基于公共服务视角下档案业务流程再造初探

任惠平

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-147-02

摘 要 作为档案馆应该担任起的基本职责有两点，一是要积极回应群众不断提高的信息需求，二是要让其的公共服务水平和能力不断加强。而档案业务的流程再造首先是在企业管理中的理论——流程再造理论的基础上，加上现代化信息技术的使用，将档案馆原来一直使用的工作程序以及组织体系等先进行重组工作再进行改造工作，也就是档案馆的流程再造，再造后档案馆的业务处理中心变化最大，要增加进行流程再造前，处于档案业务中各项档案资源的培训工作，例如：资源开发、管理、服务以及职能等等方面的培训。因此档案馆组织结构的核心体系就变成了业务处理中心，再加现代化信息技术的使用，档案馆的综合管理以及收集部门的工作效率和方式会完善的更加好，能够有效的帮助进行改造工作后的档案业务流程稳定的运转下去。

关键词 公共服务 档案业务 流程再造

新时代政府变革和公共行政的重要核心理念就是公共服务，同时公共管理中最为重要的职能之一就是公共服务。公共服务不仅可以使我国的广大人民群众最基本的公共福利得到保障，从每个人对公共服务的选择上看出人们对于服务的喜好，还和广大人民群众对于公共的服务需求相关利益是相挂钩的，更是我国通过国家权利来得以实施的一种责任活动，本文分别分析了可以加强档案馆公共服务能力的兩个方面，要对档案业务进行流程再造的方向以及改进策略是什么，以及什么是档案业务进行流程再造的方法和要点等等三个方面。现在报道如下：

一、“回应”与“责任”——提升档案馆公共服务能力的两维视角

一是档案馆最基本的使命就是服务于广大人民，将过去的社会事件等记录并保留下来，并且现在每个地方政府的重要信息资源都是由档案馆来进行发布工作同时进行记录和保留的。在过去，档案馆主要的工作就只是管理档案，然而随着现在新时代的经济和信息快速发展，仅仅只是对档案进行管理已经无法给广大人民群众带来满意的服务了，需要让其的公共服务水平和能力不断加强，同时起到创新供应更多信息资源的功能作用，因此，对原有的档案业务部门的工作方式进行重组，让其变得更加完善，是新时代的档案馆必须要做的。

二是近几年我国的互联网信息技术以及计算机都在快速的发展着，其对群众带来的变化可以说是更新换代，相比档案馆来说，新时代互联网和计算机有着更加及时、精准、个性等等的优势，这就导致人民群众对于信息的获得和搜索方式等更多都使用计算机和互联网来进行，而档案馆想要获得更好的发展，就必须提升公共服务能力以及进行资源整合的能力。

二、从何着手——档案业务流程再造的策略与方向

（一）以群众需求为导向

介入到政府组织的各项活动中去给广大人民群众提供满意的服务就是公共服务的主要工作内容，也是其组织活动的重要目标导向。相比起公共管理活动来说，平等性以及双向性是公共服务固有的特点，因为公共服务是可以随着人们不同的需求而给出不同选择的服务。而在档案馆日常工作中，人民群众才是公共服务工作的主体和核心，体现在人民群众可以通过各种途径来参与公共服务活动并且对其进行评价，在活动中获得了公共档案等产品信息的同时也享受了其他公共服务等，档案馆可以通过调查的方式来分析人民群众对其公共服务和档案产品的体验感，再根据反馈来对公共服务进一步进行完善。

（二）以组织扁平为特征

档案业务体系的构架在过去更注重根据职能来分设不同的服务体系机构以及部门来进行工作分配，因此档案馆内的每个服务机构与部门之间都因为职能的差别在工作中沟通不顺畅，处理事情的反应较慢，工作的效率不够高。导致无法适应政府要往服务型发展的要求，也没有及时的回应、满足广大群众对多种个性化以及多样化档案的需求呼声。而档案馆流程再造的方向就是广大人民群众的需求，对档案馆先进行重组工作然后再进行改造工作，重新把档案馆从上而下的金字塔组织构造整合一遍，再造后的流程更为注重对档案馆事务以及服务工作的协调性、通畅性，再造后全新的流程中在责任制和授权制下管理的层级更少了，同时管理的区域增多了，让精简、扁平成为档案馆流程组织结构的重要特征。

（三）以信息技术为手段

满足广大人民群众的公共需求并且提升满意度是档案业务进行流程再造的主要目的，而档案业务进行流程再造就是对档案馆的工作先分析其重要的节点再针对性的进行重新设计再造的一个过程。在过程中再加上使用新时期现代化的管理方式和信息技术，就能有效的达成服务管理和功能技巧等方面最大的集成。限于信息技术发展，过去的档案都是以纸质档案为主，档案馆对其的使用流程都是先收集、整理，再进行分类，人工保持入库，最后需要时再人工查找使用，而现在随着社会科学技术的高速发展，越来越多的人们使用计算机和信息科学技术，档案馆也与时俱进通过计算机和信息科学技术来对档案进行使用，其使用的流程则变为了先将档案进行分类、编目，再存档保存和备份，需要时可以检索直接提取。因此在档案业务的流程再造中计算机和信息科学技术是十分重要的新时期档案使用和利用方式，不仅使得档案的检索使用更加快捷全面，更是让档案资源可以共享使用。

三、“看得见的”与“看不见的”——档案业务流程再造的要素与方法

（一）组织整合

对档案馆进行流程再造不仅是流程的重新改造，还会使得档案馆的组织体系结构和工作人员也得到再造。而对组织体系结构进行再造有两种模式，其一是先将原来的基本组织构架完全保留，再在组织之间建设起新的机构可以协助主要的几个组织机构，然后把工作人员按照职能和需求重新分配到不同部门和不同岗位上。二是把原来的基本组织构架和档案业务部门完全打乱，根据新型的功能需求以及工作方式来重新设立各个部门，工作人员也根据此进行重新分配工作。而新建立的部门最为重要的档案征集部门、业务处理中心和档案综合管理部门三大部门，其组织核心部门是业务处理中心。

（二）流程再造

档案馆在进行流程再造之前必须对工作人员进行相关的培训，这样可以有效的保障流程再造顺利实行下去。进行流程再造可以先从直接面对广大群众的一线部门着手开始，设立业务处理中心为核心部门，将原来处于档案业务中各项档案资源的培训工作，例如：资源开发、管理、服务以及能力等方面的培训都归于业务处理中心的工作中去，然后再根据群众对于不同类型档案的需求情况来进行工作人员的小组分配工作。而档案征集部门就可以利用现代化信息技术将档案进行第一步处理后将档案数据反馈给业务处理中心部门，这样一个流程的配合可以有效增加档案信息之间的传递。

（三）组织文化更新

要更新檔案馆的组织文化，就要从以下三大方面来实行：1、新型工作关系的设立：原来的档案组织结构工作是从上而下一级一级授权和执行的流程，并且层级多导致流程较为繁琐复杂，档案馆流程再造完后，其档案组织结构就是以人民群众为中心的理念，这样使得互相帮助、互相配合就成了部门与部门之间，上下级之间的主要工作关系。2、在流程再造之后，精简、扁平成为档案馆流程组织结构的重要特性，这就使得上级的控制和决策的权利更多是分散而下，让很多原来的普通职员得到更多工作权利的同时也对工作要负责、承担起更多，将承担责任的观念灌输在整个工作流程中，加强档案馆工作人员的参与感和责任感。3、政府机关的运转和工作都是围绕着结果而来的，同时赋予相关档案馆的工作人员一定的控制和决策权，让其产生相应的责任感，在工作流程中学会要承担起最后工作的结果的责任。这时就代表这个档案组织的核心点其已经完全具备了。

四、结语

档案是一项记录历史真实并留存的工作，其的主要目的是为广大人民群众服务，满足人们一定的现实需求。然而随着现代经济文化等的高速发展，要让更多人们知道档案馆，利用档案馆来了解历史，就必须对在公共服务视角下的档案业务流程进行流程再造工作，再造后的档案馆能够给广大群众带来更加便捷、有效的公共档案等产品信息以及公共服务体验，还能提高广大人民群众的满意度。这样的档案业务流程才是未来档案事业从政府公共服务角度的基础上继续发展下去的方向以及趋势。

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