Excel教学中的高级筛选问题

刘婷婷

Excel的筛选功能可以帮助我们从已有的复杂数据表中轻松得到所需数据，筛选功能有两种方式：自动筛选和高级筛选。其中“自动筛选”只能用于条件简单的筛选操作，不能实现字段之间包含“或”关系的操作;“高级筛选”则能够完成比较复杂的多条件查询，并能将筛选结果复制到其他位置。科学设置高级筛选中的条件区域，能够将Excel高级筛选功能发挥到极致。

一、高级筛选的操作要点

（一）条件区域的设置

高级筛选的重点和难点就是条件区域的设置。在高级筛选时，我们必须在工作表的空白位置建立条件区域。这个条件区域和要进行高级筛选的数据区域一样，也有字段名，但没有记录。条件区域的第一行是字段名，第二行开始就是条件。

1.字段名

举例说明，数据区域如图1所示。

在图1中，A1：A6是字段，A1的内容是字段名。

图2中，“姓名”“数学”“英语”“生物”就是字段名。

条件区域的字段名，顺序可以和数据区域的一样，也可以不一样，但字段名必须和数据区域的一样。所以，最好就是从数据区域把字段名复制过来，而不要自己去录入，以免出错。

2.条件

（1）条件的逻辑关系

条件是高级筛选的条件区域的关键。条件区域的第二行开始就是条件行，用于存放条件式，同一条件行不同单元格中的条件式互为“与”的逻辑关系，即其中所有条件都满足才算符合条件;不同条件行单元格中的条件式互为“或”的逻辑关系，即满足其中任何一个条件式就算符合条件。

（2）实例

条件1：筛选出“数学”<60，且“英语”<60的所有记录（包含字段名：数学、英语）。

条件2：筛选出“数学”<60，或“英语”<60的所有记录（包含字段名：数学、英语）。

条件3：筛出“数学”成绩为80（包含）和95（包含）之间的记录（包含字段名：数学）。

条件4：筛出“数学”成绩为80（包含）和95（包含）之间的“陈”姓的学生记录的记录（包含字段名：数学）。

条件5：筛出“数学”成绩为80（包含）和95（包含）之间或“陈”姓的学生记录的记录（包含字段名：数学） 。

说明：

条件1和条件2容易理解，条件1是“与”的逻辑关系，两个条件式在同一行;

条件2是“或”的逻辑关系，两个条件式在不同行，或者说两个条件式占两行;

条件3 数字80（包含）和95（包含）是一个数据区间，也是“与”的关系，条件式在同一行;

条件4本身“数据区间”就是一个“与”的关系，再和“姓名”是“与”的逻辑关系。三个条件式都是“与”的逻辑关系;

条件5“数据区间”是一个“与”的关系，再与“姓名”是“或”的逻辑关系，三个条件式，两个“与”的逻辑关系，一个“或”的逻辑关系。

它们的条件区域如下：

通过以上可知：在Excel高级筛选中，最关键的就是对条件区域的设置，条件区域中最关键的是条件式的设置，条件式中各是“或”还是“与”的逻辑关系，“或”的条件式不在同行，“与”的条件式在同行。

（二）打开“高级筛选”对话框

单击“数据”选项卡中“排序与筛选”功能区的“高级”命令按钮，打开“高级筛选”对话框。

（三）设置筛选方式

（1）在“方式”下，选中“将筛选结果复制到其他位置”的单选按钮（如图5所示）;

（2）单击“列表区域”右侧的拾取器按钮，进行单元格区域选取;

（3）单击“条件区域”右侧的拾取器按钮，选取输入的筛选条件单元格区域;

（4）单击“复制到”右侧的拾取器按钮，设置显示筛选结果的单元格区域;

（5）单击“确定”按钮。系统会自动将符合条件的记录筛选出来并复制到指定的单元格区域。

注意：若要通过隐藏不符合条件的行来筛选区域，请单击“在原有区域显示筛选结果”，系统会自动将符合条件的记录筛选出来并复制到指定的单元区域。

二、实例应用

在“第二学期成绩表”中用高级筛选将“数学”成绩为80（包含）和95（包含）之间或“陈”姓的学生记录的记录筛选出来，复制到以A20单元格为左上角输出区域，条件区是以H1单元格为左上角区域。完成后以原文件名保存。

操作步骤：

（1）设置条件区域：“数学”成绩为80（包含）和95（包含）之间是一个区间，两个相同的字段名，姓陈，姓名中第一个字是“陈”，不管是单名，双名还是三名，都能表示的就是特殊字符“*”。

（2）将光标放在A2：F13的任一个单元格中，在菜单栏上选择“数据/筛选/高级筛选”，就会弹出“高级筛选”的对话框，如图8所示。

方式：有两个单选项，一般情况下，我们都希望符合条件的结果另外显示，所以我们都是选“将筛选结果复制到其他位置”这个单选项;列表区域：是指数据区域，本题就是指A2：F13整个数据表区域;条件区域：在本题中是指H1：J3区域;复制到：在本题中是指A20单元格;选择不重复的记录：如果条件式中出现了“或”逻辑关系，就有重复记录的可能，可以将该复选框勾上。

单击“确定”按钮后，就会出现如下图所示的结果。

三、高级筛选中易出现的问题

（一）选择的条件区域与原表的数据区域不能严格区分

填写筛选条件时，若所选条件区域和原数据区域紧密相连，则Excel在进行筛选操作时不能严格区分数据区域与条件区域，从而产生错误结果。所以，条件区域与数据区域之间至少要相隔一行或一列，这样才能使筛选得以正确顺利地进行。

（二）条件字段的格式和数据区域的字段格式不一致

在填写条件时，若条件字段的格式和数据表字段格式不一致，在筛选的过程中，计算机会把它们视为不同的字段变量名，这样就不会产生正确的结果。例如，原数据表的字段名文字字体为“红色隶书加底纹”，而填写筛选条件时字段名文字字体与此不同，则不能得到正确的结果。为了方便、快捷、准确、可靠地填写筛选条件中的字段名，可以从原数据区将筛选条件所使用的字段名完整地复制到条件区的对应位置。

（三）条件字段写法不符合规则要求

条件字段名称一定要写在同一行，条件要写在对应条件字段的下方。若字段名不写在同一行，或条件不写在对应字段的下方，则Excel无法正确地识别。

（四）条件判断错误

所谓条件判断错误是指对题意分析错误，将“或”条件理解为“与”条件，或将“与”条件理解为“或”条件。

利用高级筛选条件区域中多重条件筛选的实现，可以查找出满足多个条件的记录。高级筛选不仅适用于成绩表，而且在工资表、销售统计表、员工信息表等各个方面都有很强的实用性。高级筛选就像一块智能吸铁石，正确充分地利用好，那么我們所要找的资料，就能统统迅速一网“筛”尽。

责任编辑 陈春阳