企业档案管理系统建设的研究

周国容

摘 要：档案管理系统的建设，为企业员工提供了快捷方便的办公手段，企业的办公效率得到了显著的提升，同时企业的信息化管理水平也上升到了一个新的高度，对企业的发展和进步起到了极为重要的作用。

关键词：企业档案管理系统;建设;研究

1 档案管理中的难点

1.1 档案数量多

为了更好的解决档案管理中的一些问题，我们首先要探讨出在档案管理中具体有哪些难点，针对这些难点提出相应的解决措施，才能够为相关部门的档案管理做出更多的贡献。档案管理的数量比较多是档案管理中的一大难点，正是由于数量比较大，所以说才给档案管理部门带来了更多的困扰，也给档案管理人员带来了更多的麻烦。尤其是对一些政府机关而言，每天要处理很多各种各样的档案，无论是人事还是一些工作上的档案，其数量都是比较大的。而且基本上不允许出现差错，如果出现差错会给相关工作带来一定的问题，导致政府部门的相关工作受到一定的影响。可以说档案数量多一直都是档案管理中的难点之一，对于企业而言更是如此，尤其是企业的人事管理部门，企业上上下下这么多员工都需要档案管理部门进行妥善的保管其个人信息，妥善的储存下来，才能够保证每位公司员工的权益，企业更好地进行人事管理对于人事调配等工作都是非常重要的。

1.2 档案种类多

除了档案数量多，档案的种类多也是档案管理中的另一大难点，由于档案的妥善保管需要分类处理，很多档案如果聚集在一起很容易给工作人员的工作带来一定的问题，如果不加以分类也必然会对公司或者是政府部门的档案管理造成一定的影响。我们日常生活中整理东西的时候，总是喜欢将同一类别的东西放在一起，这样便于自己查找的同时也能够妥善的保存。对于企业或是政府部门的档案管理更是如此，不同类别的档案要分类存放，这样才能充分发挥分类处理的优势。但是，由于很多部门的档案种类比较多，处理的时候分类是主要问题，各种各样的档案放在一起，不仅会加重工作人员的工作量还不利于档案的有效管理。

2 系统建设目标

2.1 总体目标

建设一个能够覆盖整个企业，包括企业总部、分公司、项目部三级机构均可使用的、灵活的、易扩展的档案管理平台。达到系统内协同管理的体系平台，满足各个机构的档案管理规范、数据类型统一、信息显示完整的目标。达到档案资源的储存安全性高，利用率高，档案管理实现数据化、档案收集实现自动化、档案访问实现安全化、档案利用实现简便化，使之成为企业发展的重要信息管理平台。

2.2 具体目标

1）实现整个企业范围的档案系统“一体化”。形成上下互联互通、覆盖全部档案资源一体化的档案管理平台，推动档案工作规范化和科学化，实现档案资源充分整合和共享。

2）实现与OA、工程管理系统、统一身份认证等系统的“全集成”。实现与其它业务系统的无缝衔接，保证各种信息系统形成的电子文档能够实时归档、实时接收，真正实现文档一体化和文件全生命周期管理。

3）实现档案工作、业务过程及数据的全管控。通过档案管理系统，实现档案收集、移交、归档、借阅、查询、利用等业务的全程信息化管理;通过上下一体化的档案系统，实现上下级档案业务指导和监督;通过统一的平台，及时发布档案工作相关制度，方便档案人员及时了解和掌握;通过数据目录，可对全部档案数据进行维护，确保档案数据的安全。

3 体系架构

3.1 技术架构

1）展现层。使用Struts框架的展现层。显示的图形界面有HTML、JSP、Ajax、JQuery。其优势有三点：①代码可重复利用，并且在不改变系统核心功能的情况下展现多种图形页面。②开发的协同性，前台开发人员和后台开发人员可以同时独立的进行工作，并且系统界面的变化不会造成核心处理功能的变化。③可靠性，处理功能和显示功能可以分开，在无需重新编译逻辑功能的情况下可以修改系统的展示界面。

2）应用层。实现系统中全部的业务功能。包括档案管理中的档案登记、维护、保存、使用、访问、权限控制等功能。其中流程引擎控制着整个系统的业务流程，使各个相对独立或有先后顺序的功能可以有效的结合起来，功能之间的访问可调用对应的接口。

3）服务层。作为系统的服务总线，可以为系统提供面向服务的开发工具集。原理是将基本功能包含到开发工具集里面，并提供统一的数据访问接口供应用层使用。

4）逻辑层。它处于数据层与应用层中间，是二者之间的纽带，起到了数据交换中承上启下的作用，是一种弱耦合结构，层与层之间的依赖是向下的。主要负责制定系统中的业务规则和实现业务流程。

3.2 接口设计

档案系统需要实现与业务系统、基础平台的“全集成”，即实现与其它业务系统的无缝衔接，保证各种信息系统形成的电子文件实时归档、实时接收，其中需要和业务系统、门户系统等集成的方式调用外部接口或者提供对外接口。

1）接口设计的特点。应采用松耦合的方式，使系统内部的接口变得更加易于调整。并使用数据交换平台统一对外发布接口，避免了单一系统内部逻辑变化引发的异常，可以很方便的更新应用接口。应可以扩展数据交换平台发布的程序接口，以方便系统进行业务扩展。

2）與OA系统的接口。OA系统中需要归档文件首先进入档案系统整编库，管理员做好档案整理后，对档案归档，入库并上架;档案系统归档后，文件的正文附件做内容抽取，供系统用户检索;档案系统归档后，回调OA的归档状态接口，通知OA系统归档已经完成。

3）与门户系统及身份认证系统的接口。与门户系统的单点登录接口和与统一身份认证系统的接口，其基础都是档案系统通过LDAP服务与企业的用户管理系统目录保持同步更新，实现用户的统一管理。在统一的用户管理基础上，统一身份认证，是指用户登录各个应用系统时，都只需要一套身份识别代码和相应密钥，通过统一与LDAP服务进行验证以保证系统的访问安全。

4 结束语

随着当今社会经济发展的不断前进，信息技术的应用已经发展到了各行各业，这就为企业档案管理工作带来有利契机。档案管理系统，既可以解放人力，减轻档案管理者的工作负担，又可以提升企业资源的调取和共享效率，有效服务于企业的经营和发展。企业在档案管理系统的建设中，要积极引入信息化工具，创新管理手段，让信息化工具服务于企业的发展战略。

参考文献

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