加强人力资源档案管理 为国有企业发展提供保障

田岳海 韩秀英

【摘要】人力资源档案管理是上世纪七十年代末形成一个学科，主要是通过制定出台系列人力资源政策，来加强对企业潜在人才的发现、培养、选拔任用等管理活动，从而规范企业用人导向，为企业的发展提供助力。随着社会主义市场经济的蓬勃发展，建立规范的人才管理、使用、考核评价体系和激励机制，充分发挥人才战略的主观能动性，成为企业生存和发展的关键点。

【关键词】国有企业资源管理;人才档案开发利用

改革开放以来，我国也打破了传统单一的经济体制，大力发展工商业，各种各样的公司如雨后春笋一般层出不穷。这些不同体制、规模、行业的公司，在市场经济的浪潮中或迅速成长为上市公司利税大户，或一蹶不振逐渐消亡。究其原因，除了全球经济放缓、国民经济下滑等客观因素外，主观上国有企业对于人才战略的重视性不够、人才开发利用效能陈腐、市场化激励机制不足有很大关系。因此，加强人力资源的管理，最终实现企业发展目标就显得尤为重要。人力资源档案是人才信息的重要载体，是甄选人才的主要参考信息源，建好用好人力资源档案，对人才资源开发起着重要作用。

一、人力资源档案管理对于企業发展的重要性

档案是社会公共信息非常重要的组成部分，是人力资源部门按照国家相关政策法规在培养、选拔和使用人才等工作中形成并记录在案的个人经历、学历、职称、社会关系、奖惩等情况的历史记录，是客观全面考察任用人才的衡量标尺。从人力资源开发、管理的角度来看，人力资源档案可以为企业求才、个人求职提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人力资源档案，可以使企业的管理更加科学化、规范化、高效化，为各项事业产业的持续、健康、稳健发展打下坚实的基础。

二、现行人力资源档案管理弊端

我国人力资源档案制度始于上世纪50年代，受当时所处年代的影响，尽管存在着许多不规范、不完善的地方，但作为一项常规性公共管理工具，对我国社会发展、政治安全、人事管理、个人诚信、福利分配等方面都发挥了不可替代的作用。但随着市场经济的不断深入，经济全球化、信息快速化，人才流动化，传统的人力资源管理办法已经远远落后于时代的需求，特别是“虚假档案”“死档弃档”“人档脱节”等现象日益泛滥，内部人事管理体制所造成的“人才封闭”“身份限制”“扣押档案”等也对当下的档案管理制度提出了挑战。因此，改革现有档案管理制度，打破人才流动壁垒限制，推动人事代理行业发展，探索建立社会化的人力资源档案管理服务体系已刻不容缓。

（一）忽视档案管理。长期以来，一些企业管理人员普遍对人力资源档案管理的重要性认识不够，对待人力资源档案管理工作存在着认知误区，以为人力资源档案仅是一般事务性工作，只要不丢失，不泄密，能查阅就行了。有些领导缺乏基础的管理常识，只重视企业经营创收，忽视人力资源档案管理，人员、场所、经费没保障，缺乏必要的硬件设备，档案工作自然就做不好。

（二）管理手段落后。现代人力资源管理要求人事档案管理必须精细化、严谨化、科学化，特别是在网络发达的今天，各种猎头公司随时会以优厚的条件在关键的节点挖走企业培养多年的专业人才。这就要求我们的管理人员必须时刻能够掌握人才市场行情变化，及时调整薪酬待遇，留住和吸纳更多有用人才为企业服务。但现阶段的人力资源档案管理服务体系仍处于传统的运作模式，由于档案管理人员大多数是兼职，变动频繁，没有受过专业知识培训，对档案的重要性认识不足、档案管理技能的欠缺，严重影响了档案管理水平。在档案整理过程中大部分依靠人工操作，仅能提供基础的检索服务，耗时费力差错率高，而且由于反复调用原件，缺乏必要的硬件防护措施，易出现因阳光照射造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

（三）立卷质量参差不齐。一是档案内容填写前后矛盾，姓名、出生日期、参加工作时间以及学历等记载不一致，甚至出现涂改痕迹和替换现象，使档案丧失了严肃性。二是档案用纸规格不一。纸张大小不同，致使有的表格内容超过装订线，在立卷归档时必须进行二次剪裁。三是归档收集力度不够。由于制度不健全，导致档案管理人员执行不严格、不及时，档案缺乏连贯性。四是档案材料不完善。如奖惩、考核、晋级、薪资审批等插入性材料散乱，档案缺乏完整性。五是缺乏实用性。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方而的内容少，这些都会直接影响到档案利用质量。

三、破解弊端的几点思考

（一）提高认识，加强档案工作的组织领导。领导的重视是做好档案工作的重要保证。企业领导应高度重视人力资源档案管理工作，将其纳入议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。档案工作人员也要增强责任心，主动作为，积极向领导宣传档案管理政策，及时沟通汇报，争取上级支持。

（二）增加投入，筑牢档案工作根基。企业要将档案经费列入预算，特别是对档案的维护、利用、档案信息化建设等方面要予以重点保障，各部门要配置政治可靠、作风正派、责任心强的专（兼）职档案管理人员，定期组织业务知识培训，丰富专业技术能力。要按标准建设好规范化的档案室，购置坚固的档案柜、恒温恒湿空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，做好通风、采光、防盗、防虫蛀等配套保护措施，不丢失、不损坏、不泄密，确保档案安全利用。

（三）准确采集，确保档案原始材料的完整性。正确收集、补充、鉴别档案材料是人力资源档案工作的基础，随着市场经济的不断壮大，企业尤其是国有企业人力资源管理与服务必须齐头并进，不断深化优化，尤其是企业高管之间的岗位流动，对于高管的德能勤绩廉考核评价体系必须规范、全面、准确，经得起历史的检验，这就要求我们的档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回原制作部门进行补办，不属于归档范围的要及时退回，做到不积压、不散失。

（四）科学编排，提高档案管理的信息化程度。对于人事档案的检索，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆和查找，提高检索效率。还可以创新管理手段，通过自主开发或购买商业人事档案管理软件，实行动态化管理和维护，如利用计算机联网形成企业内部人才交流数据库，建立360度绩效考核评价数据库等，也可安装干部人事档案原件管理系统，使查档人员在不接触人事档案原件的前提下查阅企业高管档案电子原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

（五）分类管理，提升档案管理效能。按照国企干部任免权限以及《公司法》对于“董高监”管理要求，国企高管或企业专业技术流动人员档案由省市一级人事部门按管理权限建立并管理。下属企业单位聘用人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，结合社会保险关系委托政府人事部门所属的人才交流机构建立并统一管理。

（六）健全制度，确保档案资料安全规范。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此企业人力资源管理部门必须建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档、移交入库以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度和规范的操作流程，对永久、长期保存的档案应定期向上级档案主管部门进行移交;为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案管理目标考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，严防人为因素造成档案泄密、涂改，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。

四、结语

总之，在人力资源档案管理活动中，要坚持与时俱进，在材料收集上必须做到及时完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真，在归档内容上必须做到分类准确，装订整齐，在利用档案时必须做到遵章办理，在提供周到热情的服务时，更要确保档案的安全和保密。唯有如此，才能逐步建立更加科学合理的档案管理体系。