带钩或不带钩选择方框批量自动换

马震安

1.改造工作表结构

新建工作表Sheet2，将原表中的“性别”字段拆分成“男”、“女”两个字段，“学历”字段拆分成“小学”、“初中”、“高中”等字段。然后，新建的工作表需要與原工作表进行数据关联，在第二行的“男”字段处输入公式“=IF（VLOOKUP（$B2，Sheet1！$B$2：$F$7，2，FALSE）=$C$1，"R"，"F"）”，“女”、“小学”、“初中”及其他级别的字段处也输入类似的公式，不同之处在于将“$C$1”中的C改为该字段所处的列字母，如“小学”为“$G$1”，向下填充到相应单元格中。这样，邮件合并所需要的电子表就构建完成了（图1）。

2.建立邮件合并

打开Word模板文件（即职工信息确认表），利用邮件合并的方法，将工作表中的字段插入到Word模板中的相应位置。完成合并后点击“编辑单个信函”，在弹出的“合并到新文档”窗口中选择“全部”，确定后就生成了所有人的信息确认表（图2）。

3.替换字符

将光标移到文档的开始处，切换到“开始”选项卡，依次点击“查找→高级查找”，在弹出窗口的“查找内容”处输入“R”，在“替换为”处输入“R”，点击“更多”，将光标放在“替换为”处，点击“格式→字体”，在弹出窗口处，“西文字体”处选择“Wingding2”，点击“全部替换”;同理，将字母“F”直接替换成一个方框符号即可（图3）。这样，就将字母“R”批量替换成带钩方框，将字母“F”批量替换成空白方框，从而完成所有带钩或不带钩方框的替换。