基于大数据背景下档案管理模式创新与应用初探

周波

摘 要：文章先分析了大数据的冲击和挑战，随后介绍了档案管理创新方向，最后介绍了大数据环境下档案管理的创新应用，包括全面开放、形成动态连续体系、以客户需求为中心，希望能给相关人士提供有效参考。

关键词：大数据背景;档案管理;模式创新

大数据时代影响下，档案管理模式也发生极大的改变，传统档案管理模式已经无法满足现代化档案管理需求，针对该种问题，需要积极创新档案管理形式，融合先进的大数据技术，提高档案管理效率，使档案价值能够得到充分利用，为此应该联系档案管理现实需求，制定相应的管理措施，提升档案管理质量。

1 大数据的冲击和挑战

大数据的冲击主要可以从下面两种内容中体现出来，第一是从本质层面分析，大数据技术所带来的是知识经济的迅速崛起，而档案信息也被给予一种全新内涵。第二是从大数据特征与表现形式层面分析，大数据拥有明显的移动性和多样化特征，即时性和还海量性突出，使档案朝着多元化方向发展，管理难度增加，管理动态化更强，大数据重点关注应用性这一基础特征，也使档案传统管理模式受到极大的挑战。为此面对新时期的挑战和冲击，应该从理论层面重新解构现有档案管理方式，充分融合大数据技术优势，抛弃传统管理思路、方法和理念[1]。

2 档案管理的创新方向

档案管理创新的方向和基点主要包括以下几点：第一，档案管理的焦点依然是資源。对于档案管理而言，资源是生命同时也是基础，是档案部门安身立命之本，如果缺少足够的档案资源，便会影响档案意义和档案价值，为此无论时代怎样转换，管理方式怎样改变，档案管理依然需要把重点放到资源建设当中，这也是始终不变的要求，当下档案管理初步实现了数字资源和纸质资源并行现状，而数字资源也呈现出一种持续扩大的趋势，数据时代中，相关数据资源代具有极高的价值，无论通过哪种渠道或路径实现数据技术，都离不开基础数据资源，一旦失去海量资源，即便引入大数据也没有任何意义。

第二，基础目标是利用，档案资源通过实际应用才能进一步突出其本质价值，档案信息依旧，随着时代的差异变化，对于资源的价值发挥和利用所产生的限制和约束也各不相同，大数据自身较高的关注度结合先进的网络信息技术，在大数据时代中，档案信息应用空间相继扩大。第三，技术是关键，档案资源属于大数据中的重要组成部分，拥有较高的应用价值，而怎样对档案信息进行深入挖掘和分析成为未来研究的重点。为此需要先对信息进行合理转化，将档案从信息形式转化为数据形式，从而才可以通过各种大数据软件进行准确识别和分析，合理利用，从该角度分析，大数据时代中，发挥档案价值最为重要的便是数据处理。大数据处理还涉及到传感网、云计算以及物联网等内容，和个性化搜索、数据分析以及数据挖掘等人工智能技术之间拥有密切联系。从档案信息处理角度分析，除了文本挖掘方面的语义分析、语义关联之外，同时还需要智能代理以及协同过滤技术。

3 大数据环境下档案管理的创新应用

3.1 全面开放

因为档案自身特殊性以及社会行业的持续发展，导致档案管理存在明显的内向性特征，而业内人员通常针对档案管理这一职业也是通过冷门以及默默无闻等词汇来形容，而大数据时代下，档案管理这种封闭式的模式也将产生巨大改变。信息爆炸时代中，信息代表着资源，拥有大量的信息才能发挥出更大的社会效益和经济效益。社会公众对于信息共享以及信息公开、透明化的愿望也更加强烈。我国政府在全球范围内也开展了各种信息公开活动，提高了信息资源应用和可获得性。而档案信息拥有巨大的开发价值，是一种取之不尽的宝矿。针对这种新形势，档案管理需要积极面对挑战和变化，通过开放的行动和观念，激发出档案价值。想要实现全面开放的目标，除了要开档案管理终端，利用上大下苦工，同时还需要在档案管理整个流程以及管理观念等方面入手进行积极创新突破。彻底改变档案管理内向性格，提高档案管理的公共性，从档案管理的内容入手，创建资源开放体系，结合先进的信息技术，形成信息开放平台，促进档案管理服务方式的全面优化改良，形成一种富有魅力的、方便、亲切的开放档案管理模式。

3.2 形成动态连续体系

传统档案管理可以看作是一种静态模式，其中存在突出的衔接不畅、分化和隔离问题，将相关信息资源分化成各种信息孤岛，无法对信息资源进行充分整合，实现信息共享。不能对档案资源进行经济、规模化应用管理。而在大数据时代中，需要对传统档案管理进行重新优化改革，为了方便提取信息，对信息进行深入分析，应该在档案管理、应用整个流程中形成连续动态体系，其中需要注意三点内容：第一，将档案资源进行数字化转化，并充分整合;第二，合理利用先进的大数据和信息技术;第三，在大数据时代中，需要充分结合档案管理现实流程进行管理。

大数据特征要求档案管理过程中需要实施大范围的共享合作，为此应该形成区域档案资源平台，进行统一管理，从而确保通过该平台能够共享所有的档案资源，实现友好协作，对数据进行规模化应用管理。档案资源处理过程，可以结合大数据特征，实施全面优化改造，具体可以分成采集储存、预处理、分析、组织、应用反馈等五种内容。想要促进体系的稳定运转，还应形成统一规范标准与管理制度，具体包含资源采集路径、范围、组成结构和种类、应用方式等方面的标准要求，同时还需要针对不同处理流程、软件标准和应用技术等形成明确细则和工作要求。在标准规范条件下，促进处理流程、技术、资源全面融合，形成全新的档案管理模式。

3.3 以客户需求为中心

传统档案管理下，存在较为突出的轻管理、重资源问题，在原有管理模式下，各种信息价值逐渐被冷藏起来，随着档案资源应用次数的减少，档案价值也相继降低。档案价值主要是通过应用这一环节体现出来的，为此需要充分结合大数据优势，创新档案管理，提高档案应用效率。大数据引入，能够把传统的数据储存和采集转化为数据深度挖掘分析，是帮助用户寻找各种有用的信息，随后结合用户的兴趣喜好为其推荐相关信息，想要进一步实现个性化和针对性服务需求，不仅要全面关注用户的信息资源需求，还需要全面采集用户应用档案时所产生的数据信息，通过分析用户应用档案的足迹、搜索模式、储存行为、浏览历史以及足迹等信息数据，进一步掌握用户信息需求、行为意愿，随后结合相关数据准确预测用户未来的信息利用趋势，形成满足客户需求服务模式，主动为其所需信息[2]。

4 结语

综上所述，在大数据时代中，档案管理工作本身便存在着一定的特殊性，为此需要相关员工能够认真对待自己的本职工作，为了能够应对未来不断变化的档案管理形式，积极提升自身的专业素养，加强各个环节之间的联系，形成特色的档案管理模式，提升整体档案管理水平，提高档案应用效率。

参考文献

[1]曾小辉.大数据时代背景下高校档案管理模式的创新[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2019（07）：19-20.

[2]陈莉.大数据背景下高校基建档案管理模式的创新分析[J].科技经济导刊，2019，27（09）：179.