关于提升办公室文书档案管理工作的几点思考

张凯

摘 要：在办公室的各项管理工作中，办公室文书档案管理工作是其中的一项非常重要的工作，对于其他的各项工作的正常进行与开展也起到一定的促进作用。随着时代的进步，办公室文书档案管理工作的重要性也愈发的凸显出来，办公室文书档案管理部门也应该不断的提升对于该项工作的重视，需要对如何提升这一项工作来进行规划和思考，构建相对完善的体系，发挥相关的工作人员的作用，构建一只素质更高的团队，来提升办公室文书档案管理工作。基于此，文章对于如何提升办公室文书档案管理工作进行了细致的思考和分析。

关键词：提升;办公室文书;档案管理工作;思考

引言：信息时代的到来，任何单位还有人的发展都离不开信息，办公室文书档案管理工作在很多单位的信息化发展的进程中，都起到非常重要的促进作用，这也是时代发展的一种趋势，因此，当今的大环境下，为了顺应时代的发展潮流，很多的单位都十分的重视办公室文书档案管理工作，在不断的进行革新和发展，同时不断的完善管理工作，追赶时代的发展脚步。

1 办公室文书档案管理工作的重要性

办公室文书档案指的是一些非常具有价值的档案，其能够转化成各类的文件资料，对于这些档案进行整理归档以及开发利用，能够为其他的组织或是科室提供一些信息检索资料，同时也可以作为法律凭证，方便日后档案部门来进行管理，也能够丰富其档案资源。

其作用之一是能够为组织或是其他的科室提供信息检索服务。由于办公室文书档案管理工作所进行的过程中，主要是对一些收发文件、宣传材料和活动材料等进行管理，并且通过文书档案整理以及资料的挖掘，可以对于各项工作的开展进行有效的整理，对于单位还有一些企业的业务工作，也能够进行更加科学合理的业务资料的收集、管理和应用，对于单位或是企业一些其他的工作开展情况也能够提供一些支持，各项检索服务的进行，有助于文书档案资料利用效率的提升。

其次是法律凭证的提供。很多的单位或是企业的办公室文书档案资料，将单位或是企业的建立、演变、各项工作成绩的体现、职工个人的发展变化等各项工作都进行了详细的记载，对于单位或是企业正常的运行或是各项工作的开展，也有了一个更加真实的反应，各级管理部门或是纪检监察部门，在进行自身单位的一些违法乱纪的事件查处的时候，这些记录也起到一个凭证和依据的作用。同时其自身也具有良好的法律凭证效率，对于其他工作的组织和开展也起到良好的指导作用。

最后，国家档案管理工作的一个分支是办公室文书档案管理工作，信息时代的背景下，档案部门对于信息资源的吸收也更加的全面和具体，其中除了对社会经济还有文化等各个领域的涉及，还包括对于各类单位的发展和变化以及资料的收集。这项工作也是国家档案工作的一个延伸，更加详尽和真实的反映出客观的歷史资料，同办公室其他工作的开展以及档案管理工作的开展都有着密切的联系。

2 办公室文书档案管理工作存在的问题

目前，很多单位的管理人员或是工作人员对于办公室文书档案管理工作的重视程度还有待提升，存在制度体制不健全和管理人员素质有待提升等问题，这些问题都影响着办公室文书档案管理工作的顺利进行。

1）缺乏对办公室文书档案管理工作的重视。首先是重视程度的问题。因为部分单位对于办公室文书档案管理工作的重视程度还有待提升，没有意识到这项工作对于自身单位发展的重要性，在进行相应的工作管理以及部署的过程中都十分的简单，不够细致认真。还有一部分的管理人员对于这项工作也存在认识上的不足，认为这项工作仅仅是对于一些文件、工作资料等材料进行简单的整理和保存，只是一种形式而已，这些保存后的材料在以后可能并不能发挥作用，所以对于这项工作的重视程度一直没有提升，工作进行起来也就有所疏忽。

2）办公室文书档案管理工作制度体制不完善。任何工作的规范和完善都需要制度体系的支持，办公室文书档案管理工作也不例外。但是当前很多的单位在进行办公室文书档案管理工作的时候，管理人员仅仅是将档案进行简单的分类，其操作的过程也没有按照严格的流程进行操作，造成档案流失的现象也屡见不鲜。由于相关的工作体系不健全，在一些管理问题出现之后，部门与部门或是个人与个人之间责任也不明确，也极易出现互相推诿的情况。分工也存在不明确的问题，所以一部分的员工在进行档案的管理过程中也缺少相应的工作创新，所以管理工作在进行的过程中也比较的困难。

3）办公室文书档案管理工作人员专业素质不足。相对来说，办公室文书档案管理工作是一项比较复杂和细致的工作，因此对于相关的工作人员的要求也比较高，但是在具体的工作进行的过程中，存在部分的管理人员工作素质有限的问题，实践技能理论技能等相关的技能都有待提升，对于管理工作向管理人员提出的需求也很难满足。还有一些年龄比较大的工作人员被分配到本岗位，这些工作人员也缺乏一定的工作技能，且学习的积极性和学习的动力都不强，对于办公室文书档案管理工作的效率和质量都有着一定的影响。

3 怎样提升办公室文书档案管理工作

1）提升对于办公室文书档案管理工作的重视。首先，要不断的提升相关的工作人员对于该项工作的重视程度，无论是单位的领导人员还是工作人员，都应该树立正确的认识，并且积极主动的为办公室文书档案管理工作出谋划策。同时对于全局的工作能够进行一个合理的规划和认真的思考，并且对于各项工作做出正确且积极的部署。在进行各项工作落实的过程中，还要提升对于工作人员的监督力度，一旦发现问题要及时的指出改正。对于工作过程中的一些优良方法还有优点要进行广泛的宣传和推广。

2）完善办公室文书档案管理制度体系。其次，是依靠相对完善的体制和管理制度体系等，依靠制度的规范力度，做好办公室文书档案管理工作。充分的发挥办公室文书档案管理工作的相关制度的作用，为该项工作的顺利展开提供一个良好的工作环境，工作的过程中，遇到的问题要依靠制定的制度进行规范。同时，在相关的制度的制定过程中，要根据自身单位的实际状况，使得制度的制定具有一定的参考价值和可行性。

3）提升工作人员的整体素质。最后是不断的提升工作人员的整体素质，任何工作的落实和开展都离不开人才的作用，所以应该重视人才的培养。首先是要不断的提升相关的工作人员对于工作的重视程度，意识到自身工作的重要性，同时树立一个积极的工作态度。其次是加强对于工作人员的培训力度，除了一些培训学习，还应该加强他们与其他部门之间的沟通和交流，不断的提升对其管理的规范化和正规化。另外，还应该提升他们对于信息化的管理能力的提升，构建一个高效的信息管理平台，进一步的提升办公室文书档案管理工作的质量。

4 结语

综上所述，办公室文书档案管理工作作为办公室工作中的一项重要内容，其管理的质量对于办公室工作能否顺利的展开有着直接的影响。办公室文书档案管理工作质量的提升，也是办公室工作水平的提升，所以，相关的工作人员应该充分的意识到这项工作的重要性，明确这项工作在进行的过程中存在的问题，同时采取各项积极有效的措施，做好办公室文书档案管理工作，使其变得更加的规范，提升工作水平。

参考文献

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