大数据时代档案管理工作的机遇与挑战探究

梁凯

摘 要：随着信息时代的快速变化，我们已经身处于大数据时代背景下，而迅速发展信息技术，更是被广泛的应用在各行业中。与此同时，随着大数据时代的不断发展，对档案管理工作产生一定的影响。现如今的档案工作已经逐渐趋向于信息化发展，就需要众多档案工作人员充分了解大数据对档案工作带来的机遇以及挑战，需要众多工作人员共同面对这一现状。本文将主要针对大数据时代档案管理工作的机遇、挑战展开深入的研究，并提供部分建议以供参考。

关键词：大数据时代;档案管理;机遇挑战

随着互联网时代的迅速发展，我国档案工作已经实现了数据化作业，通过数字形式对档案资料进行存储，便于更多用户进行检索以及查阅。然而，随着数字化档案存储数量不断的增多，处于大数据时代背景下的档案工作需要应用全新的工作方案进行档案管理。大数据通常是指数量快速增长并具有可用性的数据，但是由于其具有的特殊性并不能应用传统的工具对其展开管理、分析工作。需要相关人员不断对其展开研究，找出符合现阶段的解决办法。

1 大数据时代档案管理工作面临的挑战

1.1 隐私与安全

隐私以及安全并不只是理论上的含义，其设计范围比较广需要大数据时代严格规定档案开放的标准。大数据时代下档案资料不但利于人们获取有关的档案资源，受到大数据档案管理所具有的独特性质，档案资料也能够被其他人员轻易获取。从国家角度来看，部分国家机密档案的流失不仅会造成严重的财产损害，甚至会对国家的安全产生一定的威胁。而从个人角度来看，部分属于个人隐私的信息轻易被他人所获取，也会对个人以及家庭产生不可估量的傷害[1]。

1.2 存储与处理

对于成倍增长的档案资料数量，现阶段档案管理机构还无法高效的掌控整个档案数据库。就算应用相关云盘储存设备也很难解决这一情况。大数据资源库需要针对数据进行分析，从而提取出关键内容，而将TB级别以上的数据上传到云盘中需要消耗大量的时间，与此同时，数据在上传过程中也在不断变化无法保证数据的实时性，导致档案资料库存在一定的问题。大数据对数据进行分析处理时，需要将相关数据上传到处理地点，此时若是传输的数据过大则会造成阻塞从而影响传输速度。这时的解决方法则是放弃将数据从存储地点传输到处理地点再进行处理，选择应用直接在存储地点就将数据处理完毕的方法。此种方法虽然将处理结果传输出去，但是并不能保证数据的完整性以及数据的来源。因此，为了保证大家能够顺利找到相关的档案资料，需要大家在数据建立初始阶段就将其进行有效的处理，便于后续工作的顺利开展[2]。

1.3 技术挑战

1）容错性：大数据的计算方法比较复杂、困难，其涉及到较多的计算方法，所以根本无法保证能够设计出百分百争取的软件以及相关设备，大家只能努力降低错误发生的几率。但是随着错误几率的降低，系统所要花费的成本也在逐渐增高。现阶段，我国对档案系统管理长应用增加容错率的办法，将整个计算机的任务分配开来，利用多个节点展开计算，即使出现错误也只有部分的节点重新计算，大幅度减少了不必要时间的浪费。

2）可扩展性：以往的档案系统中通常是应用比较昂贵的软件进行计算，一旦大范围对数据进行处理分析将其称之为多处理系统。现阶段我国应用在大数据分析的档案管理系统是利用硬件以及全新的软件展开分析计算。大数据时代背景下档案系统需要采用云计算进行处理，这时由于云计算能够将多种工作相结合，从而进行一系列的处理措施[3]。

1.4 大数据时代人才挑战

对于档案管理工作来说，大数据时代背景下的云计算以及互联网等均是其所面临的挑战以及机遇。大数据更是档单管理工作人员必须面对的一个难关，只有档案管理人员成功战胜它，才能更好的体现出档案管理工作的价值意义。大数据时代背景的档案管理工作不仅需要应用全新的技术进行工作，更需要吸收全新的技术人才，扩充档案管理工作团队便于大家更好的开展方案管理工作。

2 大数据时代档案管理工作出现的机遇

2.1 大数据的理念为众多档案资源管理带来了全新的机遇

在大数据时代背景下，以往利用纸质记录档案资源的方法已经转变为利用数据库记录管理信息。并且，档案资源管理工作中，更是将纸质版的页数记录单位转变为千兆字节作为相关统计单位。因此，档案工作人员并不能只局限在电子档案的收、用以及管理，需要重视电子档案的生成并保证电子档案的安全性以及可读性。随着档案资源的快速增多，需要将档案管理体系构建在互联网模式中，使其能够基本实现对资源进行整合以及存储信息的作用[4]。

2.2 大数据的应用为档案数据挖掘产生了重要的机遇

以往的档案管理工作主要以文档管理作为重点内容，这一模式下的档案管理基本处于被动转态，时间较长的档案没有相关人员对其进行分析研究，更没有技术工具对其进行深入的挖掘。但是，随着大数据时代的发展，档案管理工作除了具有大批量的文档资料之外，更具有众多结构化数据内容，利用数据的效果显然要比文档效果高的多。档案管理人员在收集了大批量的数据后，可以主动对利用者的需求进行分析，并建立相关数据模型便于对众多的数据进行分类、归纳以及针对性分析，能够找到各数据之间存在的关系，从而提高档案的价值将死档案转变为活档案。

2.3 大数据技术为档案管理体系的扩展带来了机遇

档案数据不断增多的情况，则要求档案管理工作能够对其进行动态的扩展。但是，我国传统的档案管理系统无法进行动态的扩展，导致常常出现小牛拉大车的情况，面对档案管理工作逐渐出现吃力的情况。随着大数据时代的发展，繁衍出的众多产物均能帮助档案管理系统进行动态的扩展[5]。

3 结束语

总而言之，现阶段我们处于一个大数据的时代中，被众多类型的数据所包围。就拿简单的信息获取来讲，大数据使我们收取信息变得更加便捷，只需要通过网络就能获取一定的资源信息。大数据作为一种全新的技术以及概念，正在逐渐改转变着人们的思维以及生活方式。档案管理工作是我国信息资源组成部分之一，其在信息资源中占据着重要的地位。因此，大家更不能忽视大数据时代背景的档案管理工作，需要积极面对出现的挑战以及机遇，便于档案管理工作的顺利转型。

参考文献

[1]彭富玲.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].中国战略新兴产业，2018，No.156（24）：215-215.

[2]吴丽丽.大数据时代档案管理工作的变革与创新[J].环渤海经济瞭望，2018（1）：172-172.

[3]王芳.基于大数据时代背景下的档案管理分析[J].科技视界，2018，No.230（8）：255-256.

[4]刘汉青，卢晓东.大数据时代企业档案工作机遇与挑战[J].兰台世界，2018（s1）：87-88.

[5]王燕.大数据时代九寨沟景区档案管理工作的机遇与挑战[J].办公室业务，2018，No.291（10）：136.