信息时代企业档案管理研究

王秀娟

【摘要】本文围绕建材行业企业档案管理问题进行阐述，同时结合信息化的发展。文章分为档案管理信息化的作用和建材企业档案信息化管理措施两部分。

【关键词】信息时代;档案管理;提高效率

宁夏建材集团股份有限公司是国家重点扶持的60户水泥企业之一， 西部地区具有较强竞争力的建材工业企业。主要经营水泥制造、销售，水泥制品、水泥熟料的制造与销售，混凝土骨料的制造与销售等。现拥有10家水泥生产企业、6家商混企业，分布在宁夏、甘肃、内蒙古等省区。公司规模较大，业务繁忙，仅档案管理工作就要耗费大量的人力物力，将信息化技术应用到档案管理中能够有效提高工作效率。近年来，我国建材行业有很大的发展，随着建材行业的发展，建材规模也日渐扩大，这就给建材行业的档案信息管理带来了一定的难度，为了更好地适应建材行业的新发展，就要在建材行业的档案信息管理中应用新技术、新手段来提高管理效率，从而更好地促进建材行业的发展与壮大。

一、档案管理信息化的作用

（一）提高档案管理工作效率。传统的档案管理主要通过人工进行记录，需要耗费大量的人力与时间，但不能保证档案管理的准确性。档案管理中应用了信息化技术之后，很多工作都可以通过计算机统计完成，一方面可以减少信息统计与分析的任务量。另一方面也能够更好地保证信息的准确性与清晰性，从而有效提高档案管理的效率。另外，通过应用信息化技术，档案信息还能够及时实现共享，只需要录入一次信息，就可以在需要的时候重复使用，这对于提高档案管理的效率是十分有利的。在信息化技术的帮助下，很多工作都能够通过计算机自动完成，不需要工作人员一一进行统计，这在很大程度上减少了工作人员的工作量，因此能够更好地保证工作的准确性。

（二）优化档案管理业务流程，提高管理水平。在信息化技术的影响下，从事档案管理的工作人员工作观念会有所转变，同时工作人员的业务能力与素养也会有明显的提高，很多之前工作人员难以解决的问题都可以借助计算机来解决，这在很大程度上为工作人员减少了麻烦。另外，工作人员通过对信息技术的熟悉掌握，很多工作任务都可以借助计算机来完成，保证工作的规范性与科学性，以及采集信息的准确性，从而有效地保证档案管理的可靠性，为企业的其他工作提供很大的便利，提高企业内部的整体管理水平，为企业带来更大的效益，促进企业的发展。

二、建材企业档案信息化管理措施

（一）增强档案业务人员的信息化意识与能力。要想在建材企业档案管理中更好地应用信息化技术，首先要做的就是转变档案业务人员的观念，帮助相关工作人员树立信息化的意识，只有这样，档案业务人员才会在工作中有意识地应用信息技术。因此，相关企业就要采取一定的措施，让从事档案管理的业务人员认识到信息化在档案管理工作中的重要性，进而提高档案业务人员的工作积极性，保证相关工作的顺利完成。另外，建材企业档案管理部门也可以制定具体的奖惩机制，对于在工作中有良好表现的工作人员进行有效的奖励，从而激发档案业务人员的工作积极性，促进信息化技术在档案管理中的有效利用，为企业带来更大的便利。

（二）明确档案学的价值观念，扩展建材资料管理模式的建设。建材资料对于建材行业的发展有着十分重要的作用，这种重要性主要体现在两方面：一方面是建材资料记录的群体信息，以及其中每个不同的组成部分的价值认同;另一方面，建材资料对于建材行业的发展与规划有着十分重要的指导作用与参考价值，能够保证建材行业决策的准确性与可靠性。因此，必須要对建材资料的重要性有清晰的认识，从而重视建材资料的管理，认真做好建材资料的管理工作。另外，要不断扩展建材资料的建设思路，跟随时代发展的潮流，将信息化技术应用到建材资料的管理中，有效提高建材档案管理的效率，更好地为建材行业的发展提供动力。

（三）优化建材资料的管理模式，培养档案管理人员的业务能力。随着建材行业的发展，建材企业档案信息管理工作也发生了很的变化，特别是近年来在信息化技术的影响下，建材企业档案管理工作与传统的工作形式有很大的不同，如果死守传统观念不仅不会促进建材行业的发展，甚至还会对其发展产生阻碍作用。因此，为了更好地发挥信息化技术的作用，首先，就要有意识地提高从事建材企业档案管理工作的业务人员的信息化业务水平，保证档案管理的业务人员对信息化技术有良好的掌握，从而在档案管理工作中对信息化技术应用自如，充分发挥信息化技术的优势，为建材企业档案信息管理工作带来更大的便利，促进企业的发展。

三、结语

总之，为了更好地适应建材事业的发展，我们要有意识地寻求建材企业档案管理工作的转变，信息化技术的应用能够有效提高建材行业档案管理工作的效率，确保建材行业档案管理工作更好地服务于建材事业的发展，为我们带来更大的经济效益，所以我们应该充分重视信息化技术在建材企业档案管理工作中的应用，希望以上提到的几点建议对于建材企业档案管理工作有所帮助，最后相信在众多建材企业的不断努力之下，建材行业会有更好的发展。

【参考文献】

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[3]陈秀娟.关于企业档案信息化建设的问题和对策分析[J].城建档案，2017（3）.