浅析运营合约档案管理现状及提升措施

李英

摘 要：随着成都地铁线网发展不断，合约管理类档案归档量逐年增长，管理难度不断加大。如何保障合约管理类档案资料归档质量，坚实履行“档案服务运营”的宗旨，已成为档案管理业务人员日常工作中常思考的问题。本文将以合约档案为例，以点概面浅析运营公司档案管理现状及提升措施。

关键词：合约档案;管理现状;措施分析

合约档案是企业招投标、定标、合同签订、合同执行的真实记录，它承载着企业的昨天、衔接着企业的今天、延伸着企业的明天，是企业重要的知识资产和信息資源，也是企业开展内控、依法经营、促进发展、维护权益的重要基础资料。因此，只有不断提升合约管理类档案质量，才能为公司合约档案长期稳定发展奠定良好的基础。

1 合约档案管理现状

1.1 缺乏档案“前置”管理意识

各类文件材料是企业在筹备、生产、服务、经营和管理等活动中的真实记录，是做好企业档案工作的前提，其形成质量与管理状况，直接影响企业档案的质量。随着成都地铁线网快速发展，合约管理类档案归档量逐年增长，各项目经办人员缺乏档案“前置”管理意识，在项目执行过程中产生的各类文件材料未能有效做好质量卡控，导致各类文件材料形成档案时部分存在不满足归档要求的情况。

1.2 项目种类繁多、归档量大

招投标、合同档案因采购方式不同，可分为招标/比选、询比价、竞争性谈判、单一来源等。随着成都地铁线网规模的快速发展，每年实施的项目不断增长，合约管理档案将面临归档量逐年递增，组卷、归档时，存在部分文件缺失、归档范围不明确等问题。

1.3 缺乏档案数字化管理

合约管理档案组卷、归档后，在档案管理系统中仅按年度、保存期限、排列卷号进行系统导入（即“台账清单”），未对归档文件存储扫描件或其他存储方式进行电子档案系统挂接。目前，合约管理档案借阅、利用仍须使用纸质原件。

传统的合约档案管理方式已不能满足线网快速发展需求，借阅、利用纸质档案原件且面临以下困难及风险：一是档案库房分散，不利于借用人快速查阅相关信息，费时费力。二是非关键性事务可不使用纸质档案，或部分档案借阅、利用频率高，将不利于档案的长期保存，且存在档案遗失风险。

1.4 档案管理人员队伍不稳定

《企业档案工作规范》明确指出：“企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员;各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。”企业档案人员作为企业档案工作的基本力量，是企业档案管理工作最重要、最活跃的决定性因素，保持档案业务技术人员的长期稳定发展，是推动企业档案事业健康发展的关键与力量源泉。

2018年运营公司架构调整成立了档案部，并发布《档案管理制度》。该制度已明确要求，“档案部设专职档案管理人员，各职能部门设专职或兼职档案人员，下属分公司设专职档案人员，建立档案部-职能部门/分公司的分级网络化管理体系。”就目前档案日常管理工作中发现，各职能部门/分公司档案人员存在如下问题：

一是档案业务技术人员更换频繁，档案专/兼职人员仅仅充当“联络人”的角色;二是档案专/兼职人员档案管理业务水平较低，不能对档案进行高效率的收集、整理，归档、组卷质量难以满足规范要求。

2 合约档案管理提升措施

2.1 树立“全员皆档”意识，夯实档案基础管理工作

一是针对新入司员工，可将档案管理相关制度列入入司培训的一项课程，从源头出发，牢固树立“档案意识”;二是增强专业技术部门人员的“档案意识”，提高各项目经办人员“档案管理前置”理念，夯实档案基础管理工作，把好“过程中”所形成文件的质量关，保证后期档案归档质量。

2.2 完善制度建设，实现规范化管理

招投标、合同文件因采购方式不同，所产生的过程文件不同，归档范围也有所不同。如何保证同一采购类型的项目各类资料齐全、统一，需要项目管理部门不断完善、优化制度，明确归档范围，为项目经办部门和档案管理部门提供档案归档依据。

2.3 加强合约管理档案的数字化程度

随着成都地铁线网发展，合约管理档案归档量逐年递增，实现合约管理档案数字化已迫在眉睫。我们应时刻树立“档案服务运营”的管理理念，通过提高信息化硬件设施、建立和完善信息化管理水平的措施，进一步对传统的合约档案管理模式加以补充和完善，以提高合约管理档案的数字化程度，为各部门、分公司档案利用人员提供便利。

2.4 加强档案专业人员队伍建设

一是要加强对企业档案人员的培训工作。随着社会的发展与时代的变化，档案工作也在不断变化，只有不断提高档案人员的素养和专业水平，加强档案人员的教育和培训，不断更新、拓展知识，以适应档案工作的需求。二是力求档案人员队伍的相对稳定发展。档案作为维护企业经济利益、反应企业面貌的重要工作，原始地记录了企业的发展过程，具有连续性和稳定性，因此，企业不仅要配备足够数量的档案人员，并保持企业档案人员队伍的相对稳定，促进档案工作可持续发展。

3 结束语

目前，合约管理档案仍处于薄弱环节，为提高我司合约档案管理工作水平及质量，在合约管理类档案工作的开展过程中，应通过树立全员档案管理意识、完善相关管理制度、加强档案数字化程度，保持人员队伍的相对稳定等有效措施，进一步提高合约档案管理工作的水平，保障合约档案归档质量，为公司合约档案长期稳定发展奠定良好的基础。

参考文献

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