中美档案利用工作的比较

李艳利

摘 要：不同国家之间的档案利用方式不一样，拿中美两国来说，中美两国的档案工作在于其利用的范围、方式、主体都存在着一定的不同，但又不是全然不同，通过比较中美两国档案利用的异同点，更好的发现我国档案利用工作的不足，取长补短，促进我国档案利用工作的下一步发展。

关键词：中美档案;利用工作;比较

1 中美档案历史起源比较

就中美两国档案工作的起源来看，中国的档案工作历史悠久，比美国的档案工作历史要长，但就现代档案工作来比较，美国比中国要提前进入现代档案工作。中国档案工作源于古代，分为宫廷文件和政府公务文件，偏政府文明。而美国除了政府公务文件，还有各种民间组织的档案。总体来说中国的档案工作源于封建社会，长于长期计划经济体制下的一种集中管理的工作体系，而美国则是在资本主义制度下，借鉴欧洲档案工作形成的一种工作体系。而后来在发展过程中，由于两国面临的国情不一样，中国的档案管理数据庞大，形成了比文件管理大的多的档案管理。而美国则形成了相对档案而独立的文件管理工作。中国对于档案的界定要严于美国，档案是档案，文件是文件，档案多偏向公务活动，而美国就没有那么严格了，档案内部既有公务活动，也有私人事务，内容范围比较广。

2 中美档案利用主体比较

它利用主体是指在法律关系中，享有权力和负有义务的双方当事人，档案利用主体分为权利主体和义务主体。

1）档案利用权利主体。档案利用权利主体是指，在档案部门里，提供档案利用的当事人，或者是有权请求档案部门提供档案利用的申请人。在美国档案工作中，只要年满16周岁的美国公民，持有身份证，就可以享受利用已开放的档案。外国人同样享有此权利。而在中国，只要属于中华人民共和国内成员，不论是公民还是组织，须得持有合法证明，才可以利用已开放的档案。外国人或外国组织，须得经过相关部门介绍以其保存该档案的档案馆审阅，方能利用此档案。虽然双方流程不一样，但对于档案利用者都没有太多的限制。

2）档案利用义务主体。美国档案利用者，可以直接去档案馆查阅相关的档案，政府各机构依法设立了“信息自由法办公室”，档案利用者也可以去办公室查阅相关文件。根据美国相关法律规定，无论是哪一级别哪一种类的档案馆，都应该向社会公众开放档案，以供群众查阅文件。而中国档案利用者，根据法律规定，可以选择去中央和县级以上地方各级各类档案馆查阅文件，不过需得持有相关合法证明。在我国来说，中央和地方各级档案管理部门的主要职责除了收集接收有价值的相关档案资料，并对所保存的档案进行科学的整理和保管之外，还要通过各种形式来开发档案信息资源，为社会提供服务。所以，中美两国在档案利用义务主体方面的规定有共通之处，均为国内各级各类档案馆。

但在实际的档案利用工作中，中美两方义务主体的行为效果具有一定的差别。就美国而言，美国的档案利用者的利用意识和能力均高于我国，而义务主体的开放意识，服务意识也高于我国。所以就整体的档案工作而言，美国的档案利用工作显然在基础条件上要比我国更完善。

3 中美档案利用手续比较

在美国，虽然档案利用者的整体意识高于我国，但整体而言，也是分为积极与不积极群体的。政府，高校，社团相对来说利用档案比较积极，但档案开放的周期相对来说也比较短。而商务公司、私人收藏档案馆都有一定的服务侧重对象，所以对于档案利用者的资格限制比较严。在美国，只要年满16周岁的公民，持有效身份证明就可以办理利用证，不过要有时间限制，为期4年。凭借身份证或者利用证，就可以去档案馆查阅文件，外国利用条件等同。

在我国利用方式就比较麻烦了。想要查阅档案的公民或者组织，必须要持有介绍信或者身份证等相关合法证明，才能利用已开放的档案。外国人或外国组织，必须经过相关主管部门的介绍并取得保存档案的档案馆的同意，才能够查阅档案。但在实际应用当中，很多档案馆由于安全或者其他原因，不愿意提供档案查阅功能，提高档案利用的条件，尤其是针对外国人，档案利用手续变得非常复杂。而且就档案收费问题，美国但收费只存在一个很小的成本概念，对于国内跟外国人的收费标准是一样的。而在我国国内，收费的项目繁多，查阅档案的成本较高，尤其是对外国人，收费标准定的更高。很大程度上阻止了档案利用的开展，拉低了档案利用工作效率。

4 中美档案利用范围比较

美国并没有很严格的档案定义，在《信息自由法》里规定，凡某机构正在运行中，包含有信息的材料，均可称之为文件，除了人事档案之外，均得向公众开放。对于不能查询的档案文件，也在法律规定中明确列了出来。一般属于以下9种方面内容。比如机密资料，商业机密，个人隐私，金融机构资料，石油地矿信息，牵涉个人行动规律的资料，机密资料，与其他法律相抵触的资料，政府部门间或内部联系的资料，公布可能妨碍执法效力的资料。除了这9种资料外，其他资料在查阅起来是非常方便的。但是对于满20年的公务文件，一般都得向公众开放，假若期满20年仍然不予开放，那就等到期限满30年时自动解密，开放给公众使用。

而在我国内，由于我国档案管理工作具有封闭期较长，开放范围比较窄，限制条件比较多等特点，不利于开展档案利用工作。所以，在对比其他国家档案利用工作时，我国档案部门引进一步扩大档案开放的范围，简化档案利用的手续，积极向社会公众提供档案利用。

5 中美利用方式比较

美国档案利用的工作现代化发展的时间比较久，所以档案利用工作的服務方式有多种多样。以更好的创造本案利用的环境为目的，美国为档案利用工作做了不少的改进。比我在档案馆内设立环境舒适的查阅室;将档案利用工作与信息化建设结合起来，利用各种高科技手段，方便用户查阅文件;再比如在管理外举办档案展览会或者报告会，增强人们查阅档案的社会意识。除了以上不变的行为之外，为了更好的帮助公民利用档案，美国在每一个国家档案管理都设置了研究顾问的岗位，使公民在利用档案的过程中始终得到有效的服务。

在我国，最传统的档案利用工作是提供档案原件供查阅，同时辅以分发档案复制件，举办档案展览等服务方式，比较简单也比较直接，但对于很多档案利用者来说，因为交通、时间等方面的因素，檔案利用者无法花费太多的精力在查阅档案方面，但档案利用起来花费时间、精力又太多，也是一个不小的难题。为了解决这个难题，在改革开放之后，我国加强了档案编研工作，同时辅以信息化手段，逐渐形成了具有国家规模的档案编研网络，方便档案利用者查阅。但相比美国来说，我国的档案利用方式还是太死板了。因此我们要向美国学习他们的优点，加强档案利用工作，举办相关的档案展览和专题讲座，提高档案利用服务意识，积极探索档案利用服务规律，为广大人民群众做贡献。

6 中美两国开展档案利用现代化的进程比较

美国由于经济优于我国，所以在建立档案利用现代化的基础上，现代化水平也相应比较高。电子计算机技术，现代通讯网络技术等现代化设备已运用的炉火纯青，在大范围的档案利用工作中都得到了广泛应用。基本上所有的档案机构都运用了信息化手段，对检索工具的编制和存储都已基本实现了自动化。因为美国档案利用工作现代化进程加快，所以在档案利用工作上，也能为公众提供更多更方便的查阅方式。早在本世纪40年代之后，为了更好的保存原件，美国就开始运用缩微技术向档案利用者提供服务。现代化进程可见一斑。

而在我国，因为国情不同，发展的实际情况也不同，我国档案利用工作现代化起步较晚，但实际发展起来还是较快的。近年来，各地档案馆具有了不同程度的发展，拥有计算机数量也在逐年增加，档案利用工作效率也随之提高。但因为受种种原因的影响，我国的档案利用的现代化工作还处在初级阶段，仍然有很长的一段路要走。

7 小结

对于美国的档案利用工作，我国的档案利用工作还处在发展初期阶段，具有很多的不足，还需要不断的发展。所以我国应努力吸取美国档案工作利用的优点，加强档案利用服务工作，简化档案利用手续，增加档案利用方式，做好档案宣传教育工作，吸引更多的档案用户，让档案从国家化真正变为社会化，更好的为人民服务。

参考文献

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