文书档案管理工作的创新方法探析

摘 要：文书档案管理工作对于一个组织或者单位来说都是至关重要的，很多档案的信息能够为组织的发展提供借鉴和参考，因此文书档案的管理也越来越受到重视。随着大数据时代的到来，信息技术发展的成果惠及了很多领域，文书档案也不应该落后，传统的文书档案管理工作也该逐渐被淘汰了，本文将从文书档案管理工作所存在的问题出发，探究其创新管理方法。

关键词：文书档案;管理;创新

文书档案所记载的信息是一个组织发展历程的象征，也包含着许多经济、政治信息，这些资料的妥善管理对于组织来说是十分重要的。因此，这项工作有必要进行改革和创新，利用科学技术的发展，节约人力、物力，从而更好的为组织服务。

1 文书档案管理存在的问题

1.1 管理制度缺失

文书档案管理存在的根本问题就是管理制度的缺失，虽然文书档案管理工作存在着悠久的历史，但并没有一套科学的管理制度能够对这项工作进行规范。大部分组织都有自己的考核制度、薪酬制度，却鲜有听说那个组织有自己的文书管理制度，大部分是综合办公室或者档案室按照约定俗成的规则进行收集和整理。在这方面的制度缺乏也导致部分人员分不清工作主次，只会机械的收集和整理这些文书档案，而忽视了对这些档案服务和利用价值的开发，文书档案的实际作用并没有被发挥出来。

1.2 领导重视程度不高

在大部分组织中，管理者都对那些能够直接产生经济效益的部门更加关注，对于像“后勤”一样的文书档案管理工作是较为忽略的，在日常的办公流程中地位并不高。很多领导都觉得这只是对于过去资料的收集，只能偶尔提供一些借鉴意义，所以对这项工作并不重视，文书档案管理部门往往是无人问津的。

1.3 管理人员素质有待提高

一些管理者对于文书档案管理工作的认识不够充分，他们认为这是一项较为简单、没有什么技术含量的工作，所以很多组织招聘的文书档案管理人员的专业技术能力都较低。往往应聘这类工作的人也都试图这项工作比较清闲，看起来没什么压力。在入职后，日常的工作也比较敷衍，缺乏上进心，不利于文书档案管理工作的发展。实际上这并不是一项毫无技术性可言的工作，在图书档案管理这个专业中，就要学习组织档案管理、文书学、档案管理学等重要内容，这是本科期间专门开设的学科，是存在专业人员的，看似谁都能做，但并不是谁都能做好，文书档案管理工作实现创新的前提就是建立一支高素质的团队。

1.4 信息化程度不高

大部分组织的文书档案管理工作还都停留于书面上，没有实现电子化、信息化。这一点从各组织每年购进的档案盒数量就可以看出，从档案室内经年积累的档案数量也可以看出。随着大数据技术的发展，云端的储存功能也很强大，不一定所有的档案都要留存纸质版，既占用储存空间，使用、查找起来也非常麻烦。落后的文书档案管理工作已经不适应现代快节奏的组织管理，急需进行创新和调整。

2 文书档案管理工作的创新方法

2.1 加强管理制度创新

文书档案管理工作创新的重中之重就是制度的创新。尤其对于那些没有制度或者制度不健全的组织来说，要在这方面多下功夫。可以借鉴国内外在文书档案管理工作这方面做的比较好的组织进行借鉴，结合自身组织的规模和管理体制加以调整或完善，产生一個适合自己组织的文书档案管理制度，为相关部门的工作提供依据。另外，明确工作重点，收集、整理不是目的，让这些文书档案真正的为组织发展提供借鉴、指明方向才是真正发挥这项工作的价值。

2.2 转变领导观念，加强重视

作为组织领导，不能只关注经济效益，更要总揽大局，用发展的眼光看待问题，文书档案管理工作虽然不能直接创造经济效益，但在陷入困境时，往往是过去的经验能够帮助组织走出困境，这对不同类型的组织都是有着重要意义的。比如医院，遇到一个症状特殊的病人的时候，往往就需要查阅过去的病例，看看有没有相似的案例能够提供帮助，有时候表面的现象并不能完全相信，从本质上找到病因才是更重要的。可能看起来是结核问题，但其实是由于真菌感染所引起的，根据过去的从医经验可能无法一眼看出，但总有特殊的病例可以给医生一些灵感，从而找到问题所在。对于其他组织也一样，文书档案管理工作就像是后备军，当你需要的时候，它总是能发挥自己独特的作用。所以领导者要看到这项工作的重要性，对各部门一视同仁。

2.3 培养管理人才，提高人员素质

建设一个高素质的团队对于文书档案管理工作来说是十分重要的。一方面，在任职资格条件上，可以优先选择具有从业经历的人或者是相关专业的毕业生，他们会对这项工作有着更清楚的认识，往往会认真负责，不会敷衍了事。另一方面，加强员工培训，提高专业技能素质。首先，可以聘请专家或者高校教授给员工进行知识技能培训提高他们的管理水平;其次，定期进行能力测试，并收集日常工作的数据，找到员工的长处与不足，制定相应的奖励或惩罚措施，在绩效考核时纳入相应指标，与薪酬体系挂钩，以促进管理人员专业技术能力的不断提升。

2.4 文书档案管理工作信息化

在信息化时代，文书档案管理工作也应该与时俱进，不断提升信息化水平。一方面，可以对必要的纸质版资料进行归纳整理，按编号分类，这样便于日后的查找和使用。另一方面，可以构建组织内部的信息共享平台，将部分文书档案管理工作上传到平台上，供各个部门参考和使用。就像在医院，遇到特殊的病人，医院也会组织各个科室进行大会诊，并不是病人在心脑血管科就诊，这个科室就关起门来诊治，各个部门都是相通的，就像人的五脏六腑都需要血液循环一样。信息的共享是十分重要的，比如在制造企业，接到客户订单时第一件事并不是投入生产，而是查一查档案，看一看对方是否曾经合作过，信誉怎样，如果至今还有未付清的款项，自然是要先付清款项才能进行下一次合作。有了企业内部的信息共享平台，在接到订单时只需要在系统内查找即可，不用再跑财务部查交易记录等档案，可以极大的提高效率。这样的流程能够最大程度的保障企业的经济效益，避免出现风险。由于可能涉及到核心机密，要着重加强网络安全防护，避免被某些不法分子窃取组织机密，将组织暴露在风险之下。文书档案管理工作的信息化不仅能够最大程度的提高效率，还能够节约成本，减少纸质档案收集、整理以及保存所使用的人力、空间成本。另外，实现组织之间的信息共享也很重要，一些可以公开的资料或者档案可以在平台上公布，各个组织间可以相互交流和借鉴，实现行业的发展。

3 结束语

对于文书档案管理工作的创新要从现状入手，有针对性的进行调整和改进，结合组织内部的实际情况，才能使文书管理工作开展的更加有条理，加强对信息技术的利用，实现各部门之间的交流和信息共享，每个部门都不是孤立存在的，他们之间的业务流程也是有着千丝万缕的关系，信息化能够提高信息流转的速度，迎接档案管理工作的新时代。

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作者简介

宋晓琳（1978-），女，汉族，吉林省白山市，本科，中级馆员，研究方向：文书档案管理。