文书档案的现代化管理策略

摘要：文书档案是一种重要的信息资源，通常是指国家机关、社会团体和社会组织在各种社会活动中，不断形成并被作为原始记录保存起来以便查证利用的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。文书档案可以从多角度、多侧面、多层次地记载一个部门或者一个单位的历史沿革和发展变化，包括过去的也包括现在。随着經济和社会的发展，文书档案管理信息化和现代化，已经成为档案工作的主流。因此，只有树立先进的理念和科学的管理理论，并附之以适应的组织机构、管理方法和手段，才能更好与时代发展相适应。本文对文书档案的现代化管理策略进行分析。

关键词：文书档案；现代化管理；策略

1文书档案管理的特点

首先，文书档案管理具有综合性特点。档案管理通常需要经过内部机构进行综合管理。从档案类型来看，主要包括科学研究档案、党务工作档案、人事档案、设备档案、基础建设档案等。从档案的来源来看，主要包括上级部门印发的文件，以及企事业单位制定的指导性、规章性、业务性和政策性文件。其次，文书档案管理还具有专业性特点，在实际工作中形成的文书档案，可以反映总体工作情况，因此，文书档案内容具有一定的专业性特点。比如，企事业单位指定的长远发展计划，以及业务拓展等，都具有较强的专业性。再次，文书档案管理具有保密性。文书档案管理主要是为企事业单位的相关工作提供指导和帮助，因此，文书档案一般都仅供单位内部人员查阅，开放程度较低，具有很强的业务性和保密性特征。最后，文书档案管理还具有阶段性特点。目前，企事业单位的行政管理科室相对较多，这导致文书档案较为松散，为了增强文件的完整性和连续性，目前，企事业单位的文书管理周期多为半年或一年。

2文书档案的现代化管理策略

2.1建立现代化管理制度

建立现代化的文书档案管理制度并保证其落实到位，是做好文书档案现代化管理的必要前提。现代化文书档案管理制度通常需要具备三大要素，即科学性、实用性与灵活性。有关管理人员要及时转变传统的制度和管理方法，引进新型管理模式，改进并完善文书档案管理结构，在内部建立起严格的管理体系。具体来说，首先应当废除过去传统落后的管理制度，在遵循国家相关法律法规的前提下，结合自身管理体制、组织结构建立现代化的、适合本单位情况的文书档案管理要求的管理制度，并使之形成一个严密的管理体系，为加强文书档案管理奠定制度基础。其次，健全文书档案编修管理规范，在进行文书档案管理时，应根据相关条例专门建立适用的现代化文书档案管理制度。需规定工作人员在实行文书档案管理工作时，必须有规划地针对各类文书档案进行审查和编辑，要创建新的卷章目录与统计台账，对文书档案进行搜集、整理、保存、统计、运用等，并结合医院实际情况，制定出对应的工作计划，定期对管理工作展开考核与评估，修改制度中的漏洞，使制度的科学性和实用性得到提高。

2.2合理运用现代化的文书档案管理设备

文书档案现代化管理工作必须要以先进技术设备为支撑。在文书档案管理过程中引进先进的技术设备，可以极大地提升管理工作的效率。各种现代化文书档案管理设备的合理运用，不但能降低管理成本、减少管理人员的工作量，还能提高文书档案各种资料的有效利用率，从而实现文书档案的有效共享。例如，在计算机网络安全管理中必须常用的安全防范措施有：设置合理的登录权限、系统保护密码、信息查询限制等，需要利用密钥技术，对于保护电子版文书档案有着重要作用，可以有效消除信息传输过程出现的安全问题，从而保障文书档案网络信息的安全性。而在文书档案计算机信息管理系统正常运行的情况下，防火墙技术、ASA技术等的科学运用可以使得各种应用层的各种数据得到比较深层的过滤，并且需要穿过防火墙的用户在得到实时认证才能查询相关资料。由此可见，文书档案管理工作中先进技术的运用以及录入设备、扫描设备等的推广，不但能促进其信息化、规范化发展，还能充分提高文书档案的利用价值，最终促进我国档案事业可持续发展。

2.3加强现代化文书档案管理部门人才队伍建设

文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是把好入口，从人员招聘环节开始关注。着力从相关高校引进一批具有文书档案管理相关专业学习背景的人才，优化现有的文书档案部门人员结构。二是关注文书档案管理人员的在职教育和培训工作。现代化管理模式下，文书档案管理领域不断出现新的理论、新的方法、新的问题和新的挑战，如果忽视在职培训和学习，哪怕引进的人才再优秀，也跟不上时代的变化和发展要求。因此，各单位必须对岗位人员的在职教育工作有全面、正确的认识，定期组织文书档案管理部门人员参与在职培训，提高自身适应现代化发展要求的能力。三是要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的解聘资格，增强参加在职教育的主动性和积极性。

3结束语

随着当前信息技术的不断发展进步，文书档案的现代化管理也已成为了主要的发展趋势。现代化管理档案既提高了文书档案的管理水平，也促进其向科学化、系统化和规范化方向发展。因此，需要在文书档案管理过程中引入现代化元素，建立新的监督制度，转变传统理念，采用先进技术设备，可以有效地提升文书档案管理的效率，便于人们随时查阅、编辑或取用档案，从而最大限度地发挥出文书档案的功效。随着计算机、网络技术等的广泛应用，文书档案管理需要与时俱进，合理运用各种先进的管理技术、设备，才能更好地满足利用者的需求。

参考文献：

[1]文书档案管理工作的创新策略[J].柳斐.科技资讯.2017（30）.

[2]文书档案管理存在的问题及解决措施[J].蔡艳丽.办公室业务.2018（18）.

[3]探究新时期如何做好文书档案管理工作[J].徐源.时代金融.2018（09）.

（作者单位：伊春区房地产管理所）

作者简介：王小兮，1983年6月，女，汉族，黑龙江伊春，助理工程师，研究方向：档案管理。