水利基层单位电子档案管理研究

程伟涛

摘  要：本文通过阐述水利基层单位电子档案的优点、存在的问题和应对措施，以及在管理工作中应加强的几方面，对如何做好水利基层部门的电子档案管理进行了探讨。

关键词：水利单位;电子档案;管理研究

目前，河南省水利系统已实现全省水利系统公文传输无纸化，产生了大量的电子文件。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，需要一个全新的管理模式。[1]

1 电子档案的优点

水利电子档案与传统档案相比，以其现代化的手段，在档案信息存储、输出、处理等方面，具有传统纸质档案无法比拟的优越性。

1.1 文件记录方式多样，变化性大。电子档案的出现改变了信息的承载介质，可以是声像、图画、动画和文字形式的存储信息，均能通过计算机方便快捷地进行存储、归档和查阅，大大提高了档案工作效率。[2]

1.2 电子档案信息有着庞大的存储量。电子档案信息的存储介质有磁盘、磁带、光盘、U盘、移动硬盘等，均有着纸质档案无法比拟的优势。目前电子档案信息的存储介质主要以光盘、U盘、移动硬盘为主。目前U盘最大有1T，移动硬盘更是出现了16T的大容量，利用这些介质存储档案信息，能极大地节约纸张和档案存储空间。

1.3 与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点，利于保密。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到。光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的，U盘和移动硬盘是大容量移动存储产品，也无法直接观看数据。

1.4 电子档案处理方便快捷。工作人员只需坐在计算机前，用键盘、鼠标和语音等就可以实现信息的输入和处理，十分方便。电子档案的自身特点决定了其信息传播不受时间和空间的限制，具有信息资源共享的特点。

2 电子档案存在的问题

与传统档案相比，由于电子档案自身的特质，造成了其原始性、真实性、完整性、安全性问题对于纸质档案来说都发生了巨大变化，出现了一系列问题。[3]

2.1 电子档案的原始性不确定。电子档案的原始性不易判断和确认。通过计算机等产生的电子档案形式由实态变为虚态的档案，已完全没有了纸质档案的那种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2.2 电子档案的真实性不确定。电子档案在提供利用时容易改写。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个持续的过程;电子档案信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹，造成真伪难辨。

2.3 电子档案不容易保证其完整性。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件编辑时，如不及时保存，经常会因为断电等原因导致信息丢失;电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

2.4 电子档案存在很大的不安全性。管理人员安全意识不足和人为失误、电子数据的易更改性、病毒入侵和“黑客”对服务器的攻击等，均会对电子档案的安全造成直接威胁。[4]

3 针对电子档案存在问题的应对措施 

3.1 采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。

3.2 签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要是光笔签名，光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”，通过这一方法可以减少在电子档案形成过程中产生的信息失真等问题。

3.3 密码保护。电子文件的使用者最关心的是所使用的档案在存储或传输过程中是否初始形态，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，如果不知道密码就无法对档案进行访问，这一方法可以保证电子档案的安全性。另外目前出现的硬件加密U盘和移动硬盘，是带有硬件加密功能的（通常说的AES加密），它是在数据写入时就进行了加密，具备防止暴力破解、密码猜测、数据恢复等功能，没有密码根本无法进入访问。

3.4 防火墙。这是一种访问控制技术。负责网络间的安全认证与传输，防止其他系统的网上用户对单位信息资源的非法访问，能根据单位的安全政策控制出入网络的信息流，也可以阻止单位的重要信息、档案信息等从单位的内部网络上非法输出，保护了网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。

3.5 网络入侵检测防御系统。网络入侵防御设备IPS，在网络入侵行为进入被保护网络之前即时通过报警阻断或隔离一些不正常或是具有伤害性的网络资料传输行为，目的是对网络入侵行为进行阻截，为电子档案系统提供保护。网络入侵监测系统IDS，它可以通过软、硬件，对网络、系统的运行状况进行监视，尽可能发现各种攻击企图、攻击行为或者攻击结果，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，以保证网络系统资源的机密性、完整性和可用性。

3.6 防改写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息;一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息，这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

3.7 提高档案管理人员的安全意识。强化对档案管理人员的安全培训，提高安全意识，禁止使用档案电脑违规接入外网，禁止在档案电脑上随意安装软件，不用没有安全措施的外存储设备，及时更新防毒杀毒软件等。

4 水利部门在电子档案管理中应加强的方面

4.1 提高素质。水利基层部门应重视和加强对档案管理人才的培养，结合人员的流动、更新等情况，定期举办档案业务知识培训班，建立一批新时代高素质的档案管理人员队伍。

4.2 健全制度。根据国家《电子文件归档与电子档案管理规范》以及上级水利主管部门的相关规定等，结合单位实际制定出自己的电子档案管理制度，使水利基层部门电子档案管理工作逐步达到制度化、规范化。

4.3 数字加工。根据电子档案特点还应配备高质量的扫描仪、照相机、打印机等硬件设备，以及相应的档案管理软件，通过设备逐步把纸质档案转换为电子档案，完成档案数字化建设，提高档案利用效率。

4.4 安全控制。按照相关要求建立适合电子档案磁、光介质保存的档案库房环境，保证电子档案载体的安全。

参考文献：

[1]丁华东.电子档案管理学创建的几点认识[J].安徽大学学报，2003（27）.

[2]刘建平.从信息和信息科学看档案[J].山西档案，1996（1）.

[3]李明珠.信息电子化在文书档案管理应用中面临的挑战及对策[J].现代企业文化（理论版），2011（13）.

[4]梁浩.企业档案管理问题分析[J].科技情报开发与经济，2009（30）.