大学生档案管理与就业探讨

何春平

摘 要：随着我国高等教育的普及程度不断加深，大学生的档案管理工作也逐渐趋于复杂。大学生的档案管理是他们未来顺利进入职场工作的重要保障。本文主要研究了当前阶段大学生档案管理存在的问题，提出了有利于大学生就业的档案管理工作。

关键词：大学生;档案管理;就业

大学生的学生档案中记录这他们从小学开始的学习经历以及家庭情况，能够证明学生的教育经历具有真实性，也能反映学生的思想政治面貌。因此档案管理工作不仅是大学阶段学校的重要保管工作，它也与学生未来的就业有关。如何通过改善档案管理工作促进大学生就业成为了重点研讨话题。

1 大学生档案管理与就业的关系

1.1 档案是证明学生综合素质的凭证

大学生的档案能够证明学生德智体美劳发展的具体情况。当中包括了学生的教育经历、政治面貌、家庭情况、专业成绩、奖惩经历等一系列的情况记录。是证明大学生是否优秀的最可靠的凭证，同时在大学期间也是学校确定保研资格以及相关奖励的重要凭证，它能够直接决定学生毕业之后的发展情况。

1.2 档案是招聘企业发掘人才的基础

在大学生毕业之后如果进入了国家相关单位工作，档案就会被调动到工作单位。如果进入了其他企业工作，档案则进入了户籍地的人才交流中心。而在找工作阶段，企业评判一个人是否优秀的时候，很大程度上会以档案作为评估工作的依据。当企业确定了录取该生以后，招聘者也会仔细研究档案中所记录的信息，制定培养方案挖掘学生的特长，改善他们的不足之处。

2 大学生档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理观念落后

大多数高校接收了学生高中阶段的档案之后，就将档案直接放在了保管处存在，毕业的时候再来登记学生的大学档案。在档案保管的过程中，没有定期对档案进行维护，这种管理方式使得档案发生失窃或者篡改的风险增大，无法保证档案的安全性与可靠性。另外，档案管理工作应当是一个动态的工作过程，这种管理理念也无法保证信息的及时更新。另外很多档案管理的工作人员都不是专业出身，之前做的工作都偏向于行政管理，在档案管理方面缺乏专业度。

2.2 档案管理缺乏信息化技术

很多学校并未意识到档案管理工作的重要性，在这方面投入的资金不足。在管理答案的过程中很多流程仍然采用人工处理，并未做到管理过程的信息化。近年来许多大学都在开展扩招工作，大学生的档案内容以及档案数量只会越来越多，人工管理不仅耗时耗力，甚至会造成档案的缺损、遗漏。

2.3 档案管理机制不全

档案管理工作如此重要，本应该设置专门的机构开展相关工作。但在实际工作中，档案管理工作往往是由某个行政部门负责，管理的机构也各不相同。有些学校将档案划给了学院进行管理，有些学校又采取了集中管理的方式。檔案管理工作学校也没有制定相关的规定条例去规范档案管理工作步骤以及关键点，这种情况使得档案管理缺乏组织性，人员职责不清。

3 强化档案管理工作提高就业率的办法

3.1 提高档案管理意识

高校应该意识到自身在档案管理工作中存在的问题，知晓档案管理工作不仅能够提高学校学生的就业率，也能从侧面反映出学校的管理工作水平，有利于学校未来吸引更多的优质人才。除此之外，针对于学生毕业之后对于档案管理缺乏意识的现状，高校可以经常组织宣传活动普及档案管理的重要性，在学校的官网、学生会以及社团等平台进行相关信息的推广。时要让辅导员对学生进行教育，让学生意识到毕业之后应当如何进行档案管理工作。总而言之。高校不仅要自身重视档案管理工作，也要让大学生意识到档案管理的重要程度以及管理方式。

3.2 运用信息化管理方式

运用计算机等相关科技软件能够有效提高档案管理工作的效率，同时还能建立良好的数据分享平台，使得企业在招聘人才时能够借由电子平台直接进行查阅，佐证档案信息的真实性，同时借由数据分析软件筛选出最符合公司发展期望的工作人员，使得员工获得自己发展的同时促进企业的进步。高校可以进形调查研究，了解档案管理工作完善的其他学校采用的何种档案管理软件，结合学校的实际特点，选择最适合自身管理方式的软件。除此之外，学校也可以自主开发软件。信息化管理档案时要保证线上信息与线下信息一致，为了保证信息化档案管理的安全性，线上信息的查询应设置权限，保证档案工作的安全性。

3.3 建立完善的档案管理制度

为了指导大学生档案管理工作的顺利进行，为帮助学生就业助力。学校必须制定一套科学的档案管理机制，划分档案管理职责的责任人，定期展开档案的清查工作，保证档案的完整性与真实性。另外为了保证企业所看到的大学生档案信息都是最新的，帮助他们做出相关的招聘决策。档案工作部门应该及时进行档案的登记工作。另外，档案的内容制定标准也应该改变，针对企业越来越注重学生的实践能力与综合素质的特点，高校的档案中的内容要多涉及这方面的内容，使得学生的档案内容满足企业用人的要求。

4 结语

大学生的档案管理工作与他们未来的就业关系紧密，高校应该改善档案管理工作理念，运用现代化工具建立最具有学校特色的档案管理制度，使得企业通过大学生档案发掘他们的工作潜力，进而提高大学生就业率。

参考文献

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