新时代文书档案管理创新的基本路径

摘 要：文书档案是对某一单位过去某一时间段内某一特定工作的总结，也是各种规范性文件的集合体，在单位运行中发挥着重要的作用。部分单位忽视文书档案管理工作，文书档案管理模式滞后，内容单一，制约了文书档案作用的发挥。因此，有必要探讨文书档案管理创新的基本路径，为相关单位提供理论参考以及实践指引，更好地推动档案事业可持续发展。

关键词：文书档案;重要性;主要问题;基本路径

新时代如何创新文书档案管理机制，改善文书档案管理内容，不断发挥文书档案决策咨询作用以及信息支撑作用，成为当前单位档案管理人员重点探讨并关心的问题。

1 文书档案管理的重要性

1.1 提升单位管理工作以及决策工作的科学性

文书档案作为一项重要的信息资源凭证，内容丰富，能够为单位管理者以及决策者提供信息参考，进而提升单位管理工作以及决策工作的科学性。一方面，单位管理者通过查阅相关的文书档案，可以更好地了解单位管理工作中存在的不足，有指向性地采取相应的解决措施，更好地提升单位各项管理工作的效率以及质量[1]。另一方面，单位决策者通过查阅文书档案中的信息资源，可以更好地作出相应决策，把握单位运行的总体方向，避免文书档案管理工作流于形式。例如，单位决策者通过查阅相关的政策文件、法律法规，可以确保单位各项决策的依法合规性，提升文书档案利用水平。

1.2 帮助单位职工规划未来和促进单位长远稳定发展

单位大部分工作的开展都会产生的相应的信息资源。这些信息资源详细记录着单位各项工作的具体情况，是单位各个工作人员履职的具体体现。第一，单位提升文书档案管理效率，可以服务于单位未来发展[2]。未来某一时间点内，单位相关人员通过查阅文书档案中的内容，可以了解过去某一时间段内单位某一特定工作的进展以及完成情况，进而有针对性的开展下一步工作。第二，单位做好文书档案管理工作，可以更好地明确相关工作中的各项主体的责任，为未来责任落实提供明确的依据。第三，单位部分文书档案中记录着单位的发展历程、奖项荣誉，可以帮助单位在申请相关荣誉过程中提供信息依据。

2 文书档案管理中存在的主要问题

2.1 文书档案管理机制缺乏指导性以及可操作性

现阶段，部分单位文书档案管理机制中的各项内容较为单一，较为原则化，缺乏指导性以及可操作性，导致单位文书档案管理效率以及质量低下。第一，部分单位没有对文书档案管理流程进行细化，档案管理人员管理行为缺乏规范性以及标准性，不利于后期档案管理与服务工作的深度开展。第二，部分单位尚未明确档案管理中各个部门的具体责任，忽视了业务部门在文书收集、文书整理过程中的责任，无法形成专业化、流程化以及流水化的作业模式，降低了单位档案管理实效，也不利于后期责任的落实[3]。第三，部分单位尚未对不同种类文书档案管理标准、内容进行区分，没有出台相应的规章制度，无法为档案管理人员提供明确的指引。

2.2 文书档案管理信息化建设滞后

部分单位尚未将信息化技术融入到文书档案管理工作当中，难以满足新时代文书档案管理的基本要求。第一，部分单位尚未严格按照文书档案的类型在信息系统中开发相应的档案管理板块，导致档案检索难度大、效率低，不利于文书档案利用。第二，部分单位对于涉及政策、法律法规类的文书档案管理力度不足，没有及时对失效政策文件以及法律法规文件进行清理，无法发挥文书档案在决策咨询领域的作用。第三，部分单位文书信息化管理系统功能单一，与其他办公系统存在信息沟通壁垒以及信息传输壁垒，不利于节省文书档案管理资源以及管理成本。

2.3 文书档案管理人员综合素质不高

部分单位文书档案管理人员虽然具有较好的文书档案管理经验以及专业素养，但缺乏创新能力。一方面，档案管理人员对于信息化管理系统以及信息化技术的应用能力不足，文书档案管理工作难以实现创新。同时，由于档案管理人员对系统以及技术缺乏了解，也难以在基于单位具体档案管理需求以及档案管理实际情况的基础上向相关档案管理系统供应商提出建议，而只是单纯地使用相关的档案管理系统。另一方面，单位培训模式欠缺科学性，忽视对档案管理人员实践应用能力的培养，不利于单位文书档案管理工作的开展。

3 新时代文书档案管理创新的基本路径

3.1 搭建科学化的文书档案管理机制

為了更好地推动文书档案管理工作标准化、规范化以及专业化，单位必须要搭建科学化的文书档案管理机制，细化文书档案管理的内容。第一，单位要明确文书档案管理的流程以及分工，确定档案管理部门以及其他部门在文书档案管理中的职责。总体而言，为了更好地提升文书档案管理效率以及质量，防止重复劳动的问题，可以由业务部门按照一定的标准对文书档案进行整理后移交给档案管理部门，并由档案管理部门负责后期的保管、开发与利用工作。第二，单位要结合单位文书档案管理类型，出台相应的规章制度以及管理标准，确保文书档案格式的统一性以及标准性。

3.2 推动文书档案管理信息化建设

单位要将信息化技术全面融入到文书档案管理的各个环节，推动文书档案管理工作朝着现代化、科学化的方向发展。第一，单位要根据文书档案的种类对文书档案进行分块化处理，健全文书档案管理系统中的档案板块，提升文书档案检索的效率，便于后期的开发与利用工作。第二，档案管理人员要及时对政策型、法律法规型的文书档案进行更新，剔除失效的文件，更好地发挥文书档案决策咨询价值。第三，档案管理人员要打通文书档案管理系统与其他办公系统之间信息传输的壁垒，提升信息传输的安全性、稳定性，最大限度地发挥文书档案的价值。

3.3 创新培训模式，培养复合型档案管理人才

档案管理人员是单位档案管理的基础，事关单位档案管理实效。为此，单位必须要创新培训模式，不断更新档案管理人员知识结构，提升档案管理人员综合素养。一方面，单位要组织档案管理人员参加以“档案管理信息化建设”相关的培训，及时聘请相关领域的专家为档案管理人员授课，切实提升档案管理人员对于信息化管理系统以及信息化技术的操作能力以及熟悉程度。另一方面，单位可以加强与档案馆等相关专业部门的联系，借鉴相关单位在文书档案整理、编研、收集、利用以及开发领域的经验，为档案管理人员提供交流平台。

4 结束语

随着单位各项工作量不断增多以及文书档案种类不断增加，文书档案管理面临着新的挑战以及要求。因此，有必要创新文书档案管理模式，不断更新文书档案管理理念，优化文书档案管理流程。文章阐述文书档案管理的重要性，分析当前文书档案管理中存在的主要问题，并结合相关理论学说，提出自己关于文书档案管理的建议，希望能够真正体现文书档案管理工作的价值，丰富文书档案管理的内容。通过本研究可以发现，文书档案管理工作涉及面较广，可以从多个层面加以探讨。为此，单位有必要将文书档案管理作为一项基础性、全局性以及长期性的工作来抓，努力优化文书档案管理的各个环节，不断夯实单位文书档案管理的基础。

参考文献

[1]贺福梅.基于信息化背景的文书档案管理工作创新[J].办公室业务，2019（16）：106.

[2]甘霖芳.浅析文书档案管理工作暴露的问题及新路径[J].才智，2019（22）：221.

[3]雷宇丹.文书档案管理特点与创新策略研究[J].办公室业务，2019（14）：127.

作者简介

任莎莎（1982-），女，山东莒县，本科，毕业于江西科技师范学院，助理馆员，研究方向：档案管理。