强化中专档案管理的种种途径

刘定华

摘 要：在当今大多数中专学校，教师档案管理和教材管理都不系统、不规范，因为随着时代的发展，传统的档案存储方式已经不能适应时代的发展。针对这一现象，档案管理改革已成为未来发展的一个问题。本文针对这一现象提出了有效的解决方案，使中专学校档案管理工作能够合理、正常地发展。

关键词：中专学校;档案管理;解决方案;人员管理

档案管理作为学校的重要组成部分，记录着学校的发展历史、教师的基本个人资料、教师教学的主要学术研究理论等。在学校中占有核心地位，起着十分重要的作用。同时，这样一个处理机密性的本质是体现在愈来愈受到教师信息和合理的保护教师学术数据，所以档案管理是一个学校不可缺少的一部分，因为它代表了一个学校的文化遗产和历史发展过程。如何妥善保管档案，既能跟上时代的发展趋势，又能与传统管理和新兴管理合理衔接，是当前学校档案管理面临的最大问题。同时，由于诸多因素的制约，档案管理也难以得到很好的改革。

1 中专学校教师档案管理存在的主要问题

1.1 档案管理手段落后，信息水平低

目前，在对中专学校教师人事档案管理工作中，许多学校采用的还是传统的管理方式，在运用档案时，需要进行长时间的查找，这不利于档案资料的良好运用。也并未有效利用与开发档案信息，且工作较为被动，这在一定程度上影响着档案信息管理质量。

由于人手不足等原因，会出现很多上述的问题。文件填充基本上是一种原始的文件收集方式，例如文本表单或电子表单。很少有学校建立了信息化的网络人事管理平台。因此，教师个人很少有机会访问他们的人事档案。即使他们有机会，他们往往有复杂的程序和繁琐的访问。

1.2 设备配置不完善

由于中专学校教师人事档案管理部门可调动的资金有限，再加上部分学校对档案管理工作的不重视，导致相关设备无法完善，这严重影响着档案管理信息化建设工作的开展。

2 中专学校教师档案管理有效途径

2.1 树立现代化的科学理念，提升档案管理科学化

中专教师档案管理工作如果想要在质量及效率得到有效的提升，首先要从思想层面进行有针对性质的优化。要坚持档案管理工作科学化的发展理念不动摇，通过正确的科学化从而达到档案管理的合理和前瞻性。并且，建立健全完善檔案管控机制是将档案管理工作快速发展的助推器，因为这也可以让档案管理人员及时高效的进行档案归档、档案利用、档案管控和档案相关保密等工作。在电子科技高速发展的新时代下，档案的管理机制要求更要严格缜密。而构建多层架构的档案管理体系，并且加以不断的完善在现实运用中起着举重轻重的意义。

2.2 完善硬件设施

只有完善的硬件设施，才能保障中专学校教师人事档案信息化建设质量。因此，应结合学校硬件设施建设实际水平，不断健全相关硬件设备，以提升中专学校教师人事档案管理效率。首先，应根据学校中专学校教师人事档案信息化建设水平，投入相应的人力、物力及财力，并改善硬件设施水平，以加快中专学校教师人事档案管理信息化建设，从而促进相关工作的高效开展。其次，应积极引进先进的硬件设备及软件，并配置与档案信息化管理相配套的硬件设施，以提升档案信息化建设水平。就此，应结合中专学校教师人事档案管理特点及主要内容，选择与之相符合的管理软件，并购置档案信息化建设所需的硬件设备，以确保档案信息管理开发质量，高效、科学管理档案信息。

2.3 注重档案管理人才的培养

中专学校教师人事档案管理工作的顺利开展，还有赖于人才力量支持。因此，为实现中专学校教师人事档案的规范化、高效化、信息化管理，应构建一支专业水平较高、职业素养较好的专业管理团队。首先，可对档案管理人员开展知识、技能培训，注重提升他们的管理水平及计算机技术运用能力。对于知识培训及技能培训而言，应根据人事档案管理工作主要内容、管理学知识及计算机专业知识，制定相应的培训内容，以保障培训内容的合理性与实用性。待每次培训结束之后，应对档案管理人员进行测试，以不断加强档案管理人员的专业能力。其次，应积极引进工作经验丰富、专业能力较强的档案管理人员，以提升档案管理队伍专业水平，提高档案管理人员的竞争力，从而提升档案信息管理质量。

2.4 转换档案管理服务模式

如今现代化电子科技技术手段越来越多的融入到档案管理工作中。这也让中专学校教师档案管理的工作及服务模式发生着巨大的变化，其中最显著的转变就是档案相关的管理部门从信息的简单的给予者变成了信息的查询者。经过系统化的培训的档案管理人员必须要具备专业的组织管理能力，这是作为档案管理工作者的一个重要考核要求之一。所以，传统的档案管理模式应该发生改变，不应该仅仅是停滞在保存和借阅的简单层次，在档案的网络以及信息化的进程中，档案管理的权限应该有一定的下放，这是为了更好的构档案的电子信息化平台，让档案资料不仅限纸质档案。而是可以通过互联网进行实时的查询，真正意义上的实现跨地区的工作限制。让档案更灵活深入的应用到各种工作之中。

2.5 创造教师档案保障体系

教师档案管理的科学化进程绝对不是一朝一夕就可以改变的，是需要长期的系统化、专业化结合实际工作情况来进行不断的加深和巩固，这样才为档案管理工作科学化提供最为扎实牢固的保障。中专学校的领导阶层要不断的深化档案管理制度保障以及相关的体系建设，将档案管理的科学化定为重要的工作考核目标之一，为档案管理工作的有序开展提供最完整的保证。

2.6 提升教师档案的利用程度

中专教师档案管理的核心目的还是在于让档案资料更好的运用在工作之中。所以提高档案的利用程度，也是一项核心工作。通过将档案进行电子信息化归档等模式，将档案的利用率大幅度提高，保证档案可以最大程度意义上的发挥重要。当然档案管理人员也要注意工作与实际结合，从而有效的提高档案使用率。

3 结束语

总之，随着我国教育改革的不断推进，中等职业学校内的诸多问题给中等职业学校的档案管理带来了许多困难。由于档案管理的作用是更有潜力的，人们只有在需要档案的帮助时才会真正意识到档案管理的重要性。这种薄弱的档案意识也为档案工作的顺利开展设置了障碍。为了更好地在档案管理发挥应有的作用，学校应该增加投资在档案管理中，更新相关的场所和设施，引进先进的管理方法，培养专业的管理人员，促进学校档案管理的正规化和系统化，并奠定了良好的基础学校日常工作的顺利发展。

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