档案管理数字化建设

张新萍 贺惠

摘 要：档案管理数字化是对档案管理工作的一次有益的推进，其对于提高档案管理质量有着重要的作用。在今后的工作过程中，有关部门应积极推进档案管理数字化的发展，满足档案管理工作的实际需要。

关键词：数字化;档案管理;网络

1 档案管理数字化的重要意义

档案管理朝着数字化的方向发展无论是对单位的发展还是适应社会的发展趋势都有非常深远的意义，将会给各单位的工作提供佐证。迅速提高档案的利用率，对提高档案的利用价值起着不可估量的作用，主要体现在以下几方面：

1.1 便于档案的整理和档案信息的共享

只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。一些部门要查阅档案，要经过很复杂的工序。需要领导的同意才能到档案部门进行查阅。查阅可能要往返档案部门多次，过程相当的繁琐。如果档案信息化管理，我们完全可以利用局域网进行档案的共享，给予需要查阅的档案。

1.2 便于保护档案原件

档案数字化管理可以利用信息化的手段将档案原件扫描到计算机，然后以电子文件的方式分类、管理和保存。避免了档案原件的损坏，同时大大降低了档案原件丢失的风险。使档案原件管理起来更加的方便、可靠。可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享;可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性; 以往档案的管理模式，过于繁琐，需要管理者通过手工工作来整理档案和制作目录。这样耗费了管理者大量的精力和时间，并且容易造成一些错误。信息化的管理方式就可以避免这个问题，只需管理者利用计算机进行一些指令操作即可完成操作。

1.3 网络管理，调取信息便捷易行

我国大多数事业单位内部都建立起了适宜单位内部工作展开的局域网络，实现了各区域部门的资源共享。档案管理工作人员将档案信息录入电脑系统后，各单位中的各部门可以通过单位内部局域网络，通过密码验证的方式进入档案数据库中进行档案的调取与查阅，这样不仅可以减少档案调取过程中的时间，同时也减轻了工作人员的工作负担，使得工作人员的档案资料可以在内部进行快速的流通，提高政府各部门间的办公效率。

2 实现档案数字化存在问题

2.1 数字化管理人才缺失

由于数字化档案管理需要借助计算机技术以及网络技术的支持，因此传统的档案管理人员在进行工作的过程中经常会出现一定的局限性，难以有效的对计算机进行操作，无法完成正常的信息录入与管理工作。

2.2 数字化基础设施配备不完善

配备统一先进的计算机设备。基础设施建设，是实现档案管理信息化的必要条件，主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。实现计算机在档案部门的全覆盖。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。

2.3 档案管理制度不完善

“数字化”档案顺应时代发展，但对于“数字化”档案管理制度却并不十分完善。电子档案建档后如何管理，如何规范使用等问题需要解决。电子档案是否可以实现共享，如何共享，查阅人员需要注意什么。制度不同，工作进行就不顺利，档案“数字化”就困难重重。

3 实现档案管理数字化的措施

3.1 培养数字化管理的专业人才

有关事业单位应对单位内部档案管理人员的素质进行提升，保障管理人员的工作质量。首先，事业单位应有针对性的进行专业人才的培养。针对数字化档案管理对计算机技术与网络技术的需要，组织档案管理人员对计算机技术以及网络技术进行学习，并在学习一段时间后进行技术的考核，以便验收培训的成果。其次，要保障信息录入的质量。档案信息是事业单位员工的基本信息，其对事业单位内部员工未来的发展，以及事业单位对员工的了解等都有着一定的影响。因此，有关事业单位应加强对档案信息录入的监督，确保信息录入的准确性。

3.2 配备完善基础设施

配备统一型号、统一规格的计算机全面覆蓋，为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。 这样不仅可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。并在日后查阅档案中避免对档案的磨损，更有利于保存及查阅。

3.3 创新档案管理制度

档案数字化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施。统一档案管理标准。如果没有标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

4 结语

综上所述，档案信息化建设作为难度、信息量极大的工作，需要建立统一的档案资源处理机构进行信息的整合、分类以及信息资源合理分配，在这个信息处理机构中要保证工作的合理安排和稳步进行，需要有一个强有力的指挥部门发挥作用，各部门明确分工合作，负责网络传递信息的部门提高工作效率，让人们快速接收到所需信 息，满足人们对档案资源的基本需求。在档案信息化建设的过程中需时刻把握工作方向，即充分利用档案资源，一切从实际出发，相关单位可以结合单位发展实际和信息需求，对某方面的档案信息重点开发使用，稳步推进信息化建设，避免资源的浪费。