办公自动化中档案管理存在的问题与对策

张勇

摘  要：当今社会，随着信息技术和网络技术的迅速发展，办公自动化已成为机关、企事业单位公务活动以及私人社交联系的主要手段和方式。办公自动化运用的结果，产生了需要归档的电子文件和纸质文件，在电子文件和纸质文件的收集、分类、整理、归档、保管和利用等工作中亦存在着许多问题。如不及时解决这些问题，势必影响档案工作的开展。

关键词：档案;信息技术;自动化;电子;文件;规范

当今社会，随着信息技术和网络技术的迅速发展，办公自动化已成为机关、企事业单位公务活动以及私人社交联系的主要手段和方式。办公自动化运用的结果，产生了需要归档的电子文件和纸质文件，在电子文件和纸质文件的收集、分类、整理、归档、保管和利用等工作中亦存在着许多问题。如不及时解决这些问题，势必影响档案工作的开展。对此，笔者结合工作实际，就办公自动化中档案管理存在的问题与对策谈几点看法。

一、办公自动化中档案管理存在的问题

1.档案管理观念陈旧落后。因为档案工作的性质，以及受传统观念影响，档案一直待“在深闺无人识”，致使档案和档案工作社会认知度不高。单位的领导对档案管理工作的重视程度认识普遍不够，认为档案就是“坐地收摊”，只要不丢失就可以了，将档案工作与保管性工作混同，片面认为档案管理不会影响单位实质性发展。因此，他们对档案工作不能及时关注和更新，对新出现的电子档案管理方式缺乏正确认识。除领导不重视外，部分档案管理工作者的观念陈旧，没有及时调整管理思维，档案管理理念比较封闭，制约了电子档案的发展进程。

2.档案管理不规范。电子档案对计算机系统和管理软件依赖性强，电子档案管理工作中规定了对重要系统、文件、数据信息进行定期备份，但是缺乏具体操作性规范。电子档案保存工作缺乏连续性和完整性，管理工作存在很多纰漏。目前的电子档案存储介质主要是光盘、移动硬盘和U盘等，没有进行备份数据档案登记管理，缺乏规范的放置措施，另外，计算机数据档案没有配套的避免拷贝技术，缺乏相应的检查机制。

3. 电子档案和纸质档案各自为政。电子档案可分为党政电子文件和业务电子文件。由于一些单位已经实现了业务电子文件综合管理，各类业务电子档案数据的唯一性得到了很好的保障，具有极强的连续性和规范性。然而，党政电子文件在各工作人员的计算机或其他存储介质中，有的只是单套制，没有输出纸质档案。离开了当事人查询都成问题，更不用说管理了。

4. 电子档案利用率不高。受传统思维和专业人员素质限制，以及缺乏规范统一的配套软件，电子档案只是目录条目式，或者全文扫描件，利用只是简单地“百度搜索”式，不规范，不标准，存储也不系统。目前，办公自动化虽然已经推行多年，但很多人仍然延续传统观念和管理模式，对文档的传阅和检索都由人工完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录人、编辑和打印，仅仅成为打字机，造成了人力、物力和财力的浪费。

5. 电子档案保存安全意识不够。电子文件具有操作方便、传递便捷等突出优点，但对软硬件设备的依赖住很强;不能直读、内容易更改、数据易丢失、易病毒侵害、自然侵害，丟失后无法恢复等，都给电子档案的安全保护和长期保存带来很大的威胁。据了解，目前有部分档案人员防范意识差，对电子文件备份及自用机器的防毒杀毒等观念淡薄，如不及时进行备份处理和加密操作，一旦计算机管理系统崩溃，将会造成很大的损失。

二、解决档案管理存在问题的对策

1.制定电子档案管理规范。电子档案的每一个环节：建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实性。

2. 对电子文件和纸质文件实行综合管理。要建立标准的综合档案室，制定统一的纸质档案分类方法和标准，保证档案的统一性和规范性。和电子档案的内容相对应，为档案在各业务科室之间的流转及为档案资源的开发利用提供物质基础。在档案实行综合管理的基础上，采用同一套档案管理软件系统，通过网络系统形成一个有机的整体，提高档案工作整体效率。

3. 电子文件应参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。应将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的载体一同归档，并使两者建立关联。具体做法是：在制发文件时，除在网络运行储存外，还要制作两份纸质文件，一份交单位档案室存档，一份备查。单位领导在网上签发电子文件的同时，应制作一份纸质签发文件交单位档案室，与纸质文件一并保存。

4.建立健全档案管理制度。一是档案管理制度，包括归档、保管、保密、利用、鉴定销毁制度等。二是与档案工作相关的制度，包括文书部门立卷制度、人员岗位责任制等。为确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的措施，明确责任，依法管理，做到有章可循，有法必依，使之逐步变成自觉的行为，从而保证档案管理工作跟上单位办公自动化的进程，感知时代的脉搏。

5. 建立档案信息安全机制。档案作为一种特殊的资料，有些可以完全公开，有些需要保密;特别是在办公自动化进程中，档案的数字化后，安全工作就显得更加重要。一方面，要加强信息利用安全，建立层次分明、角色明确的信息利用机制，建立档案数据的保存、迁移及校验机制，确保信息安全。另一方面，要加强软硬件的安全管理。在硬件方面，要严把信息存储介质载体质量关，做好二级备份、多级备份，为电子文件的长期保存打下基础。在软件方面，要通过规范管理系统、规范权限密码、加密通讯等安全控制方法，有效保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

综上所述，档案管理工作者应准确把握时代脉搏，适应办公自动化环境下的档案管理要求，积极寻找电子档案管理的先进经验，提高自身管理水平，学习现代信息技术和网络技术，针对性的解决本单位电子档案管理中存在的问题，寻找积极有效的对策，促进电子档案管理走上一个新台阶，适应不断变化发展的社会需要，更好的发挥价值和作用，服务于社会各项事业。