浅析军事代表应用项目管理方法开展合同监管

2019-11-05

福建质量管理 2019年20期

(海装武汉局驻武汉地区第一军事代表室湖北武汉 430064)

根据军事代表制度调整改革要求，军事代表职能由质量监督和检验验收调整为合同履行监管，合同监管内容主要包含质量、进度、费用、风险等方面，相比较以前职能更加宽泛，专业化程度更高，传统的单纯以专业划分为主的质量监督管理模式已无法满足军事代表合同监管职能的需要。项目管理作为一门学科和特定的管理方法，是指在有限的时间、空间、预算范围内，将大量的人力、物力组织在一起，使项目的各项实施活动达到最好的绩效，从而实现对质量、进度、成本的预期要求，圆满完成项目任务，实现项目目标。与军事代表在合同监管中的质量监督、费用监督、进度监督等职能相契合，因此军事代表可以将一项合同监管工作作为一个项目，以项目管理的思维、方法、手段来完成合同监管工作，按照立项阶段、过程管理、结项管理的阶段完成合同监管工作，从而使合同监管工作更加专业化、职业化。

一、策划阶段工作

接受合同监管任务后，军代表室根据合同情况指定合适人员担任项目组组长，由项目组长组织开展项目开始前阶段策划工作。

(1)定人员。对即将要监管合同的复杂程度、时间周期、专业重点进行初步分析，提出项目组初步人员需求。有些项目规模庞大、工作复杂、时间紧迫，不确定因素多，有很多新技术、新情况和新问题需要不断研究解决；而且，项目实施中涉及部门和单位较多，需要相互配合、协同攻关。因而，对此应配备专职项目组人员对项目进行专门管理。有些项目的规模较小，工作不太复杂，时间也不太紧迫，项目的不确定因素不多，涉及的单位和部门也不多，可以以项目组组长为主，项目组人员可以由其他项目组人员兼任。原则项目组人员确定后不再变化，以保持人员的延续性。

(2)细分任务及分工。组织项目组人员对合同进行解读，确认合同要求及执行方法，在承制单位提交的质量计划、建造网络图、风险分析报告等基础上，从质量、进度、费用、风险等方面细分合同监管的工作，做到任务清单化、进度表格化并将细化后的任务分工到个人。

(3)明确项目组管理制度及工作流程。根据项目需求，确定项目组制度，如合同管理、质量管理、费用管理、沟通管理等制度。

在以上工作的基础上，项目组形成项目实施方案，由军事代表室组织对方案进行评价。具体评价可以参照以下模型(表1)。

表1 合同监管项目实施方案评价表

二、过程管理阶段

项目实施的组织是指在项目中对质量、进度、经费实施服务和资源调配进行有效管理和控制，以保证监管工作的正常开展，达到监管工作的总体目标。

(1)坚持例会制度。例会制度是项目组进行沟通交流、发现问题、制定解决问题措施的重要方法。召开项目组内例会，讨论项目进展情况，总结问题，分配项目工作任务，会后要形成项目周例会会议纪要，并视情形成阶段项目进展报告。(2)抓实节点考核。节点考核是军事代表依据合同约定的节点考核内容，对装备承制单位合同履行质量、进度、费用等情况进行检查考核，出具节点考核意见，是合同节点经费支付的重要依据。对装备承制单位合同履行重要节点开展检查与考核，是军事代表机构履行合同监管职能的重要内容，是防止装备采购合同履行风险持续积累的有效手段。通过节点考核可以掌握所监管的项目是否按照计划进度实施；质量是否得到保证，有无质量信息偏差或遗留质量问题；成本控制是否得当，有无超预算情况等。

(3)注重加强沟通。注重项目组内部沟通，使项目组成员更好地了解自己的工作以及整个项目的进展情况，促进项目组成员之间更好地合作，也为项目决策者提供及时信息。注重加强与合同监管相关方之间的沟通，加强与承制单位之间的沟通，及时掌握合同履行过程中隐含的风险，加强与兄弟单位之间的沟通，掌握上下游单位供货纳期、用装需求等相关情况，视情对合同监管工作进行调整，采取有针对性的措施，及时解决存在的问题。