文书工作与文书档案管理系统的设计方法浅谈

摘 要：随着科技的发展，信息时代已经来临，这使得现代文书管理工作越来越受到各单位重视。为了更好的进行文书档案管理工作，需要进行一定的改变设计。本篇文章主要对文书工作和文书档案管理系统进行设计，首先，简述了文书档案管理系统的设计目标以及设计方案。其次，从技术方面和系统基本功能方面对系统进行了设计。最后，阐述了具体实施该管理系统后对文书工作的作用和意义。希望该文书档案管理工作系统可以辅助文书工作人员进行文书档案的管理工作。

关键词：文书工作;文书档案管理;系统设计

1 概述

在单位办公室工作环境下，文书工作如今是一个非常重要的工作，对于大部分单位来说，文书岗位都是一个必不可少的岗位，文书工作人员是必不可少的刚需。在现代社会中，文书的工作职责范围越来越大，一些档案管理工作如文档的查阅管理、文档销毁等都渐渐成为文书工作的一部分。文书工作变得越来越复杂，如今对文书工作的要求越来越高，传统的文书工作系統已经脱离了信息时代的需求，已经不能满足单位对各种文书档案的管理要求。新的时代呼唤着一种新的、高效自动的文书工作管理系统去解决如今文书工作面临的新问题，提高文书工作人员在实际工作中的效率，推动文书工作的发展。

2 文书工作和文书档案管理系统设计

2.1 设计目标及总设计方案

文书档案管理系统设计的主要目的是使得文书档案管理工作简单化，高效化，便于工作人员进行对各类档案的管理工作。在档案的收集、归档和回收等方面实现电子化、程序化。所有的设计都是围绕着简单化、高效化的目标进行的。计算机网络技术的飞速发展为文书档案管理系统的设计提供了技术支撑。

设计方案要围绕设计目标，努力去达到目标要求。首先，从技术方面的层次考虑，要对系统的架构和网络部署结构进行设计，而且要重视数据库的链接技术。然后，要确保系统的基本功能可以实现，包括以下几个方面：第一，文书档案的归类功能。该功能可以让文书工作人员按照所管理文档内容的重要程度实现归类，有序的将所有内容储藏起来。第二，系统要包括文档借阅和归还等基本功能，这些功能可以帮助文书工作人员准确的知道文档的进出记录，便于管理。第三，系统还要包括综合查询功能。

2.2 系统的架构和网络部署结构设计

系统架构是文档管理系统的基石，确保系统可以顺利安全的进行。系统开发人员在设计时候，可以考虑具有独立四层系统层的J2EE的框架结构。应用表示层是用户与管理系统联系桥梁，工作人员可以构建一个网站，让用户可以访问文档管理系统。在整个档案系统中，业务逻辑层是设计的核心，设计人员在这一部分投入的精力一定要大。

系统的网络部署设计是紧接着系统结构设计的，这一部分设计要着重强调安全，包括系统的安全和文档信息的安全。对于单位内部的系统，一般是不允许外界网络进行访问的。所以开发人员在设计系统的时候，可以借鉴高校对某些系统的设计，使用内部网络对系统进行设计，如果外界网络想要访问该系统时，可以登录vpn进行访问。在具体布置内部网络时，可以采取时下流行的B/S，它可以有效的对客户端、数据库和服务器进行设计，提高系统的轮扩展性。

2.3 数据库的链接技术

设计数据库的主要作用是实现文书档案的录入功能，其是与文书档案管理系统之间彼此独立运行的，从而提高存续功能。在进行数据库设计时候，通常各文档之间是有联系的，要注意实现资源信息的共享性。

2.4 文书档案的借阅与归还

借阅功能体系中要包括对文档的查询，这可以方便相关人员在寻找自己所需档案时候的准确性的有效性;要包括预订功能，这个功能可以有效的保证工作人员借阅到其所需文档的成功率;该功能体系还要包括文档的收发档案和归还档案的登记功能可以让文书工作人员准确的了解任何一个档案的行动轨迹，提高工作效率。

1）网上查询。在文书档案管理系统中，要充分利用计算机网络技术。文书工作人员在对单位档案进行归档分类之后，其他工作人员在他们需要的时候就可以在网上进行查询，从而准确的知道自己所需档案所属的类别以及所在的位置，这可以极大地提高他们对所需文档的查找效率。2）文档预订。当需要借阅某个或者某一类档案的工作人员在网上查询以后，如果查询结果显示没有被其他工作人员借走或者预订，其便可以在网上进行预订，从而确保自己可以成功的借阅到自己所需要的文档资料。3）档案借阅和归还。单位的其他工作人员在借阅自己所需的档案时候，会留下借阅记录，记录可以显示借阅的状态，是在借还是已经归还。这可以让文书工作人员实时的了解文档所处的状态，并可以及时对文档所属状态进行更改。如发现某工作人员借阅的档案已经归还，那么便快速将该文档标记成可借阅状态，从而提高工作效率。

2.5 综合查询

综合查询功能与借阅功能里面的查询是不一样的，综合功能查询是为了方便文书管理人员进行档案管理所设计的。文书工作人员可以利用这个功能，根据相应的具体条件对档案的状态汇总情况进行查询，提高工作效率。

3 文书工作和文书档案管理系统的作用

3.1 提高工作效率

文书档案管理工作要求文书工作人员对档案信息进行及时的处理。在传统的文书工作中，工作人员的主要是通过手工操作对档案中的信息进行处理。这种工作方式不仅仅会耗费文书工作人员许多精力和时间，关键还在于效率低下，经常出现一些错误，从而在信息迅猛增加的今天，这种传统工作方法已经越来越不能满足对文书工作的要求。文书档案管理系统利用计算机信息技术，可以有效的提高对档案信息的处理，便于档案的收集和存储。而且通过文书方案管理系统的借阅功能，可以更加便捷的实现文件材料在整个单位内部成员之间的转移，提高对单位内部对文件档案信息的利用效率。

3.2 共享档案信息

在传统档案管理工作中，单位内部各部门之间的信息共享是比较少的，很多文件信息滞留在库房之中，这对文件信息的查阅造成了不小的麻烦，在需要该文件信息的时候不能及时的找到，平白耗费掉很多时间，而且这对单位的资源和资金也是一种浪费。随着电子技术的发展，信息的载体被缩小，储存空间被扩大，局域网为文件信息的共享提供了充分的条件，实现了信息共享，极大地提高了工作质量。

4 结束语

文书工作在单位中的地位越来越高，文书档案管理工作的效率在一定程度上影响着单位的总工作效率。随着信息流的大幅度增加，传统的文书工作管理方式渐渐的与时代脱轨，依赖于计算机信息技术的文书档案管理系统越来越受到青睐。总之，随着社会的发展，从事文书管理工作的人员越来越多，文书档案管理工作也愈发的重要，所以文书档案管理系统开发人员要不断的完善技术和增添功能，从而可以更好的为文书工作人员提供帮助，提高他们的工作效率。

参考文献

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作者简介

宋晓琳（1978-），女，汉族，吉林省白山市，本科，中级馆员，研究方向：文书档案管理。