大数据时代档案管理发展的思考

余征琴

摘 要：随着信息时代的发展，大量的数据模式正在悄然改变着人们的思想观念，如何更有效并长期地保存档案资料成为档案管理工作中的主要问题。大数据时代的技术变革，一步步推进人们生活的便利，实现高效的知识管理层次。档案管理工作逐步成为大数据时代背景下的重要内容，值得我们进一步探讨与研究。

关键词：大数据时代 档案管理 发展

在当下档案管理过程中，大数据时代所赋予的背景促使其信息化建设水平成重要标志，所以，要充分重视档案信息化建设。而档案信息化在当今的背景之下，已经实现从纸质向数字化转变，借助计算机技术，档案管理人员将各类档案录入系统，系统将会实现自动分类，节省了大量的时间、人力。但应当看到档案信息管理在技术、管理、人员等各方面尚存在不足，所以，笔者将就这些方面来进行分析，进而有效推进大数据时代档案管理建设的步伐。

一、大数据时代背景

大数据是一个抽象的概念，是一种新的数据处理模式。在信息化发展越来越快的今天，大数据已经是大家口中常被提到的概念，在高速运转的计算机数据中占据越来越重要的作用。在互联网时代，任何事物讲求速度，速度是它最基本的价值所在，速度越快越能占领重要的地位，数据的处理在这种环境下应运而生。在处理海量化信息的同时，也在进一步提出挑战，信息的储存得以基础地解决，但信息的安全性仍存在隐患，需要尽快寻找方法解决这一问题。例如，在信息化发展较快的今天，人们利用电脑处理信息并且所有的信息都需要上传至网络并储存保管。比如，规划院员工的各类信息的统计以及员工需要登录的员工系统等，都是大数据时代下的产物。既然它出现了，我们就要充分地利用它，以期解决我们最基本的需求。

二、档案数字化的意义与作用

在大数据时代背景下，将档案信息转化成数字化信息，即是档案数字化。现代技术通过扫描、数字化等方式管理档案资料，提高了工作效率，激发了工作热情。档案数字化是一种新型的信息技术方式，在这种情况的促使下，越来越多的工作单位开始利用这种方式，以提高经济效益和工作效率。

1.提高经济效益

任何的单位、企业等在利用信息化数据时，或多或少都会带来一定的好处，既提高了经济效益，还激发了员工的信心。传统的档案管理主要以纸质版为主，费地费资源较多，一时难以筹集。现代档案管理以数字化信息为主，减少了资金耗费，提高了企业经济效益。例如，单位用数字化信息下发工资，既节省了真正的人力资源耗费，又节省了企业经济成本的耗费。

2.提高办公效率

与传统档案管理相比，现代化档案管理方便存储、搜索，一目了然，有效提高了办公效率。在任何单位中，任职后方便及时归档，减轻负担。例如，在工程师的任用中，都需要档案资料的提供，在大数据背景下可以很快地通过网络传输电子档案，提高了工作效率，減少了工作中归档方面存在的一些错误。

3.增强档案原件保护

在大数据时代，将档案资料以数字化形式加以保存，增强了对档案原件的保护，尤其是时间非常久的那些档案，更便于查看原件。例如，在规划设计行业的管理中，常需要利用数字化档案管理工程规划设计资料信息，以期方便查询规划设计年限及问题。

三、大数据给档案工作带来的挑战

1.对档案管理理论的挑战

在数字化时代的摧使下，新一代技术变革也在缓缓发生，新时代数字化档案管理工作挑战着传统的档案管理方式。这一系列新型方式的出现，对档案管理理论也带来了挑战。例如，新型技术的出现使得传统纸质版的资料出现越来越多的问题，以前适用的理论基础也受到挑战，开始慢慢改变成适应现代社会的新型理论基础。

2.对档案信息资源管理的挑战

现代档案管理工作对传统档案管理工作提出了一系列挑战，现有的技术越来越难以支撑档案管理工作的进行，因此需要更新换代才能维持更新的状态。在大数据背景下，新型技术变革对档案信息资源管理也提出了一系列挑战。

四、档案工作应对大数据时代的创新举措

1.赋予档案新的内涵

在大数据时代下，新的技术逐步出现，赋予了档案新的内涵，要求人们以更新的思想来管理档案，以更复杂的思维来归类档案。在这样的背景下，更多的追求是档案管理信息的复杂化、完整性。例如，在规划院档案管理中，在信息化逐步推进的时代，更便于检索、扫描归档，保存整理。我们可以在需要的时候去档案室直接从电脑中调取档案即可，免去了以前纸质版一一找寻的麻烦。

2.及时更新知识结构

常说“活到老，学到老”，人尚且需要不断地学习来支撑自己的梦想，更何况信息技术的发展，它也需要不断的更新换代，及时更新知识结构。大数据时代对档案管理工作者也提出了更高的要求，只有不满足于现有的技术结构，不断地更新换代，才能为档案管理工作提出更多有意义的决策。

3.构建新的档案收集体系

在大数据背景下，传统的档案体系已经不能完全适用于现代档案体系，所以需要构建新的档案体系，以便完善档案管理工作的进程，为日后工作节省时间，提高工作效率。

4.拓宽新的档案利用渠道

在更新换代很快的今天，档案管理工作者也需要不断拓宽档案利用的新渠道，接收新的信息资源，获得长足的进步。例如，在规划院档案管理中，仅仅使用电脑储存信息远远不够，还需要拓宽新的渠道，运用新型的方式管理档案。

5.采取措施完善档案管理制度

针对档案管理制度不健全此种情况，作为档案信息管理部门的相关人员，应当建设完备的档案管理制度，依据当下制度实施情况，及时做好制度更新以及规范工作，与此同时，要十分注重制度细节工作的落实，促进档案信息化管理的进行;而针对职责混乱的情形，要结合实际情况，并于档案管理部门人员进行开会研讨，制定一套内容明确、职责清晰的管理制度，在此基础之上，全员监督，严格执行。

结束语

综上所述，在不断发展变化的今天，档案管理工作仍然很重要，尤其是使用信息技术不断提升更多的途径去开辟新的道路。在大数据时代下，及时更新换代很有必要的，要不断提高技术支持，提高工作效益，为美好生活创造有力的支撑。

参考文献：

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