浅析核电厂技术文件有效控制

周衷若

摘 要：本文主要对核电厂技术文件的接收、分发、组卷、归档及有效控制方式作了详细的阐述，列出了技术文件在各个流程中的有效控制措施。以便对技术文件实行全过程、全方位管理。旨在实现核电厂技术文件管理的规范化、标准化、程序化，以确保技术文件的有效控制。

关键词：技术文件;有效控制

1 引言

核电厂技术文件（下面简称技术文件）是指电站在运营过程中产生的与电站生产运行、系统、设备及其管理有关涉及结构、原理、布置、性能、技术条件、解决方案的图纸和文字性说明文件，包括设计文件图册、技术规范、设备运维手册、竣工文件等。所以在技术文件管理中，如何有效地进行技术文件在各个流程中的管理，保证技术文件在传递和保存时能够准确、及时和安全可靠，是各单位各级部门比较重视的一个问题。

2 技术文件的收发和存档

1）技术文件的接收。技术文件的接收检查是控制技术文件的一大重点。技术文件应当严格按照文件接收检查标准，即文件的完整性、清晰性、和正确性来执行。这些是最基本的检查标准，每一个文件接收文员都必须做到这三点。

技术文件接收时经常会遇到文件到达文档部门后又会退回修改，影响文件的及时登录。经常出现的问题有：（1）图不清晰。文件中有些图模糊不清，有些图上的字体太小扫描后便看不清。其中技术改造类文件多图纸，图纸是施工过程中的重要部分，日后文件的使用者看不清使用不了则会耽误施工。（2）文件编审批不完备。常见的申请单、审批单、澄清单签署不齐全，检查没发现该有的签名签署不完备会导致日后重新修改登录，徒增工作量。（3）编码不完整或不正确。接收的文件经常有编码不完整或是重号或是错误。针对以上突出的几点，所以技术文件接收时需要对图纸进行仔细的检查。且图纸扫描复印后的清晰度也应该把好关，保证登录到系统里的电子版是完整清晰的;接收每份技术文件后到系统里查看相对应的项目，辨认编码的正确性。另外接收检查重点关注的是：是否附有文件传递单（外单位发送过来带有信函的技术文件，应仔细检查信函通信渠道号是否正确，有无重号。信函所带的技术文件是否齐全、完整，附件清单中标识的附件是否都收到。文件格式是否正确，文件是否为原件，版本是否正确等。出现以上问题及时联系归口部门处理或直接联系文件递交方处理。

2）技术文件的登录。（1）文件的编码分为三类即：文件编码（电站要求的编码）、原文编码（文件自带编码）、其它编码。登录时要仔细区分各类编码，填写正确。（2）注意项目选择和类别选择。如：技术改造管理、燃料管理、运行和维修、定期试验等。（3）文件升版。升版文件需在旧版上修改信息，修改时要注意版次和日期的修改。（4）注意各相关文件是否关联，关联是否正确。如：技改的所有技术文件关联相应的申请单，相应的技术文件关联相应的审批单，澄清单关联相应的技术文件和申请单等。另外有外发通信渠道号也应关联，以便查阅人员查看时一目了然。

3）技术文件的分发。文件分发清单由业务归口部门填写，文档部门根据分发清单范围完成相应文件分发。业务部门填写清单是应考虑分发到位，建立高效的文件传递渠道，保证工作人员能够及时、准确地得到最新版本、正确、适用的文件。文件分发分为受控分发（包括执行分发）和非受控分发（包括普通纸质分发和电子分发）。管理文件，包括公司的管理大纲、质保大纲、管理程序需要受控分发。纸质受控分发的技术文件，在封面加“XXX受控分发”印章。只有加盖了此印章的文件才视为由XXX电站（文档部门）正式分发用于指导工作执行的有效文件。且受控分发文件的新版必须按照上次分发范围进行分发，并对过时副本文件及时标记“作废”并做回收和销毁处理。技术文件/程序，按照分发清单进行纸质普通分发、电子分发或纸质受控分发。普通分发纸质文件应加盖“XXX技术文件”印章，加盖此印章的文件仅用于业务处室进行技术参考，文档部门只对其分发新版文件，不对旧版文件进行控制;业务处室应采取必要手段，防止在工作中误用加盖“XXX技术文件”的旧版副本文件。技术改造类文件分发清单常不能及时给出而影响文件的分发。为了能及时分发，可由归口部门填写标准分发清单，先进行电子分发。所有分发清单在文件领取文员签字完备后，需将分发清单以附件形式上传至相应的信函下，作为文件分发依据。

4）技术文件的存档。技术文件的存档在移交文档部门前由文件责任处室或单位负责文件的保管，移交文档部门后由文档部门文件控制工程師负责文件的入库、排架及旧版文件的及时下架。根据以下几点有效控制技术文件的存档。（1）原则。技术文件的存档遵循文件的产生规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系;真实记录和准确反映项目全过程和竣工时的实际情况，图物相符、数据可靠、签字手续完备;确保项目档案要完整、准确、系统。如工程改造文件和物项替代文件内容包括：申请单、设计文件、完工报告、竣工图、调试文件、竣工关闭文件等。如换料设计文件包括：初步燃料管理报告、燃料管理、换料安全评价报告、核设计报告、中子物理特性手册等。组卷时要仔细核对这些文件是否齐全;纸质版和电子版是否相符;燃料管理中英文版是否完备等。（2）职责。推行“谁产生，谁立卷”的原则，其形成、积累和管理列入归口责任部门的岗位职责范围，由归口责任部门在项目结束或告一段落时及时组卷;归口责任部门在组卷时需接受文档部门文件控制工程师的指导、监督和检查。

3 技术文件控制方式

1）系统管理。实行数字化、网络化管理。通过文档信息化建设，建立全文数字文档信息系统，实现文档信息资源数字化、网络化的全文检索和提供利用。文件管理系统应通过建立数字信息知识平台，实现文档信息资源的集成和共享，充分满足用户文档信息需求，根据用户的需要随时完善系统。确保业务人员能及时得到最新的、有效的文档信息服务。从而通过系统实现全过程控制。

2）归口管理。文档部门接收外来技术文件的归口处室，各处室对职责范围内承包商及外单位提交来的外来技术文件有效性进行审查，确认有效后交文档部门统一分发，只有由文档部门接收分发处理的技术文件才是有效的技术文件。组织机构上，文档部门对公司的文档管理实行统筹规划、集中控制，分级管理，组织协调。设立基准文件库、档案馆和图书馆，对文件、档案和资料进行集中控制和管理。公司各职能部门设立部门文件库和工作文件站，各承包商建立承包项目文件管理体系，对其职责范围内的文件进行分级管理和控制。公司各职能部门、各承包商接受文档部门业务上的监督和指导。明确归口部门能够方便各个接口部门解决问题。

4 加强文档知识的学习

1）每个文档文员应当重视档案工作，提高文档意识。对工作要认真负责。否则会造成技术文件归档不规范，归档质量差等。

2）建立多层次、多渠道、重实效的文档信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

4）加强档案知识的学习，学习所有文档相关程序，将程序中的知识熟练运用于工作当中。通过虚拟库房管理系统，使得传统的实体库房管理更加智能化、规范化、可视化，让库房更加安全有效，安防系统健全可视，提升管理水平。

5 结语

总的来说，文档部门作为公司文档管理部门， 本着“文档管理要从源头抓起”的精神，对外要加大对公司各部门和施工承包商的文件管理、监督、指导的力度;对内接收到文件后严格按照文件管理规定整理归档，从而实现技术文件的有效控制。

参考文献

[1]黄文峰.电力工程档案管理操作实务.北京：中国水利水电出版社，2011.7.

[2]NB/T 20042-2011《核电档案分类准则及编码规则》.国家能源局，2011.