事业单位数字化档案管理现状及对策探讨

窦艳丽

摘要：随着经济和信息技术的快速发展，在事业单位中，档案管理是一项非常重要的基础性工作。但是就其发展的工作现状来看，档案管理呈现出新的特点，并在工作中也存在着一定的不足，为了解决这些问题，事业单位要着眼于问题的本身，采取有效的工作措施进行管理。

关键词：事业单位；数字化；档案管理

引言

在“互联网+”战略下，信息技术已经在诸多行业和领域实现了广泛应用，对推动社会进步和经济发展起到关键作用。档案管理作为事业单位的基础性工作，其管理质量与单位运行具有密切关系，因此，相关领导和档案人员需要认识到信息技术的重要性，在管理中积极应用和引入先进的信息技术和信息设备，推动档案管理全面实行信息化，为单位发展保驾护航。

1数字化档案管理的优势

1.1提高办公自动化水平，减少资源浪费

在事业单位档案管理工作中，传统的管理方式比较粗放，需要不断增设人员，定期更新管理软件和硬件设备，不仅会提高管理成本，还会影响档案管理效率的提升。在数字化档案管理模式下，档案可以摆脱传统纸质载体形式，以数字化方式储存在电脑中，便于随时调取和使用，可以节省许多空间，降低管理成本，还能够提高工作效率。

1.2保证档案得到充分利用，资源随时共享

数字化档案通过先进技术的处理后，可以及时得到归档与存储。事业单位对于档案资料的应用比较普遍，许多部门均需要通过调用、查询相应的档案资料指导工作。数字化档案管理可以为各部门随时提供及时有效的信息，为决策提供相应的参考依据。同时，数字化档案管理可以实现资源共享，便于人们在不同时间、不同地点随时使用和查阅信息。

1.3提高档案管理水平，提高人员综合素质

数字化档案管理可以有效提升事业单位的档案管理水平。由于档案管理工作需要借助先进的网络技术和计算机设备，因此，档案管理人员必须要有较高的素质与业务能力，熟练使用网络，正确操作计算机等设备，还要加强对设备的维护。随着数字化档案管理软件不断升级，档案管理人员要不断学习，与时俱进。

2事业单位在开展数字化档案管理中所面临的工作现状

2.1没有专门的管理人才作为工作的保障

数字化的档案管理，对管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要懂管理业务，又要将其与数字化的技术结合起来，共同作用于档案管理中，但是就事业单位的情况来看，在配置管理人员方面还存在一定的不足，主要表现在很多工作人员没有将两者兼顾起来，有的工作人员除了管理档案之外，还要负责其他的工作业务，没有对档案的管理工作进行研究和仔细谋划。加之现在有的单位在对档案进行管理时，主要还是沿用传统的纸质管理的方式，工作人员对传统的纸质档案的管理比较了解，但是由于对数字化技术了解地不够深入，以至于在运用数字化技术进行档案管理还显得不够到位。

2.2档案管理的技术相对落后

在进行数字化档案管理时，数字化技术的应用是非常关键的。但是就工作开展的情况来看，数字化应用还存在不够理想的状态。这主要表现在有的单位在应用技术时，没有与时俱进地运用最新的技术，使得技术和档案管理之间存在着不匹配的现象，所应用的技术相对落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各种硬件设施也存在老化的现象，不能够进行有效地利用，这些老化的设备给档案管理人员在工作中带来了很多的不便。

2.3缺乏科学有效的工作标准

尽管目前事业单位对档案管理的数字化都比较重视，但是就将这种数字化的技术应用到什么程度、如何将两者有效结合起来、数字化档案管理所要达到效果的具体体现等问题都没有进行仔细的探讨，在所制定的工作制度中，也缺少就这些内容环节进行具体量化，没有进行明确的要求和规范，这使得工作人员在应用数字化技术到档案管理中陷入到了一定的被动局面，由于不了解工作标准具体如何，导致了管理的不同效果的表现形式的出现。另外，由于缺少具体的工作标准，使得档案管理的安全性能不能得到有效的体现，在某种程度是具有一定的安全隐患的，亟待需要加强管理。

3事业单位数字化档案管理工作提升措施

3.1转变传统管理意识，提高人员素质

事业单位档案管理人员要转变传统的思想观念，树立数字化档案管理意识，不断创新档案管理方法，积极学习新的知识和技能，保证自身知识结构与时俱进，尽快适应数字化档案管理节奏，提高自身业务能力。档案管理人员要具备创新能力和良好的综合素质，这就需要事业单位加强对档案管理人员的培训，加快档案管理数字化建设，在提高数字化管理水平的同时，建立一批强大的档案管理人才队伍。

3.2完善档案管理制度，完善数字化管理体制

事业单位若要加强数字化档案管理，就要不断完善管理制度，结合本单位的实际情况，积极应用信息技术，保证本单位的档案管理与时代同步。保证档案的收集、整理、归档、录入等环节操作规范，以严格的制度为依据，使档案管理工作得到层层把关，并实现统一管理。进行档案调阅时，要严格按照制度和要求，不得有泄密、遗失等问题。在健全制度的同时，要制定数字化档案管理体制，结合本单位的工作情况和档案管理特点，使该体制能夠方便档案管理，提高管理效率。要明确各项制度，将制度有效结合，保障档案使用安全，并得到保密。加强对文件集成档案一体化建设，需以信息资源安全为前提，有效发挥出软件和硬件的功效，提高办公效率，避免信息数据出现丢失、篡改等问题。还要保证数字化档案管理信息系统安全，避免出现病毒感染、黑客入侵等问题，明确权限。

3.3确保文书与归档数字化，降低工作强度

在事业单位工作中，文书是一项基础工作，加强文书管理，保证文书顺利执行，才会提高档案管理水平。为满足事业单位的需求，在处理文件时，就要提高批量处理效率，利用网络的优势提高文档处理效果。工作人员在输入稿件时，为进一步节省文档保存与归档时间，要将文档的审核、修改与、改正、归档等一系列工作统一管理，以数字化方式降低工作人员的工作强度，提高工作效率。

3.4提高安全防护技术，及时更新软硬件

要进一步提高安全防护技术，保证数字档案的安全。数字档案主要利用网络和计算机设备进行存储，因此，其安全必须要得到保证，否则一旦遭到黑客、病毒的攻击与入侵，就会给事业单位的各项工作造成不利的影响。因此，必须要结合实际情况，安装杀毒软件，设置防火墙，或者限制访问权限；定期更新数据库与病毒库，做好文件、档案的备份工作，一旦发生意外，也不会导致数据资料丢失。加强软件与硬件的更新和建设，提高技术水平，实现对档案资源的有效利用与共享。事业单位在重视数字化档案管理建设的基础之上，要加强对软硬件的定期维护和检查，了解其是否存在问题，及时更新，提高档案的利用率与使用安全。除了数字化档案之外，还要加强对传统档案的管理，这样就可以起到双保险作用，使数字化档案管理更有保障。

结语

在事业单位中，要对档案管理的新特点进行有效地研判，并对档案管理中呈现出的新的发展趋势进行认真研究部署。随着档案管理数字化的加剧，要进一步强化创新的工作理念，认真研究并部署档案管理的有效对策，实现数字化的发展方向。

参考文献：

[1]邹丽欣，董丽华，蔡秀梅.关于新时期下事业单位档案管理现状的具体分析[J].才智，2017（34）.

[2]王建国.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2012（07）.

[3]张幸格.论“互联网+”时代公共图书馆的服务创新[J].郑州轻工业学院学报（社会科学版），2016（01）.