浅析高校后勤档案管理的重要性与存在的问题及应对策略

陈亮

摘 要：高校后勤档案管理涉及的内容非常多，管理人員的工作量也比较大。高校后勤档案管理是学校后勤管理工作的重要内容，同时还为高校发展决策的制定提供了依据。高校后勤档案管理工作可以反映出学校后勤管理的真实水平。本文主要是针对高校后勤档案管理的重要性的分析，讨论了管理过程中遇到的实际问题并提出意见和建议。

关键词：高校后勤档案;管理;重要性;问题;应对策略

高校后勤档案材料真实、准确、客观的记录了学校的后勤管理工作的历史，包含了后续管理的各种文件、数据、照片等资料。在日常管理过程中，后勤部门负责文件的起草、接受和处理，对于学校其他工作的顺利开展有着支撑作用。

1 高校后勤档案收集工作的重要性分析

1）高校后勤档案的收集是后勤工作的基础。高校后勤档案管理工作不仅可以反映出学校教学、科研的发展情况，还会影响到教学质量。高校后勤档案管理工作可以体现教学理念，同时对于教学、科研工作提供了物质支撑。高校后勤管理会涉及到办学的每一个细节，会在学校文化生活的每一个环节中留下痕迹。有的高校办学历史悠久，后勤档案管理还具有历史价值。凸显出丰富的文化内涵，为学校的发展和建设提供了支撑和依据。

2）高校后勤档案的收集可以衡量后勤管理质量。高校后勤档案管理可以为学校决策制定提供的重要证据，可以发挥出巨大经济效益和社会效益。高校后勤档案管理工作和设施、制度有着直接的联系，后勤工作并不是临时起意。校园建筑的设计、基础设施的维修都要依据后勤档案，高校后勤档案直接反应了后勤管理工作的水平。要重视后勤档案的收集工作，确保后勤档案管理材料的完整性和真实性，为广大师生创设良好的生活环境，为后勤发展提供可靠依据。

3）高校后勤档案的收集促进了档案统一管理进程。要想更好的了解高校后勤工作，先要清楚后勤工作的管理变化。后勤管理人员工作记忆是十分有限的，个体在时空层面存在明显的有限性和片面性。针对以上特点，高校后勤档案管理工作就显得十分的重要。只有确保高校后勤档案的完整收集，才能进行后续的统一管理。保证后勤档案管理的丰富性和完整性，将其作为高校档案管理的基础性要求。

2 高校后勤的档案收集遇到的问题

因为后勤档案管理人员认识的局限性，导致部分档案材料的遗漏。高校后勤档案管理涉及的内容非常多，对于人员的专业性要求比较高。不仅有许多的常规性工作，还有着很多的临时性工作。后勤档案管理人员流动性比较大，兼职人员没有经过专业的技术培训，从而导致管理效率低下。很多高校的后勤档案管理制度不完善，归档工作无章可循。有的学校的制度落实存在问题，导致了管理混乱、资料不完整的情况。资料丢失情况时有发生，后勤档案管理规范化建设进程缓慢。人员对于自身工作职责认识不清楚，对于档案材料收集范围不明确。部分工作人员专业素养较低，档案管理意识非常的薄弱。为了减少工作量使得材料大量的堆积，导致材料归档不及时。档案管理人员只能完成简单的收集、分类工作，严重的影响了后勤档案管理的可持续发展。

3 提升高校后勤档案管理效率的措施

1）强化后勤档案管理调查，制定高效的管理方案。随着高校后勤改革工作的推广和深入，后勤社会管理工作的社会化不断提升。积极推动信息化体系和后勤管理的融合，促进管理内容和管理方式的优化和创新。高校的后勤档案管理材料的来源、范围、形式甚至载体都发生了明显的变化，传统的管理模式已经不能满足后勤管理工作的各种需求。结合新时期高校后勤档管理的特征和规律进行分析，为行业的发展增添动力。在实际工作过程中，要严格的按照相关的管理规范和要求，积极探索新的工作模式。保证后勤管理材料的真实性，为学校发展提供更多支撑。

2）促进高校后勤档案管理制度优化，逐渐适应学校后勤发展需求。结合实际情况，促进高校后勤档案管理制度的建设进程。将其作为长期、系统的工作，认真研究和学习后勤档案方案的收集范围。强调材料收集的内容和形式，制定出符合高校发展规章制度。明确高校后勤档案管理人员的工作职责，将其纳入到材料管理的考核过程中，进而保证后勤档案材料的完整性、有效性。

3）强化后勤档案人员的培训工作，树立全新的工作意识。保证后勤档案收集工作符合相关标准，全体后勤档案管理人员要共同努力，为学校其他工作开展提供有力支撑。实际上，后勤管理工作的主体是人，人员自身的素养将会直接影响到工作质量。定期的进行培训、座谈等活动，加深人员之间的沟通交流。不断拓展人员的视野，强化后勤档案管理人员的专业知识，进一步提升人员的专业素养。同时，定期对于后勤档案管理人员进行业务培训，逐步强化人员的责任意识。后勤管理人员要保持严谨、认真的工作态度，保证后勤档案资料的完整。

4）强化遗漏档案材料的收集工作，充实后勤档案管理材料。后勤档案管理过程中，针对遗漏的材料要及时的进行补充收集。遵循随时发现、随时收集的原则，充实后勤档案管理材料。已经撤销的部门、离职的干部会掌握一部分的文件，要严格按照相关规范进行分析鉴别。对于有价值的要及时的归档保存，不断的丰富后勤档案内容。如果需要留存个人的档案材料，就要采用复印的方式，将其纳入到电子信资料库之中。

5）提升人员档案管理意识，完善档案管理制度。高校领导要重视后勤档案管理工作，进一步的强化领导层的档案管理意识。确保人员认识到后勤档案管理的潜在价值和长远作用，将其纳入到日常监管工作体系。确保档案管理工作的效率和质量，保证所有材料都能及时、完整的归档。强调档案管理制度建设，明确后勤档案管理工作内容。结合后勤档案管理工作特点制定出更加高效的管理体系，逐步的完善归档流程。确定归档的范围和时间，提升归档工作的准确率。

档案管理人员除了拥有专业素养，还要具备良好的政治素养。培养人员无私奉献的工作精神，强化人员的责任心和事业心。定期的进行培训，确保人员具备扎实的专业技能。管理人员还要熟悉最新的管理技术和管理方法，依靠信息化管理措施不断的提升业务水平。

4 结束语

综上所述，针对高校后勤档案管理的重要性与存在的问题的讨论是十分必要的。高校后勤管理会涉及到办学的每一个细节，会在学校文化生活的每一个环节中留下痕迹。明确高校后勤档案收集工作的重要性，为后续工作的开展提供理论支撑。严格的按照相关的管理规范和要求，积极探索新的工作模式。结合高校后勤档案管理遇到的实际问题进行分析，制定出科学的应对措施。强化后勤档案管理调查，制定高效的管理方案;促进高校后勤档案管理制度优化，逐渐适应学校后勤发展需求;强化后勤档案人员的培训工作，树立全心的工作意识;强化遗漏档案材料的收集工作，充实后勤档案管理材料;提升人员档案管理意识，完善档案管理制度。结合后勤档案管理工作特点制定出更加高效的管理体系，逐步的完善归档流程。通过以上措施，进一步的提升高校后勤档案管理人员的专业素养，为行业发展增添新的动力。

参考文献

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