数字化时代档案服务创新的基本路径

李映红

摘 要：伴随数字化信息技术的飞跃发展，数字化信息技术也被广泛用于信息资源管理、档案管理等领域，为单位长期保存档案提供了新工具。与数字化信息技术密切相关联的数字档案建设是当前各个单位档案建设的重点工作，事关单位档案服务实效。为此，如何将数字化信息技术融入到档案服务领域，成为单位档案管理专责的研究重点。本文立足于数字化时代，对档案服务工作予以探究，提出自己关于档案服务创新的相关建议，以期能够为单位档案建设提供新思路，实现技术与档案的有机融合。

关键词：数字化建设;档案服务;电子档案;信息技术

1 档案数字化建设的概念

档案管理本质上属于一种信息资源管理，即对各种种类的信息资源进行分类处理、整合以及归档的一项工作。随着单位各项工作不断深化，每个单位所产生的档案资源随之增加，单纯通过人力资源，难以应对日渐复杂的档案管理工作。因此，档案管理学学界以及档案实务领域提出了档案数字化建设的目标。所谓档案数字化建设，主要是指对纸质档案进行数字化处理后，将其与电子档案进行统筹管理的一种新型档案管理模式[1]。也就是说，档案数字化建设包含两个层面的内容，第一，对原有以及将来产生的纸质档案进行数字化扫描处理，将其转化为电子档案的形式，进而实现统筹管理的基本目标。第二，对原有以及将来产生的电子档案进行管理。

2 数字化时代档案服务存在的主要问题

2.1 档案服务标准化建设工作薄弱

数字化时代档案服务应当是一种规范化、标准化以及技术化的服务。然而，当前部分单位档案服务标准化建设存在相关问题，具体表现如下：第一，纸质档案数字化处理欠缺规范性、标准性以及技术性[2]。对于不同类型纸质档案应当统一转化为何种格式的电子档案，单位并没有予以详细规定，导致实践中出现格式不统一的问题，影响档案统筹管理。第二，档案资源整合利用欠缺规范性、标准性以及技术性，纸质档案被转化为电子档案后，如何与电子档案进行整合，单位并没有加以规定，难以为工作人员提供明确指引，不利于数字档案管理实效的提升。

2.2 档案服务协同能力差

数字化档案资源以数字化的形式表现出来，这就意味着其在传输过程中可以突破时间、空间的界限，这是其与纸质档案最大的区别。当前，我国在档案服务协同领域基础薄弱，许多单位并未开展档案共享工作，不利于单位档案管理成本的缩减[3]。第一，部分地区上下级单位档案管理系统之间仍然处于较为封闭的状态，上下级单位档案管理部门之间存在重复工作的问题，不利于单位档案管理实现专业化以及集成化。第二，部分地区业务关联单位之间档案共享工作仍处于空白阶段，难以最大限度地发挥档案资源的价值。

2.3 档案安全建设缺乏创新

从辩证法的视角来看，档案数字化建设并不是没有任何缺陷的，其虽然能够提升单位档案管理实效，但也容易发生安全问题。网络环境下，档案资源在传输过程中容易遭受木马、黑客等病毒程序的攻击，进而导致档案泄密、档案损坏、档案恶意加密等问题的发生。当前，部分单位档案安全建设缺乏创新，具体表现如下：第一，档案安全管理机制存在漏洞，沒有分别从事前、事中以及事后三个阶段对数字档案安全管理予以规定。同时，部分单位档案安全管理规章制度中关于安全管理的内容较为原则化，导致档案安全管理流于形式。第二，档案安全管理技术滞后。部分单位仍然是单纯通过防火墙、杀毒软件对数字档案进行安全管理，无法适应互联网环境的变化。

3 数字化时代档案服务创新的基本路径

3.1 加强档案服务标准化建设

为了进一步发挥档案资源在单位决策参考、信息参考、政策法规研究等领域的作用，最大限度地发挥档案功能，单位必须要推动档案服务标准化建设。第一，单位要进一步完善软硬件基础设施，营造数字化建设环境，确保纸质档案能够被处理成相应格式的电子档案。同时，对于不同类型的纸质档案，要明确相应的格式，便于档案统筹管理。通常而言，纸质档案被转化为pdf格式能够更好地确保相关文件的清晰度、可识别度以及安全性，便于在档案管理系统中对其进行统筹管理。第二，单位要加快档案资源整合利用创新，创新档案管理系统。单位可以根据档案类型，在档案管理系统中增设不同的档案管理模块，明确不同类型档案的管理流程，确保纸质档案被转化为电子档案后，能够及时录入到档案管理系统当中。

3.2 探索档案服务协同，实现档案共享

档案服务协同最早起源于日本的“MLA协作”方式，即日本各个地区档案馆对馆内档案资源进行有机整合，形成资源优势后对档案进行共享的一种模式。近些年来，档案服务协同成为各个单位档案建设的新目标。基于此，单位有必要探索档案服务协同，进一步延伸单位档案服务的价值链，打造通力合作的互赢模式。第一，上下级单位之间要加强档案服务协同，通过数字化技术打通单位档案管理系统之间的技术壁垒，夯实档案共享的基础。例如，上下级单位之间可以通过物联网、互联网技术来实现档案共享，实现政策法规、业务文件之间的自由传输与共享。第二，单位要探索与其他业务关联单位进行协作，防止各自为政问题等问题的出现，创造出更多的社会效益。所谓业务关联单位，即在单位职能、业务领域存在交叉、重合的相关单位。业务关联单位之间加强档案服务协同，可以减少本单位的档案管理成本，实现档案溢价的基本目标。第三，单位要加快与本区域档案馆的合作，助推本区域档案馆建设。

3.3 重点关注档案安全，创新安全管理模式

档案安全是档案服务的基础和起点。单位只有确保数字档案安全，保证数字档案资源的完整性、真实性以及准确性，才能体现数字档案的价值。第一，单位要健全数字档案安全管理机制，打造事前、事中以及事后全方位管控的安全管理模式。首先，事前防控则是要着眼于流程优化，通过规章制度对各个岗位的安全管理职责予以明确，提升档案管理专责的安全管控意识。其次，事中防控则是要着眼于实时监控，及时发现档案安全管理中存在的问题，并采取更有指向性的措施，减少数字档案安全管理的死角。最后，事后防控则是要着眼于应急管理领域，出台相关的应急办法，及时应对档案安全事件。第二，单位要进一步利用新型档案安全技术。单位可以综合利用数字水印、云加密、云储存、访问权限、系统密钥、区块链等新型安全技术对本单位的档案管理系统进行安全管控，实现技术创新。

4 结束语

作为信息资源的集合体，档案既是一种历史凭证，也是单位各项工作的证明，其重要性不言而喻。数字化发展进程日益加快的现阶段，单位档案服务面临着新的挑战以及要求。一方面，如何利用网络传输工具、信息智能检索工具以及档案管理系统对数字化档案进行管理，需要档案管理人员加以思考。另一方面，如何进一步突破数字化信息技术，推动数字化信息技术与单位档案管理工作的深度融合，彰显档案服务的价值，成为档案管理人员需要加以探索的问题。综上，档案管理人员必须要养成全局思维、网络思维以及创新思维，结合本单位档案管理种类、内容以及职责，有意识地将数字化信息技术融入到档案管理当中，实现档案服务工作跨越式发展。

参考文献

[1]黄蕙，唐希成，盖敏慧，侯伟霞.数字化设计对档案归档工作的影响和对策[J].兰台世界，2019（07）：58-60.

[2]张华.加强档案数字化管理的意义及注意事项[J].才智，2019（20）：205.

[3]王永红.档案数字化建设中存在的问题及对策分析[J].发展，2019（07）：85.