信息化时代的档案管理工作的创新研究

张默颖

摘 要：随着社会和科技的发展，人们工作生活中对计算机的依赖性不断的增强，人们在遇到问题的时候，往往会通过网络技术来查找自己所需要的信息。在进行档案管理的时候，若是还是选择以往的档案管理方式，人们很难及时的获取自己所需要的信息，档案管理的水平也无法真正的提高。笔者主要探究了信息时代档案管理存在的问题，并找到了一些档案管理创新的手段，希望能够切实提高档案管理的水平，满足人们对于信息的实际需求。

关键词：档案管理;信息化;工作创新

1 信息时代档案管理存在的主要问题

现代化的发展为人民生活带来了便利，也为档案管理工作提供了新的方式，办公自动化、无纸化便是其中之一。这种变化为档案的收集、整理与传递提供了很大的便利，但目前仍存在以下几个主要问题，这些问题的出现极大阻碍了信息化时代档案管理工作的发展。

1.1 档案管理存在档案泄漏的风险

现在我国绝大多数的企业机构进行档案管理的时候，存在的缺陷都比较多，比如在信息数据传递的时候，存在的信息泄漏风险比较严重。虽然，现在很多企业机构都将信息技术运用进来，希望能够切实提高档案信息的安全性。但是由于互联网本身比较的复杂，信息的安全也没有保证。所以，很多企业都把信息化建设的重点放在档案数字化管理建设和网络共享平台中。在建设的时候，数字化档案管理以及存储的方式会导致信息存在泄漏的风险，很多企业以及机构都出现过重要数据丢失的情况。档案的访问权限设置不够有效，在进行档案信息访问的时候，程序比较简单，并且拦截功能也不够完善，这也给档案管理工作更好的进行造成了较大的影响。此外，档案管理工作人员本身的风险应对能力比较差，并且危机意识较差，所以，企业和相关的机构在进行档案管理建设的时候，必须做好风险防控方面的管理。

1.2 档案管理人员本身的素质低下

就现在而言，我国很多企业以及机构档案管理人员本身的素质无法满足档案管理的需要，甚至很多管理人员并没有认识到信息化管理的重要性。这也导致了很多企业以及机构在进行档案管理的时候不够重视，不但会给档案管理工作质量造成影响，还会直接影响档案管理将来的发展。同时，企业和相关的机构对档案管理不够重视，导致员工工作的时候重视程度不够，很容易出现问题。此外，企业以及相关的机构并没有做好管理人员的培训工作，直接导致了档案管理人员本身的水平比较低下，很多员工并不能够通过先进设备来开展档案管理工作，这也直接导致了档案管理工作的效率比较低。员工本身的素质和能力会直接导致档案管理工作的质量，这也导致了很多企业和机构进行档案管理的时候，不够规范。

1.3 工作效率比较低下

虽然现在有些企业已经认识到了信息化手段在档案管理中应用的重要性，但是还有很多机构和企业并没有认识到这一点，没有完善档案管理的相关流程，导致了其开展比较困难。首先，企业和相关机构并没有对电子档案管理队伍进行完善，这也导致了信息化管理的效果很难真正的提高。其次，很多企业和机构并没有进行档案管理队伍和体系的完善，信息化管理技术水平低下，无法满足当前企业档案管理的实际需要。最后，企业和相关的机构在进行档案信息化建设的时候，专业水平比较低下，档案管理工作缺乏软硬件方面的支持，很多管理人员不能够全面的认识其价值，档案管理信息化很难正常的进行。

1.4 对档案管理的认知程度不够

企业和相关机构进行档案管理的时候，很多管理人员和领导并没有认识到做好档案管理的重要性，认为进行档案管理是档案管理部门的任务。长期如此，档案管理工作人员的工作积极性也很难提高。并且，档案管理人员本身的收入比较少，这也导致了其工作比较消极，很难全身心的投入到档案管理中去。这也导致了档案管理水平很难真正的提高。

2 信息化时代做好档案管理工作创新的策略分析

2.1 及时更新档案管理的相关观念

信息化时代想要做好档案管理，需要将现代管理体系合理的运用进来，切实提高档案管理的信息化水平。为了满足信息化时代档案管理的需要，企业和管理人员必须转变管理理念，认识到档案管理信息化的重要性，推动档案管理更好的进行。

2.2 对档案管理模式进行优化

随着信息技术的发展，社会发展的步伐加快，档案管理的模式也发生了很大的变化。对于档案管理信息化而言，进行信息化档案资源建设是最重要的。相关的企业和机构必须将信息化手段运用进来对档案管理工作进行完善，这样不但能够切实提高档案管理工作的实际效率，还能够保证数据信息的完整性，其准确性也超过了以往档案管理模式，能够满足现代化社会发展对档案的需要。

2.3 根据需要对档案管理制度进行完善

现在档案管理部门进行档案管理的时候，若是档案管理制度完善，不但能够将企业原则性体现出来，还能够让员工在一种比较积极的状态中更好的完成相关的工作，将档案管理本身的规范性和自律性很好的体现出来。但是就目前而言，很多企业和机构的档案管理制度还不够完善。所以，需要做好档案管理部门工作制度的完善，从而给档案管理部门工作效率的提高奠定基礎。随着信息化的发展，档案数量不断的增加，管理人员本身的压力也不断的增加，各个机构为了做好档案管理，必须完善档案管理的制度，从而解决档案管理中存在的问题。

2.4 重视档案管理工作人员素质的提高

想要做好档案管理，人才是非常重要的。所以，企业和相关的机构必须重视档案管理部门工作人员本身的素质提高，让其真正的认识到做好档案管理对于企业的意义，提高档案管理人员本身的保密意识。此外，企业和机构还必须认识到管理人员专业水平提高以及信息技术水平提高的重要性，定期的进行培训和管理，确保管理人员本身的水平能够满足档案管理的实际需要。

2.5 增加档案管理资金方面的投入

无论是企业还是相关的机构，想要提高档案管理信息化的水平，资金都是非常重要的。首先，必须增加档案管理部门资金方面的投入，从而给档案管理部门的基础设施完善奠定物质的基础，档案管理部门想要做好档案管理，计算机与复印机等设备是非常重要的，所以，必须保证资金投入足够。

2.6 升级档案管理软件

各省市之间档案不互通的很大一部分原因是他们所使用软件之间的不兼容，因此必须开发出一个全国通用的档案管理软件，为档案信息的全国互通提供基础。同时对于档案管理软件本身也有要求，要做出一个集信息收集、信息处理、信息搜索与应用于一体的多功能软件。尤其是在互联网与智能手机普及的现在，要让档案管理软件与人民群众的需求相结合，比如让人民群众在家就能做到信息的上传与验证，软件后台则能将人们上传的信息进行分析处理以及储存与归类，方便后续的搜索与应用，让政府、企业与个人在信息的使用上没有障碍。

3 结语

随着社会科技的发展，信息技术在我们生活工作中的作用不断的增加，企业和相关的机构，在进行档案管理的时候，若是还是选择以往的档案管理方式，人们很难及时的获取自己所需要的信息，档案管理的水平也无法真正的提高。笔者主要分析了当前档案管理存在的主要问题，并找到了信息化时代档案管理工作创新的手段，希望能够真正的提高档案管理的水平。

参考文献

[1]王珺.信息化时代的档案管理工作的创新研究[J].湖北开放职业学院学报，2019，32（10）：69-70.

[2]成莉.研究信息化时代下档案管理的创新及发展[J].中外企业家，2019（15）：129.