采用科学方法加快电子档案上网利用步伐

摘 要：调查收集档案利用的实际效益，进一步了解受用者的心态，以此用来拓宽档案管理工作的渠道，改进档案管理工作的方式方法，使之有更多的受用者参与到档案的利用中来，这是应做的基础工作;实现数字化档案馆建设，注重电子档案上网利用工作的科学方法，积极争取当地财政的大力支持，为加快电子档案上网利用步伐扫清不应有的故障，这是电子档案上网利用应采取的措施。

关键词：档案 上网利用 基础 措施

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）09-00-01

如何开展好电子档案上网利用工作，尽快把大量纸质档案转变为电子档案，让受用者不至于被复杂的操作和长时间的等待而放弃，这是我们需要研究的又一重要课题。而这种对于档案电子化、网络化开放管理的积极态度，现已成为档案管理工作的发展趋势，显示出了档案管理工作者观念上的重大变化。那么，应如何采用科学方法，加快电子档案上网利用步伐呢？

一、电子档案上网利用前应做好的几项基础工作

首先，调查收集档案利用的实际效益。我们知道，档案利用的实际效益受着档案保管期限的限制，档案的保管期限为短期、长期和永久三种期限。那么，档案到了所规定的保管期限，就要确定销毁和何时销毁的时间，这一时间同时又受着该档案本身价值因素的约束。也就是说，档案利用的实际效益率高，应该是继续地延长它的保管期限，档案利用的实际效益率低，就应该是当即销毁，没有什么可延长时间的价值，当然，也就更没有使之用于电子档案上网的价值了。所以，通过调查收集档案利用的实际效益，是电子档案上网利用前应做好的一项基础工作。

与此同时，调查收集档案利用的实际效益，将会便于了解、掌握档案利用的信息，以进一步了解受用者的心态，以此用来拓宽档案管理工作的渠道，改进档案管理工作的方式方法，使之有更多的受用者参与到档案的利用中来，从中充分地发挥出档案利用的实际效益，进而，加快电子档案上网利用步伐。

其次，扫清电子档案上网利用的障碍。一是要扫清检索困难的障碍。据不完全统计，有些电子档案网站的查询方法，都是为档案管理人员而做，也就是说，它的利用范围有限，实用性也较差，方法不科学，限制了加快电子档案上网利用步伐;二是要扫清有数量上的负担和有安全上的顾虑的障碍。诚然，可以想像得到，综合起来，随着其档案馆的馆藏量的逐年增加，对哪一级的档案馆来说，使档案电子化、网络化，都将是一项艰巨的工作任务。因此，扫清此障碍，就需要采用科学方法，加快电子档案上网利用步伐。在安全的顾虑障碍上，现在担心有些档案馆馆藏的档案是政治内容方面的，如果上网利用有可能承担风险。三是人才的培养和经济的投入。档案管理工作人员队伍中来的人少，去的人多，且调动得较为频繁，使之人才缺乏。经济投入上，因受着单位、部门领导重视程度的制约，曾经出现过一些电子档案上网设施不到位等方面的问题等。

二、围绕上述几项基础工作做好电子档案上网利用应采取的措施

其一、实现数字化档案馆建设

在这里，我们说实现数字化档案馆建设是加快电子档案上网利用步伐的前提。而数字化档案馆需要通过以网络为主的信息基础设施来实现。那么，数字化档案馆可以通過由因特网和万维网的高速、大容量的电脑网络系统，需要将诸多电脑联为一体，不然的话，数字化档案馆，即信息传递的网络化将难以实现。由此，在数字化档案馆的建设中，我们应把信息技术建设放到应有的突出的位置，有计划、有目的和有步骤地建设各级各类的档案馆域网络工程，用以为实现数字化档案馆的各项职能打下基础、提供前提，为加快电子档案上网利用步伐开辟道路。

其二、注重电子档案上网利用工作的科学方法

注重电子档案上网利用工作的科学方法，这是加快电子档案上网利用步伐的保证。应该说，注重电子档案上网利用工作的科学方法主要是：

采用纯文本文件格式进入电子档案管理系统，用以方便检索;将档案原文直接进入到电脑，使之一步到位，以实现电子档案全文的检索，提升电子档案上网速度，加快电子档案上网利用步伐;要从中采取招聘、调入的方法，或者采取委托管理方面的间接方法，解决档案管理工作队伍人员短缺的问题;对于单位、部门的资金使用向档案馆建设上投入的同时，要积极争取当地财政的大力支持，为加快电子档案上网利用步伐扫清不应有的障碍。

参考文献

[1]中华人民共和国档案法[Z] .1987、9、5 ，第六届人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过.

[2]李培德.行政执法必读[M].吉林科学技术出版社，2002.

作者简介：李敏（1968.9-）女，大专学历，在四平市房屋交易和产权管理中心任职。