“互联网+教育”背景下高校会务智能管理机制研究

莫莉敏

摘  要：高校不仅是为社会培养人才和实施教育教学的机构，也是传承人类文化和服务社会的重要机构。高校有义务促进校际的学术交流与研讨，为更好地交流与研讨创造良好的条件和空间，这是有效地加强校企合作、校地合作的措施和良好载体。随着互联网时代的不断发展，高校的会务工作也在进行不断的改革与完善，在“互联网+教育”背景下高校会务智能管理为会务工作带来了良好的机遇，将智能管理模式大力推进，能够有效提高会务工作的效率，改进当前高校会务管理工作的不足，从而达到完善创新创业实践的目的。

关键词：“互联网+教育”  高校  会务  智能管理  研究

中图分类号：G642    文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）07（b）-0211-02

随着我国科技的不断发展，互联网应用技术和云技术已经被越来越广泛地应用于高校的会务工作智能管理模式中，这为高校会务工作带来了机遇和挑战。面对新形势下的会务工作，需要在工作方式和结构模式构建上做出创新，从而适应信息技术模式下高校的发展。目前就我国现阶段高校的管理机制来看，多数仍然采用科层制管理模式，管理行政化仍是我国高校管理中的主要特征，陈旧的管理机制是阻碍高校会务工作管理模式创新的瓶颈。因此该文首先针对传统的高校会务工作管理机制中的问题进行简要分析，然后对新时代“互联网+教育”背景下高校会务智能管理机制研究做具体阐述。

1  当前高校会务工作中存在的问题

1.1 缺乏专门的会务接待机构

就目前高校会务工作的落实来看，部分活动经费充足的高校能够兴建校内会务中心、设置会务接待办，能够做到在会议举办的期间专项事宜有单独的部门负责，有专门的责任人管理。但是由于多数高校注重会务工作精简化和集约化的原则，缺乏专门的会务接待机构设置。在会务小组的成立上都是临时性的，采用抽调高校各部门后勤处和教育技术中心等职能部门工作人员临时构成接待小组的方式，因此会议结束之后，往往造成部分资产无人管理、账务尾款久拖不结，这为会务工作的高效开展形成了严重阻碍。

1.2 工作人员的专业素质较低

由于会务工作小组的成立多数都是临时性的，小组成员来自高校中不同的部门和岗位，工作人员的专业学科背景也不尽相同，素质也参差不齐，并且小组接待人员也都没有接受过系统的会务接待工作培训，因此工作人员在实际工作中呈现出的专业素质较低。尤其是在会议接待礼仪方面，常常出现不严谨的态度和不端正的行为，这都是阻碍高校会务工作效率的直接原因。

1.3 会务工作缺乏智能管理

传统的高校会务工作仍以人力资源为主要方式，因此在工作效率和专业性上还有很大欠缺。采用以人力资源为基础的会务工作，首先要求会务后勤组的专业人员申请会议场地，并将时间、地点和参会人数逐步确定下来，然后是会务秘书组准备会议稿件材料、签到簿等，同时还要将参会人数进一步进行落实，如果人数有变动，还要进行进一步调整。工作准备就绪后，还要向上级部门取得场地的获批权，如果场地审批没有通过，之前的准备工作还要进行重新调整。因此传统的会务工作模式缺乏智能管理，会使整个会议准备和进行的流程十分繁琐复杂，并且工作效率也相对较低。

2  “互联网+教育”背景下高校会务智能管理机制研究

2.1 会议宣传管理设定

会议宣传管理功能的设定需要秘书组在互联网系统上建立“建会导向”功能，在“建会导向”中选择会议数据模块，将会议的人数、时间和会议内容填写在其中。然后由宣传组工作人员利用HTML5或微信编辑器等功能将会议宣传通知的网页板块设计出来，这样可以使参会人员在得到会议通知之后，直接打开相关网页就可以对会议相关事宜和内容进行了解，并在微信客户端或网页上自主输入个人信息。

2.2 会议嘉宾信息管理设定

会议嘉宾信息管理的设定由会务工作组的秘书人员来完成，秘书组人员要将参会嘉宾的信息在网页客户端或微信客户端中进行输入，并将信息导入云平台所属的会议数据库中的相应嘉宾信息板块。会议嘉宾信息录入包括基本信息、住宿信息、费用信息以及会议资料领取信息等。在网页客户端或微信客户端会自动弹射出引导嘉宾填写的信息板块，并由秘书组登录管理人员通道方可进行成员信息的查询。

2.3 会议场地管理设定

会议场地管理的设定由会务组后勤管理人员通过对各会议场地的考察了解，然后将场地的实际情况在网页上进行填写，填写的内容要尽量详细，包括会议活动的所在城市、日期、参会人数以及会议预算和人员的联系方式等，将这些详细的资料反应给会议场地服务商，以便使其针对会议的实际需求提供科学的方案以及场地提供方的联系方式和报价，通过这样的方式，既能提高会务工作的效率，还能省去经销环节和中介费，从而节省不必要的开支。

2.4 会议签到管理设定

会务工作的接待组在会议签到管理设定的板块上，可以在签到处设置手机微信二维码登录，通过二维码可以将参会人员的身份证信息有效识别出来，从而为签到环节带来方便，这样能够省去传统的人工签到环节，不仅方便快捷，准确度也较高，还能有效减少人力投入，提高工作效率。接待组通过二维码认证完成签到任务之后，到会的嘉宾人数和缺席人数便一目了然，并对临时报道人员和缺席人员的原因及时掌握，从而做好下一步的准备工作。

2.5 会议信息管理设定

会议信息管理包括会议的时间、内容、具体安排、会务工作的和服务信息，以及会议通知单的查询、参会人员基本信息等，涵盖的范围非常广泛。在会议信息管理板块的设置上，要在网页版和微信版中通过输入网址都能将会议的信息快速查询出来，从而为秘书组对照会议签到名单提供方便。同时还要在会务工作云平台上建立会议信息数据库，并将信息转至会议发言代表的邮箱或微信。

2.6 设备流程管理设定

设备流程管理的设定基于Microsoft Windows系统上，将流程设置与设备管理有效融为一体，将设备操作进行灵活的转换，从而推动会议各个活动的进展，从而实現高校会务工作的智能化管理模式。会议的主持者和会务后勤工作人员可以通过会议秩序控制模块完成会议会序，同时通过系统能够将此次的会议议程显示出来。

2.7 查询统计管理设定

查询统计管理模块的设定为参会人员提供查询记录的方便，参会人员可以通过网页版或微信版对会议的基本信息进行查询。通过网址输入，进入到“查询统计模块”可以将此次会议基本信息和会议内容以及每次会议纪要显示出来，从而为参会人员的会议传达和会后的交流探讨提供平台。另外对于会务工作管理方而言，能够为汇总参会人员地域系统、单位性质统计、职称职务统计、参会天数统计以及费用统计提供更系统、更方便的服务。

3  结语

总之，通过对高校会务工作的智能化改革，有效地将“互联网+教育”模式相结合，既推动了高校会务工作的现代化转变，还能够通过内向挖掘，实现校内创新和创业资源的相互整合，为高校人才的培养提供良好的机遇。提高高校会务工作的效率对高校的创新创业发展有重要的推进作用，不仅实现了高校的人才资源可持续发展，还能够推进创新创业与高校各职能部门之间的深度融合。

参考文献

[1] 谭竹君.高校利用“互联网+”推动会务工作创新的措施分析[J].企业改革与管理，2017（3）：208-209.

[2] 牛立蕊，李汉超，王英，等.“互联网+教育”背景下的高校实践育人组织管理体系创新研究[J].高教学刊，2017（16）：1-3.