下岗职工档案管理的社会化

尹佳力

摘 要：社会信息系统的基石就是档案管理，其为企业单位的生产活动提供了根据，对整个社会也有重要的意义。下岗职工档案管理工作是档案管理的重要内容，关系到下岗职工个人的切身利益和社会的稳定。因此，必须要认识到这一档案管理工作的重要性，推动其社会化，优化下岗职工档案管理工作。

关键词：下岗职工;档案管理;社会化

个人职业生涯总体情况的总结与记录就是档案，所以其有重要的社会价值。其中的一个重要工作环节就是下岗职工的档案管理，虽然现阶段下岗职工有所减少，但是下岗人员仍然很多，必须要做好下岗职工的档案管理工作。这是进行下岗职工管理的重要依据，可以有效改变下岗职工的现状，解决下岗职工管理面临的问题，推动下岗职工再就业。

1 下岗职工档案管理的重要作用

目前我国很多企业内部都进行了整治，这是为了有效减少支出成本，符合社会经济改革的新趋势，所以失业现象比较普遍，这就需要政府做好下岗人员的二次就业工作，保障其生活来源。现阶段国内就业同再就业共存，我国政府非常重视下岗失业人员的再就业问题。但是下岗职工再就业时有很多困难，这是因为各行业间的竞争力增大，高科技机器设备不断更新，其工作模式富含科技因素，所以必须要重视下岗人员的个人档案管理服务，这可以很大程度上帮助失业人员进行再就业，社会结构的稳定度得到了维护[1]。目前我国政府要对档案管理工作中的问题进行改善，下岗职工的二次就业离不开合理化的档案管理，这样档案管理的社会价值才可以发挥出来。

2 下岗职工档案管理中的主要问题

1）档案管理不规范。目前专门的档案管理部门和人才在很多企业和用人单位中都没有设立，所以档案管理工作混乱，使得档案出现不完整、缺失的情况，难以避免其断档现象，这也造成了下岗职工档案管理不规范的问题。而且下岗职工的流动性非常强，这也使得其档案流动频繁，更容易丢失档案，增加了档案管理工作的难度[2]。同时企业与档案管理部门之间的信息沟通存在问题，严重影响了信息交流传递。

2）不重视档案管理。现在下岗职工的档案管理普遍不受重视，这与体制、观念等多种因素有关，而且投入的管理人力资金少，增加了企业的负担。很多企业没有完善的职工档案制度，而且档案材料不健全，不利于提高下岗职工的档案管理水平。在破产兼并的企業中，因为频繁的管理调动，所以经常出现下岗职工档案流失、档案残缺的情况，有些企业下岗职工档案都是自己保存的[3]。这就不利于企业为下岗职工管理机构提供档案材料，下岗职工的现状也得不到改善。

3）档案管理职责交叉。以前是由多个部分进行企业职工档案管理的，但是随着企业的不断发展，企业职工招聘的都是具有创新精神的人才，这也使得企业人事安排发生了改变。但是经常出现下岗职工档案管理不科学，下岗职工档案没有及时送到人事部进行管理。比如现在下岗的原来职工人员档案已经被转移到职工本人所在县的职业介绍服务中心托管，但是该职工在寻找其他工作时其档案还在原工作单位保存，这就影响了下岗职工的就业，因为档案管理问题使得其不能及时上岗，与时代发展的管理方式不适应。而且下岗职工的档案管理会影响到其养老保险问题，不能接续养老保险金，加重了其以后生活的负担，这就需要改制企业重视下岗职工的档案管理工作。在进行档案管理时，档案管理人员因为缺乏专业的管理知识，而且档案管理部门的档案管理分工不明确，使得档案管理工作出现混乱。档案管理工作人员的专业性技能低，档案管理知识缺乏，所以对于档案管理过程中出现和存在的问题就比较多，也不能及时发现其中的不足，这就严重影响了下岗职工的再就业。

4）档案管理效率不高。下岗职工的养老保险办理、退休手续办理或享受其他的国家福利和待遇都依赖于其档案，必须要出具相关证明手续才可以享受国家的许多补贴和优惠政策，这些手续的缺失使得办理其他事务更加麻烦，如果些信息缺失，是难以进行补办的，所以一旦对下岗职工个人信息统计、工作经历、工种变化等信息的记录不足，就会影响其享受相应的权利。通常事业机关单位都有档案管理人员的专门设置，但是下岗职工的管理少，这不利于开展管理工作。而且因为缺乏专业的管理人员，使得下岗职工的档案分类、整理和存档都存在问题。

3 下岗职工档案管理的社会化

1）提高管理人员的责任意识。随着社会经济的快速发展，企业下岗职工档案管理工作日益重要，通过下岗职工的档案管理工作，用人单位的人才选用有了参考的资料，国家民生政策的制定和落实也有了保障，推动社会保障制度的建设和完善。因此，企业内部必须要重视下岗职工的档案管理工作，从思想上重视档案管理，提高其对下岗职工档案管理工作的责任感[4]。同时档案管理人员要严格依据相关法律和规定的要求进行档案管理制度的健全，通过对档案管理职责的明确来提高下岗职工档案管理工作的精细化与严谨化。在下岗职工档案收集工作中，要从思想上重视档案收集工作，充分发挥其内外监督的作用，防止档案收集工作中出现差错。在进行下岗职工的档案管理工作时，要加强与当地就业服务部门的联系与沟通，防止下岗职工档案移交工作出现差错，这样就业部门就可以在第一时间接收下岗职工的档案，并进行保管，优化档案的管理与利用。

2）加强基础设施建设。下岗职工档案管理也要做好基础设施建设，建立高效的下岗职工档案管理流程。因此，各地的就业服务部门要加快符合标准的档案库房建立，积极添置相关的管理用具来保证下岗职工信息资料的完整性。同时也要不断增加档案保存的年限，充分利用现代信息技术，发挥有关这一信息资源的作用，实现人工与计算机工作的统一，通过建立高效的档案管理流程来提高档案管理工作的效率[5]。

3）规范下岗职工档案管理。企业档案管理工作人员必须要具备责任感，认真负责每一份下岗职工的档案，并根据相关规定进行下岗职工档案管理，统一输入真实的用人信息，使用人信息一目了然，便于操作，建立真实有效的下岗职工档案，使得下岗职工的管理更加规范化。而且下岗职工信息要根据工作程序和规章制度进行，输入输出管理必须要实事求是，真实可靠，可以深刻的了解把握档案资料，并运用科学的方法进行指导和介绍，有效地对接求职者和用人方。这样才可以真正提高就业率，社会效率大大提高，优化人力资源的配置。

4 结语

下岗职工再就业管理中的一个重要部分就是档案管理，这也是社会档案管理的重要组成部分。在下岗职工的档案中下岗职工的就业情况有详细的记录，企业可以根据这些档案来快速了解下岗职工职业发展中的不足，在其采取的就业帮扶措施中才更具有针对性，有利于下岗职工的再就业，促进社会秩序的稳定。因此，企业档案管理中必须要重视下岗职工的档案管理工作，并结合现阶段下岗职工档案管理工作中的问题和不足进行探讨，提高管理人员的责任意识，加强档案管理基础设施建设，并规范下岗职工档案管理工作，为档案管理部门提供真正有效的帮助和启示。

参考文献

[1]杨晓英.档案管理社会化问题研究[J].中国管理信息化，2015（14）：202.

[2]陈德慧.企业档案管理社会化问题的思考[J].中外企业家，2017（32）：226-227.

[3]张小锋.企业档案管理中的社会化问题分析[J].中国管理信息化，2017（18）：174-175.

[4]叶咏诗.有关档案管理社会化问题探讨[J].山东工业技术，2015（10）：228.

[5]赵芳晨.对档案管理社会化的研究[J].青春岁月，2017（12）：423.