工程投标文件编制效率的提升策略探讨

周玲玲

摘要：在建筑市场发展的过程中，市场机制和秩序的建立对于实现市场的开放和竞争有序具有至关重要的作用。招投标制度的推行有利于建设工程不断实现规范化的管理。通过质量信誉高技术先进管理规范的施工队伍，实施建设工程可以为工程打下良好的基础。随着近年来我国投标制度的日臻完善，在投标过程中对投标单位的要求越来越高。本文以工程投标文件编制效率的提升策略探討为研究核心，分析阐述了在有限的投票时间内编制出高效优质，符合招标文件要求的投标文件，提高投标文件编制效率的相关内容，为投标工作的开展提供理论和实践性的依据。

关键词：工程投标;文件编制;效率;提升策略

全球经济一体化发展模式下，我国的经济已经进入到新的发展时代。国家的基础建设日益完善，建设工程是开展基础建设的首要工作，在建筑工程的实施过程中，投标工作是一个重要的环节。随着我国建设工程招投标制度的实施对建筑安装工程的成本，工程进度和提高工作质量有了新的要求，施工企业在生存和发展的过程中需要根据市场竞争的情况来进行内部和外部的不断调整。规范工程招投标程序的完整性，实现在投标过程中相关文件的编制，科学化和规范化有利于工程投标的过程中获得更好的效果，工程投标文件编制效率的提升对于施工企业具有至关重要的作用，能够通过科学规范化的管理，实现建筑工程企业在竞争中获得良好的优势。近年来，我国建筑工程在进行建设之前，为了能够使得建筑工程的质量得到保障，并且最大限度的节省资金以及施工时间，都会采取招投标的运作方式来执行，同时利用公平、公开、公正的原则来加以控制，这对于我国建筑行业的运作来说，起到了良好的促进作用。建筑施工企业本身在参与投标的过程中，务必要依据自身的各方面条件来采取科学合理的报价措施及技巧，以此来提高竞标成功的机率。

1清晰投标编制流程，做好文件作业指导

投标文件编制的过程是一个系统化的过程，在投标文件编制的过程中需要掌握好各个环节之间的逻辑关系。在投标文件编制的过程中，每一个环节之间都有着相关的联系，而且投标文件的编制过程处于一种动态化的状态。编制标书需要进行投标报名，报名之后获取招标的文件，根据是否参与该项目投标进行评审，通过审批投标手续的确认来组织人员进行确立投标工作。在投标文件形成初期，需要收集满足投标文件要求的相关材料，根据编制技术文件和商务性文件对文件进行复核、审查、密封、盖章，在开标现场递交投标书等一系列活动。所有的连串性的工作都需要根据逻辑性的关系进行梳理。投标工作开展的过程中环节和环节之间紧紧相扣，细节和细节之间紧紧衔接，如果出现了程序上的错乱就容易导致投标活动最终失败。投标文件的编制整体的流程需要从宏观上进行掌控，更需要从细节上进行推进，投标工作流程的每一个环节和各项工作之间的关系都需要建立起密切的联系，无论是静态的关系还是动态的关系，在标注作业指导的工作流程图中都需要明确各个流程的相关任务。投标文件编制工作中的整体程序需要条理清楚、标准明确、职责清晰、程序规范，每一项具体的操作过程中需要按照相关的规范进行操作，通过工作时间工作效率的提升来达到编制流程的规范化。

2运用数据管理技术，建立信息管理系统

投标书编制的整体过程中，会发现招标文件里需要涉及技术人员单位业绩等多个限定要求的相关问题，在单位符合要求的人员是多少，业绩够不够，是否具有投标的资格都需要在投标前进行确认。那么，根据一般的情况往往不能够确定部分人员和单位业绩的相关要求，在技术人员的身份证、毕业证、职称证、获奖证等相关的信息上还需要进行每个人的确认，如果是中间的个别人出现了差错，工作就会进展得缓慢。编制单位的业绩中需要从单位获取符合招标文件相关的业绩要求，通过中标通知书、合同业主证明、竣工验收报告和相关的原件，还需要进行具体的扫描，这种工作方式费时费力，又无法快速获得标书内所需要的信息，那么就需要在投标文件编制的过程中运用数据管理技术建立数据的信息管理系统，以更好的规范科学投标的相关问题。建立投标信息库是现代化投标单位具体要进行的系统性改革，通过数据库能够编制出高质量的投标文件，在规范建立投标信息库的过程中需要掌握好组织理论，学过管理统计学以及运筹学相关的内容，对投标的信息库进行综合性的限制，要求投标信息库的内容具有全面性、系统性、及时性，而且具有搜索的便捷性，在各种证件到期的过程中都要有提醒功能，通过新内容的提示来使投标信息库更加完备，在投标信息库的整体建制的内容中需要涵盖投标的所有内容，需要选择有经验的人管理投标信息库，专业人员管理，既要懂得招投标的相关内容，又要明确数据处理的相关能力。例如标书人员、单位业绩信息、企业信息、业主信息和行业信息等方面都要在数据库中集中体现出来，标书的模块可涵盖年代地区类型，根据不同的模块收集到数据库中，每个标书编制的过程都包括了准备阶段、投标编制阶段和投标的后期阶段，在人员模块的设计中需要按照专业职称年龄学历进入，自然情况的设定，人员的模块，每个人要进行个性化的编制，通过实时信息更新来获取数据库的准确性，单位业绩模块需要按照类型年代入库，根据每个项目中标的通知书合同，业主证明，获奖证书项目情况等进行全部信息的收录，企业信息方面，各个施工单位要按照资质证书、财务信息、企业概况、组织机构等方面的问题进行综合性的架构。业主信息的模块需要建立业主人事机构办事指南等信息管理，通过所有的信息管理来确认内容上的可行性，内容在实施的过程中更要掌握好信息是否符合相关的要求，在具体的设计过程中各个模块的信息需要实时进行更新，投标信息管理系统要做到数据库的精准，通过数据检索功能来编制投标书，可以迅速准确的找到所需的最新资料，编标的整体过程就会呈现出信息化管理的状态节省了大量的时间，能为重点问题的确认提供充裕的时间，在现代化的投标文件编制过程中信息化的应用越来越广泛，依据互联网技术的操作，能够使投标文件的编制工作进入到快车道的发展状态。

3精确控制文件编制过程，做好多个环节控制

投标文件的编制过程需要在每一个环节和内容进行精确的控制，对于多个环节的控制，需要从流程上进行总体上的指导。投标文件过程的控制，响应招标文件的要求，对工作进展进行稳定性的控制，控制重点文件的质量按照关键环节和主导因素的操作来控制策划好文件编制的过程，在文件编制的过程进行全程的監测控制，实施过程中进行精确控制，就是为了有效控制投标活动的质量关，在文件编制过程前，按照标书作业指导制定控制策略，哪一个环节需要进行哪些内容都要提前做好准备，过程控制实时监测实际上就是为了把好质量关通过每一个环节对投标文件编制过程的复核审核，质量控制，要选择标书编制经验丰富的人员进行操作，通过控制策划的实施整体进行，各个细节的控制，在文件编制的过程中，实施各个细节的质量关控制，就要对文件的编制总体过程进行细致的监控，通过动态性的监控来使文件编制过程，能够有效的反映出编制过程中存在的相关问题，遇到了相关问题及时进行改正，根据投标文件编制过程中的问题进行修改性的措施，通过一定突破性的改进，能够使投标文件的编制更加符合招标单位的要求，完善和健全投标工作的过程，使过程更加趋于科学，通过控制遗漏控制，不适应问题的研究，可以在文件编制实现的过程中运用创新的方法，使先进的文件编制方法能够及时的参用到投标文件编制过程中。

4重点难点问题梳理，解决方案设计相关问题

在投标文件编制的整体过程中，有一些是普通的问题，还有一些重点问题需要进行专项的研究，投标单位经常会遇到很多不限定或者是部分限定的投标报价，开放式的方案设计，在投标文件的重点环节控制中，这些不确定性的因素是编制过程中需要注意的核心问题，在投标文件编制过程中的评价上，这些问题的评分分值也会处于较大的状态，文件编制的重中之重就是对于重点问题进行控制，重点问题，通过一个窗口展示了投标单位的企业实力，投标单位的投标策略，决策整体方面都要强调策略性和技巧性。投标文件中出现投标企业的实力或者是投标企业的专业性的设计都需要进行专门的控制，从业主竞争对手行业领域搜集到的大量信息需要建立起测试的模型通过提升标书编制的质量而达到角色的目标，在这一点上重点问题的研究就显得尤为重要。例如投标文件中涉及的图纸设计说明、技术方案、工期计划、人员等相关内容需要明确。法定代表人身份、法人授权委托书、投标函、投标函附录、投标保证金交存凭证复印件、对招标文件及合同条款的承诺和补充意见、工程量清单计价表、投标报价说明、投标报价表、投标文件电子版、企业营业执照、资质证书、安全生产许可证等相关内容，对一些文件资料要实施准确清晰的复印件的设计，例如企业营业执照、企业资质等证书，需要按照施工安全管理部门出具的安全生产证明材料和安全资格证进行设计，在投标文件编制的过程中，重点的内容是技术部门的相关内容，例如施工部署、施工现场平面布置图、施工方案、施工技术措施、施工组织和施工进度计划、施工机械设备配备情况、质量保证措施、工期保证、措施安全、施工措施、文明施工措施，在重点问题的梳理上，需要确定工程量的差异，材料的价差，取费的高低，利润的高低等相关内容。

5有效总结投标过程，建立客观评价机制

投标过程是一个具体而复杂的过程，对于投标全过程进行总体控制就需要在投标结束的过程中进行汇总和深入分析，根据客观评价以指导后期的投标工作。对投标工作的具体情况，投标过程中的优缺点，投标过程中的实践进行相关的总结。从整体上、具体问题上和相关细节上进行梳理，对于投标产生的效益进行评估，在评估的过程中需要掌握好投标过程的具体工作的执行的评价，也就是说从具体环节中发现缺点，发现文件编制过程中存在的缺陷，通过建立起客观评价机制，能够让施工单位更好的梳理自身工作上的问题，通过对于矛盾的解决来更好的创新工作方法，工程投标过程中涉及的内容多，环节复杂，投标的文件，资料相对要求严格，那么投标文件的编制过程，就需要控制好操作的流程和相关程序。根据问题的重点进行点线面的立体式操作才能够符合现代企业的要求，在新经济时代现代化的企业需要科学规划，才能够使企业在市场竞争中获得更好的效益，在实施投标文件编制的过程中，就需要以更加精准的操作和现代化的管理手段，使文件编制工作能够纳入到系统化的管理轨道上，使投标工作能够获得全方位的提升，这是投标工作发展的过程中需要进行的建制性的改革，也是现代化企业实施新一轮改革过程中需要重点掌握的问题。

6结束语

施工企业在进行投标工作管理过程中，对于招标的文件施工图以及投标前的现场考察需要从宏观上进行把握，更要从细节上进行推进。企业自身的管理水平和市场价格需要实现完整的对接。在市场竞争中，提高工程中标率是施工企业在招投标工作中的重点，内容在工程投标文件编制效率的提升方面，需要从总体上进行把控，更需要在各个环节按照规范化的要求进行操作，通过精细化的管理，使投标工作更加符合招标单位的要求，使建筑工程的施工具有了理论性的根据。