探究OA系统与档案管理系统之间的无缝链接

范文静

摘 要：在医院日常办公中，需要依靠档案提供学术、医疗、管理等各方面的数据信息。基于此，本文对医院OA系统与档案管理系统的链接需求展开了分析，并从前期调研、账号统一、数据交换、数据关联等方面提出了系统的无缝链接措施，为关注这一话题的人们提供参考。

关键词：OA系统;档案管理系统;无缝链接

在医院档案管理信息化建设中，伴随着医院规模的不断增大，档案管理系统在档案资料调用方面的问题日渐凸显。为满足医院对现代档案的管理要求，还要引入OA系统，实现与档案管理系统的无缝链接，以便实现数据信息共享，为医院正常工作开展提供数据支撑。因此，需要加强OA系统与档案管理系统之间的无缝链接研究，从而促进医院档案管理水平的提升。

1 OA系统与档案管理系统的链接需求

伴随着信息技术的发展，医院开始运用OA系统办公，采用多媒体、超文本传输技术摆脱地域限制，随时随地进行文本、声音、图像等数据信息的访问，完成信息查询和录入等操作。而医院档案管理系统用于对各种档案文件资料进行存储和调用管理，如医疗档案、成果档案、设备档案、财务档案、文书档案等等。就目前来看，医院OA系统与档案管理系统保持相互独立。伴随着医院档案数据资料的不断增多，档案管理系统数据更新和调用管理日渐繁琐。医院职工在利用OA系统办公期间，如需调用档案资料还要反复进行档案管理系统登录。在资料检索方面缺乏优势，档案管理系统操作缺乏实效性。与OA系统实现链接，发挥OA平台自动化性能，则能使医院档案管理轻松、便捷。实现二者无缝链接，用户可以通过OA系统直接进行档案资料查询、搜索和打印，为用户操作提供便利的同时，促使档案资料利用率得到提高[1]。而通过OA平台直接进行档案资料修改、增删等操作，能及时进行医院档案资料更新，继而使医院档案管理水平得到提升。

2 OA系统与档案管理系统之间的无缝链接策略

2.1 做好前期调研

在实现OA系统与档案系统无缝链接前，需要完成前期调研，确定医院各办公部门的用户需求，以便使系统的衔接能够起到为医院办公提供服务的作用。针对档案管理部门，尤其需要提供详细的档案管理需求，还应完成各级目录的编写，并做好管理权限的区分，以便为档案资料高效查阅提供保障。在调研工作中，需要结合档案类型对相关部门进行调查。比如针对医院医疗档案，重点利用部门为医务部、护理部、医疗保险办公室等;针对医院科技档案，重点利用部门为科教部、人事部和护理部等。针对各类档案，还要确定檔案管理部门管理需求，以便对医院其他部门档案调用权责进行科学划分，保证档案资料能够得到及时上传、收集和整理，为档案资料调用和保管奠定扎实基础。

2.2 统一登录账号

链接OA系统与档案管理系统，需要加强医院文档控制能力。为实现医院档案文件的统一收集和整理，实现纸质文件与电子文件的无缝链接，需要对OA系统和档案管理系统登录账户进行统一。采取该种方式，可以保证各类档案内容由专人负责上传、收集和整理，并且做到及时更新和检查。根据账户登录信息，可以保证逻辑归档与物理归档转化同步，避免档案资料出现错误或遗漏。作为档案管理人员，可以通过系统进行文档链接追踪，采用相同账户登录OA平台完成档案修改、删除、移动等操作。医院各部门人员在开展药品管理、医疗管理等工作时，也可以通过OA系统直接进行档案数据录入[2]。在医院规模不断扩大过程中，需要处理的文档资料不断增多。在日常工作开展中利用OA系统自动进行档案资料上传，能够确保医院档案得到及时备份，从而避免医院档案资料丢失。

2.3 完成数据交换

实现两个系统的无缝链接，需要加强系统间的数据交换，以便使系统数据调动能够保持安全稳定。在数据交换过程中，还要保证各项数据准确，以便使医院档案信息得到完善。考虑到医院档案管理需要通过数据表格实现，可以采用标准接口实现数据链接。从医院档案系统后台数据库建设情况来看，多通过JDBC或ODBC等接口程序实现互联，可以直接进行OA数据库中的原始数据提取，实现数据库字段对应，然后将数据转入到档案系统中完成对应数据表格的建立。在电子全文挂接上，可以采用FTP服务器进行各类档案数据存放。在接口程序运行时，可以将与OA数据库目录关联的电子全文上传服务器存放路径，实现电子目录与电子集文一一对应。此外，可以采用EXCEL数据交换文件实现系统链接。在OA系统与医院档案管理系统存在软件差异时，可以采用EXCEL软件进行数据导入导出，可以进行任意接口配置，无需统一接口标准。在实际操作中，将原本插入档案馆系统数据库的数据导出至EXCEL后，可以利用导入接口进行字段配置，成功匹配后可以完成信息整理和归档。

2.4 加强数据关联

保证系统数据得到实时更新，才能实现OA系统与档案管理系统的无缝链接。为此，需要加强系统数据关联，采用MySQL数据库服务器提供插入、更新、删除等功能，实现系统数据的跨平台操作，保证数据信息得到及时更新反馈。在基于B/S架构的OA系统平台上，可以随时随地为用户提供查询、打印等服务。利用Internet网络和浏览器，用户可以进行远程访问，进入档案查询界面调取资料。根据用户传输的数据，系统服务器能够实现用户请求解析，完成关键词查询，然后利用MySQL数据库服务器进行数据表操作，最后将结果返回给用户。实际在数据库建立时，考虑到医院档案种类较多，需要完成不同档案数据库的建立，然后利用统一服务器加强各数据库关联。通过OA系统或档案管理系统，只要通过安全权限和口令实现身份验证，就能实现服务器连接。而为保证数据安全，需要采用RSA和DES算法进行数据双重加密，并通过SSL实现可靠通信，以便在数据链接时能够使数据安全性、完整性和准确性得到保证。

2.5 实现模块整合

实现OA系统与档案管理系统无缝链接后，为提供优质档案利用服务，需要实现系统模块整合，为医院全体工作人员提供拥有丰富应用的界面，满足用户档案查阅、数据录入等各种需求。结合档案管理需求，可以完成档案查询、数据录入和管理三个模块的设置。利用查询模块，用户只需输入关键词就能利用系统完成相关条目列表搜索，实现精确查询。针对查询到的内容，可以选择打印功能进行打印输出。在数据录入上，用户可以根据系统提示进行档案数据信息自主录入，系统可以自动记录用户操作信息，为管理人员管理数据提供依据。系统根据用户数据操作，可以自动将档案数据信息更新情况反馈给管理人员。针对用户提交的档案文件资料，管理人员可以实现在线审核，确认无误后进行提交，使之前生成的临时数据转变为永久性文件[3]。此外，利用数据管理模块，也能实现档案资料批量操作管理，定期完成系统垃圾数据清理，保证系统能够高效运行。

3 结论

OA系统与档案管理系统之间的无缝链接，能够为医院“无纸化”办公的实现提供技术支撑。在实践工作中，需要结合医院用户需求进行系统链接，使两个系统登录账号得到统一，然后通过提供标准接口等方式实现数据交换。建立统一数据库加强系统数据关联，对系统模块进行整合，能够使医院档案资源得到开放，从而为医院日常工作开展提供便捷高效档案利用服务。

参考文献

[1]王欢.高校OA系统与档案管理系统对接风险成因分析——基于TOE理论架构下[J].办公室业务，2018（18）：178+180.

[2]刘芸.OA系统与医院档案管理的链接研究[J].档案管理，2017（02）：61-63.

[3]李凤阳.浅谈档案管理系统与OA系统的衔接与应用[J].兰台世界，2015（S5）：67.