食品产品质量检验报告档案管理与利用

陈弘毅

【摘要】对各级食品进行质量的鉴定检测、检验和仲裁是市食品检测中心承担的主要检测内容。承担相关食品检测机构、上级监管部门及市政府交办的任务工作，结合检验出具有法律效力的质量检验报告书，为食品监管起到技术支撑作用。

【关键词】食品;检验中心;档案管理

食品产品质检的结果情况，通过食品质检报告的信息档案可以明确体现出来，成为食品监督部门监督执法的有效参考依据，因此加强食品产品质量检验报告档案管理是非常重要的。食品质检报告的管理保存是否规范科学，是质检部门整體水平能力的重要体现。随着现代经济水平的发展，人们有了对食品产品更高的重视和要求，因此加强产品质检报告的管理工作也显得尤为重要。在管理产品质检报告档案时，相关工作者要积极应用创新理念，使食品质检报告的档案管理能力符合时代要求。

一、检验报告归档具体的内容

一是记录检测项目中对送检、确认、交接样品的过程。二是检测项目和原始实验检测资料记录。三是对外由检测部门出示的报告单和报告的存档。包括从采集样品到报告给出的全过程。因此检验报告的归档内容涵盖样品提交到检验报告核发的全流程信息资料记录，电子及纸质文件都包括。

二、检验报告归档意义和重要性

（一）民众的健康离不开食品检验档案管理的工作。食品安全直接影响着人民群众的生命安全，药以安为生，民以食为天，充分体现了食品对人们健康生活的重要性。用药用餐必须由食品检验档案的合法管理来进行保障，换言之，食品检测机构身上背负着对于民众安危的重要责任。结合真实案例来看，曾经发生过许多对人民造成严重生命危害的事件，如毒豆角、毒奶粉、假药、毒豆芽、苏丹红、地沟油等，这些都在食药检测时被揭示。通过对违法的不良食药的检测和揭露，能够为人们起到警醒和防范意识，以减少有毒食品药品对人们的伤害。食品检验档案管理为群众食药提供安全的保障。其检测是按国家要求规范为依据执行，具有保障民众生命安全的关键作用。经过抽查，将食品中假冒伪劣产品进行处理与揭露，清扫食品市场环境，使人民生命得到安全的保障。

（二）加强食品产品质量检验报告档案管理的重要性。食品产品质量检验报告档案是食品产品质检的重要反映，也是各个监督部门进行执法监督的重要依据。科学规范的食品产品质量检验报告档案管理能够有效地体现出部门的综合管理水平，同时加强对产品质检报告档案的管理也是现代社会发展的要求，为此在进行产品质检报告档案管理的时候，工作人员应该加强对创新理念的应用，提高报告档案的管理水平。

三、食品检验报告书归档存在的问题不足

（一）不完善的检验报告书管理。食品检测机构是必须具备较强的专业性，如果在档案硬件、软件的配置，人员配置等方面缺乏严谨的管理，势必形成无法有效落实管理检验报告书归档;通常综合科管理文书档案，没有建立管理检验报告书档案。如若没有进行集中管理，一旦出现管理者缺乏档案管理专业经验，则无法很好地管控检验报告书档案;

（二）不健全的归档制度。由于档案管理工作缺乏相关专业知识，形成不够统一和规范化的归档制度，随意性的归档原则，使档案资料价值削弱;

（三）管理人员欠缺专业性。因为编制及人员的制约因素，很有单位并未设置专业的档案管理岗位。很多重要岗位有可能是兼职，形成档案管理意识薄弱，没有专业知识经验，导致报告书管理归档的质量影响。

（四）信息管理滞后。社会的进步，科技的发展，给食品档案管理带来了新的挑战，新时代的新趋势新要求，也是食品检验档案管理工作必须适应的。新档案内存软件的开发，加强档案管理的信息化，需要将纸制和电子档案都合理保管。另外，还需要将食品检验档案原有的信息档案进行电子扫描，给食品企业及民众查证时提供科学方便的检索。

（五）服务不够到位。人民群众、科研人员、相关企业都可以对食品检验档案进行随时检索查证，特别针对一些年代久远的档案查证，需细致耐心地服务。但目前许多食品检验档案与其他业务档案混为一谈，互相掺杂，不能准确判别清楚，另外不合理的管理制度，给查证检索造成困难，引起社会及民众对此工作的不满意。

四、加强食品检验档案管理的有效途径

（一）检验报告档案的规范化管理。1.按照检验档案的相关规定进行妥善的保管储存。我国食药检测机构准则规定，要妥善留存归档好检测的原始记录和报告，使检验档案有可据可查。另外保证6年以上的对原始记录和报告的保存期限。因此要提供安全的保管场所及环境给档案管理，由专人负责，确保超过保存期限的也可获得追溯的完整性。2.对电子文件的检测报告采取相应措施，防止改动或丢失原始数据。现代电子信息科技的发展，挑战着网络系统的安全，提出了对检测单位电子文件较高的技术要求。电子文件想得到的安全保障，以下工作内容必须做到：（1）完善电子文件管理制度，包括电子文件登录、流转和跟踪方面的管理。（2）管理电子文件时利用口令管理、电子签章、指纹识别等新手段，使身份认定精度增强，严格操作权限管理。（3）按照人员职责、设备管理、信息安全等情况，合理划分操作权限的系统管理，严谨设计软件功能和操作模式。3.客户保密工作要做好。报告档案结果影响着企业经济利益，有可能还会形成严重的社会影响，所以保密工作不容忽视。根据本机构质量管理的制度进行对归档资料的借阅，其他外单位人员不得随意拷贝和查阅复印。

（二）档案管理增强规范意识。现阶段我国很多食品监测工作者员对质检工作未有强烈的重视感，对质检报告存档工作没有正确的认识，所以，规范性的质检报告管理工作，需要从增加质检工作者的管理规范意识做起。首先食品检测档案管理人员必须认识到此项工作的必要性和关系人民生命的重要性，可以在日常的工作考核中将质检报告的管理融入其中，促使其形成对食品质检档案管理工作的严谨与负责态度。

（三）档案管理能力的提升。档案管理人员对其工作有了充分的重视意识后。良好的职业素养也是必须具备的，保证要以认真谨慎的态度去对待每一份食品质检报告书，将其资料信息归档保存好。另外紧跟时代的步伐与变化，对食品相关专业知识加强学习，跟随有经验的工作人士不断学习和积累，熟练掌握档案管理内容，对自身综合能力加强锻炼。对一些学习单位及国家的档案管理文件，积极参与学习。另外，积极进行一些专业档案知识管理的培训。有些非专业工作者从事档案管理工作，因此档案管理知识基础性的培训是其工作的首要步骤。只有经过正规相关教育与培训后，才能对具体的管理工作上能有大纲式的了解，才能对食品质检信息档案有科学规范性的归档能力。

（四）检验报告档案管理的现代化。1.档案管理工作中计算机技术的运用。大量的信息体现在质检档案中，使得档案管理所包括的内容和程序十分复杂繁琐。要想减少质检工作人员的工作强度，减少一些重复性的工作，因此需要结合现代化的电子信息技术系统，进行质检信息文件的起草、录入、检索、汇集和统计打印工作快捷规范的操作与保存。检验档案在电子计算机现性化的系统操作下，大大降低了人工操作的劳动强度，发挥了信息技术的优势和效果，显著提升了食品检测信息管理工作效率。2.遠程互动和局域网平台加强建设，达到共享资源。检测报告信息采用电子信息技术管理，有效代替了纸质内容，同时也能达到有关上级单位和其他机构提出的不同新标准和技术要求，将委托机构或单位的需求与档案信息的查询技巧能够与现代化的电子信息技术快速运算能力与超强的信息存储量进行资源共享。在规范性的实验室质量管理前提下，利用电子信息管理技术，对远程互动和局域网加强平台建设，将食品检测档案信息加快搜索与传播的速度，达到可以资源共享的效果。利用信息管理系统，掌控检验报告的资料及流程详情，使其获得自动化的传递实验室信息，使得质检信息的可控性、溯源性、完整性得到充分及时准确的保证。在电子技术操作下通过查询模块使食品各类信息资源获得共享，通过检索关键字、或是时间范围的检索，对食品样品的状态、数量、工作量、来源、交接、进度、流程等综合管控，还可以实现存储、分析、共享与整体的分类与统计。通过一次信息的登记录入，实现多机构的利用和搜索查证，减少需重复的输入登记，降低了劳动量，使信息成本的管理工作得到了有效的提高，另外管理成本也合理节约了。

（五）做好质检报告产生误差的防范实验工作。1.选择合适的检验方法。根据实验的性质，实验室的条件以及需进行实验检测的样品成分，合理选择进行操作的实验方法。同样的食品在检验其不同的成分时，质量检测方式也存在不尽相同的差异性。要根据国家对食品产品不同的检测执行标准来选取检测形式。检测的方式存在化学分析法和仪器分析法两种，有时检测要求不同，我们可以选取不同的检测方法。另外对同一个检测项目，不同食品样品的检测工作中，对于不同的样品我们也要采取合理的检测方法。例如检测食品中的甜蜜素，一般采用气相色谱法进行检测，但如果检测样品是黄酒时，我们就要按照黄酒的国家标准规定，采用高效液相色谱法。同样是测甜蜜素，但是不同样品的检测方法，在国家标准的规定中也不尽相同。我们在选择检测方法的时候，应该首先严格按照国家标准的规定，然后在国家标准规定的方法中，选择最优最适合该样品的检测方法。方可得出准确高效的检测结果。2.防范实验误差。产生实验的误差，通常分为偶然误差和系统误差两种原因。偶然误差是因为突变的实验室环境，一些客观原因造成实验结果的误差;而系统误差则是因为选用的测量仪器测量方法造成的实验质量结果的误差。检测食品过程中，质检人员要最大化减少因为人为因素引导使检测结果产生误差，因此在日常的食品检测开展中，应防范产生误差的可能性，积极学习有借鉴性的经验，特别对于细微易出错的检测工作引起充分的重视。要保持认真负责的工作态度，保障每一次检验工作的准确性。在一些不可控因素的影响下，如实验室出现了波动的环境，想要获得准确性的检测报告信息，必须采用检测多次的方法，平衡检测结果，降低误差的可能性。另外，随时对检测样品抽查，促使食品检测人员提高其工作质量。

五、食品质检资料档案的用处

（一）是食品鉴别质量与仲裁的有效依据。食品进行质检档案的加强管理，是由于质检档案的管理能力体现检验机构的综合水平，也因为食品质检档案显示出重要的意义和多方面的应用价值。工作人员通过质检报告对食品质量进行仲裁和鉴别。一旦食品存在质量质疑，按照相关质量法规内容，需要对其食品在质检机构展开严格的检验，结合检测结果对其质量给予成分质量方面的仲裁和鉴别。

（二）是质量监督机构执法的依据。质量监督机构以食品质量检验档案为依据，作为执法依据之一，抽查食品质量，是我国质量法对食品监督机构的规定，尤其是一些存在质量争议的产品，必须开展抽查工作，在第三方检测机构将质检单位送至的抽查的样品展开全面的检验，结合质检结果信息进行质量方面的仲裁，遵循我国法律，严格处罚质检不合格的单位。

（三）是食品监督部门评估食品风险的依据。食品安全监督机构通过对食品检验报告的资料评估食品是否存在风险的依据，评估某食品是否存在风险时，利用不同检验单位的质量信息综合评定和反馈该产品安全情况。

（四）是食品质量好坏的证明依据。食品自身质量优劣，取决于食品的质检报告，它是主要证明手段。通常判断食品质量的好坏，是通过第三方检验机构判断，经由他们遵循相关法规的标准测试产品，以检验报告的方式呈现检验结果，用来作为该产品质量好坏的凭证依据。

六、结束语

开展对各类食品的严格检验工作，是食品质量检验检测机构主要的工作内容，通过记录工作过程中的各类信息资料，整理归档成为食品文字资料的检验报告书，在食品监督管理中，食品的质量检验报告书档案，发挥着十分重要的作用，食品质量检验机构，严格做好对于各类食品质量检验报告书的归档整理保存，利于以后各类重要事务开展的搜索查询，是其日常管理工作的基础，现阶段我国食品质量检测机构想要更好更完善地做好这项关乎民生安全问题的重要工作，还需要相关档案管理工作者不断在实践工作中努力探索与优化，以进一步保障人们的食品安全。

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