光盘、搜索引擎等。但由于在山区学校对档案管理的不重视，资金供应不充分等原因，并不能大范围引进先进技术，致使山区学校档案管理仍停留在书面手写的复杂阶段。

（六）档案的作用不清晰。山区学校对于学校档案的应用一般只停留在经历的证明，而其他的作用并不能够很好被应用，甚至有些校方领导根本就不清楚档案还有其他的作用，这就导致在档案管理的过程中只强调档案的不丢失，而档案对于师生的教育意义和服务作用以及约束力都得不到应用。

二、对山区学校档案管理工作问题的对策

（一）进一步增强相关人员的档案管理意识。目前我国中小学档案管理出现一系列问题归根结底就是因为对其重视程度不够，所以增强相关人员的档案管理意识是改善档案管理现状最根本的措施。只有校方领导加大了对档案管理的重视程度才能促使档案的管理工作正常完成，进行档案管理所需要的基础设施得到健全，档案管理工作被提到学校的正常日程上来。只有档案管理的实际操作人员增强了档案管理意识，才能尽量减少在操作中的错误，不会把个人的主观意识融入到档案信息采集的过程之中确保信息的准确性，才能避免出现档案丢失、档案被随意销毁的现象的出现。

（二）形成网络化管理模式提高员工素质。建立网络化的管理模式是现代中小学档案管理区别于传统的档案管理的主要标准，将学校的档案以网络化，这样不仅有利于避免档案的丢失而且在档案管理中也减轻了工作人员的工作负担。另外提高参与档案管理的所有人员的自身素质也是在整体上加强档案管理的有效办法，只有相关操作的人员的素质提升才能确保其具体操作在意识的支配下更加具有规范性和科学性，才能使档案管理工作的每一个细节都得到重视。

（三）加强档案制度化管理及利用。档案管理出现诸多问题的主要外部原因就是并没有完善的针对中学档案管理工作的相关制度，管理人员在具体的工作中没有依据可以遵守，所以每一项具体的行为操作都没有规范性的标准，导致工作人员只能根据个人的行为习惯或自我感知比较恰当的办法来处理档案，而这个过程中往往与正规的档案处理办法相违背，致使档案信息或档案资源在管理者并没有产生主观破坏意识的情况下已经被损毁，其中甚至包括一些不可复制的重要档案。所以对档案制度化管理是规范现在学校档案管理最直接有效的办法，而且适用面积极其广泛。