现代行政文秘写作技巧研究
2019-11-11王焕民
王焕民
【摘要】随着现代行政管理水平的逐渐提高,社会对行政人员的要求越来越严格,尤其是对于行政文秘的职业要求也明显提高了。行政文秘工作主要是书写行政文书,所以本文主要探讨行政文书的书写技巧。
【关键词】行政文秘;写作;技巧;研究
随着现代社会发展越来越趋于信息化,人们对行政文秘的工作要求也越来越高。从原来的纸质文书转变成电子文书,文秘的文本写作是工作的重要内容之一,行政文秘所写的公文一般格式都是应用文,而应用文在平常的一些文章中很少用到,但是公文很多都会用到这种文体。同时,应用文的格式也很严谨,因为它有着其他文件所没有的权威,有特定的权利限制,一般对阅读者也是有限制的。国务院办公厅颁布过关于行政文书撰写的工作条例,所以行政文秘工作人员一定要了解这个条例,必须要掌握一些格式和写作技巧,才能做好这项工作。下面主要讲一下行政文秘写作的一些技巧。
一、条理清晰,主题明确
做行政工作的人本身就要很严谨,关于文本的写作,条理一定要清晰,思路要清晰严谨,把整个想要表达的主题,一定要明确表现出来。让上级领导等读者能够清晰看出主题。行政公文是以应用文来写的,所以撰写者大多都要明确主旨,层次清晰地去表达要表达的主要内容。一般通常会标用序号来进行章节分理。清理读者的思绪,更具有条理性,让文章一目了然。行政公文一定要整齐明确,不能一会儿写这个问题,还没表达清楚就掺和到下一个问题。行政文书之所以运用应用文,就是因为应用文是表达思想最直接明确的。
二、长话短说,言简意赅
行政写作跟其他文本的写作方式不太一样,它不需要多么深刻的形容词,只需要以最简单最明了的语言去表达出最重要直接的内容。文章中重要的内容要仔细去说明,表达出利害关系。而相对不太重要的内容,就可以一笔带过,简略去表达。行政文书一般开篇就直接点明主题,比如常用的开头用语是“根
据……”“目的是……”;再如一些新闻中常见的宣传内容:“为了全面建设小康社会,我国……”。其次,行政文书开篇后的过渡用语也很有讲究,都要直接明了说问题的因果关系。比如一些过渡词“因此”“所以”“综上所述”等等。还有一些严谨的经办用语,比如“已经”“现经”“在执行贯彻执行”等等。
三、配更直观的图表
在书写行政文书时,有一些情况不能直观地表达清楚,可以想办法插入一些图表,更加直观地去表达文字表达不出来的情况。比如,某个大型事故的发生点、附近的环境、准确的坐标等等,都可以用一張清楚的图插入文章中,使上级领导一眼就能了解到准确的情况。所以现代行政文秘人员必须要具备的能力是要掌握许多办公软件,比如说photoshop软件、coreldraw软件、高德地图、电脑屏幕打印等等,重要的细节最好还能标出来,比如可以用红色圈出重要的关注点等等。用文字表述不够准确直观的,可以插入一幅简单示意图,这样就能让领导更加直观地看到主题思想。
行政文秘书写文书时用到最多的表达方式还有表格,因为现实中有许多变化的数据趋势用表格和折线图的方式较好,比如表达某公司的年销量变化、不需要多少表达不清的文字,一张图就能人看的很清楚。所以,行政文员接触的文本中会用到许多图表,要插入图片和表格等一些办公软件,都要灵活去掌握。关于数据的变化,采用报表更加明了,因此,行政文秘人员对excel也要熟练掌握。
四、格式排版符合规定
行政文秘人员应当好好阅读并了解掌握关于我国2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》的相关规定。比如行政文书的格式,必须非常严谨,统一规范格式中的字体大小、段落排版、开头、落款等等。行政文秘人员在写完行政文书后,准备发文稿的时候一定要再三检查格式和排版等问题,避免领导审核时被打回来。
五、语言严谨,多用书面词
书写行政文书和写抒情文、记叙文等的文章不一样,不能应用太多的口头语去表达,因为文章要求的比较严谨,所以语言表达也要严肃。一般我们在电视新闻里看到领导讲话时,都是行政文本里那些严谨的语句,不能有不确定的因素。总之,语言的意思要果断明确,不能拖拖拉拉。比如说“为了继续增强……的能力”“为了发展……的目标”“为了推动……的发展”等等,都需要用官方的书面语。
六、用词讲究要对称
行政文本的文稿跟其他的文稿不一样。行政文稿根据时间的逐步发展,已经慢慢研究出了自己的一套公文用词,在每一段的标题、开头、结尾等都要语句对称。所谓对称,就像排比句一样,要词语、语句对称。比如在党的十八大报告里,第二章节就连续用了8个“必须坚持”。这样的目的就是用词对称,而且起了强调的作用。
七、平时注意积累相关知识
行政文秘撰写文书是他们工作的一项重要内容。常见的行政文书有许多的形式,但不管是什么样的材料、表格,都要符合行政文书的规则和格式,内容要直接明确。有一些文书需要用到以前的材料总结撰写。这时就需要行政文秘人员用心去保存原来的各种文件,即使不去保存,也要各个文件都去看一遍记一下,在脑海中有浏览过的印象。这样在他们写文稿时,也是有帮助的。在需要某个相关的文件时,可以立即调出来看看里面重要的信息,并摘取。在碰到一些格式上很简单明了但表达的主题很明确的文件时,还可以借鉴一下图表形式等等。
八、结束语
行政文秘的工作需要掌握许多的能力,格式排版用词等等也很讲究,由于行政文书不同于其他文书,所以对行政文秘人员的要求比其他职业的要求多一点,要更加严谨。希望在此分享的一些写作行政文本的技巧可以帮助到文秘人员。
【参考文献】
[1]李莺.探析培养高效行政文秘职业能力的对策措施[J].现代经济信息,2011(19):49-50.
[2]王少双.试论企业管理与行政文秘工作的综合作用[J].科技创新导报,2012(12):250.