行政审批工作中档案的收集与整理研究?

隋蕾

摘 要：本对行政审批工作档案工作的意义和重要性进行了分析，对当前档案工作中存在的一些问题进行了讨论，并从档案的收集、整理方面对如何有效的提高行政审批档案工作质量进行了探索和研究，提出了几点对策。

关键词：行政审批;档案;收集;整理

引 言

行政审批是指相关行政机关对自然人、法人或其他组织提出的申请进行审查，对符合相关条件的发放证照，准许其从事特定活动，认定资质、关系或能力并进行登记、备案的一项行政管理工作。行政审批的严谨、严格、合法性以及良好的审批效率是相关工作开展的标准，同时也是保证行政管理单位依法履行职能的必然要求。行政审批工作的重要性，决定了行政审批工作中档案收集与整理工作的重要意义[1]。

1.行政审批档案工作的重要意义

行政审批档案是指行政机关在行政审批工作中形成的各种具有保存、参考价值的文件的集合，其文件形式和载体较为丰富，涉及的方面、行业较为广泛，是行政机关依法履行自身职能的重要凭证。随着我国行政事业单位改革的不断推进以及社会各个方面的快速发展，对于行政审批工作也提出了许多新的要求，行政审批相关档案工作的开展也受到了较多的重视。

对于行政审批工作来说，其在工作过程中形成的大量文字、图像、表格、声像资料等对于行政管理工作的开展有着重要的参考价值，能够为机关单位研究行政审批工作内容，提高审批效率，加强审批严谨性与合法性起到良好的促进效果。由此可见，档案工作的良好开展对于行政审批工作有着重要的意义，而在具体的档案工作中，档案的收集与整理是保障档案资料完整性、系统性、安全性的重要环节，在体现档案资料的价值，提高档案工作整体效率上有着重要的地位。

2.行政审批档案管理与利用中存在的问题

档案工作对于新时期相关单位行政审批工作的开展有着重要的意义，然而在实际的工作开展中，档案的参考和利用价值并没有得到良好的体现，在相关工作的开展上还存在着一定的问题，主要表现在以下2个方面：

（1）档案完整性、规范性较差。档案内容的完整性、准确性是档案工作的重要要求，在此基础上要需要保证其具有良好的规范性。一方面，档案的完整性要求档案资料要能够真实、客观、详细的记录或反映相关工作的开展现状，另一方面，档案的规范性能够使档案资料内容变得更加条理、系统，为档案查询、利用等工作提供便利。然而当前部分行政审批档案的完整性较差，存在着档案内容漏项或错误的情况，再加上行政审批档案内容本身的形式繁杂、涉及面广泛，档案规范性差导致档案资料的管理工作十分复杂、困难。

（2）档案价值无法得到充分的利用和发挥。要想充分的发挥档案资料中所蕴含的信息价值，首先就要保证档案资料本身较高的质量。然而当前行政审批档案的完整性、规范性较差导致档案的质量水平大大降低，所记载的内容缺乏足够的参考价值，难以给相关工作的开展提供支持，从而导致了档案的开发利用难以进行，档案对相关工作的推动作用难以发挥。

此外，檔案管理和利用中存在的问题还与单位对档案工作重视不足、档案人员整体素质水平不高、管理方法落后、档案开发利用技术水平较低等有关。但档案资料的质量是整个档案工作开展的重要基石，在解决其他问题之前必须要先保证档案收集、整理工作的良好进行，确保档案质量的整体水平提升。

3.完善行政审批工作中档案收集与整理的有效措施

3.1提高对档案工作的重视程度，转变档案工作理念

在当前行政机关档案工作的开展中，档案人员对档案工作的认识和重视程度是影响工作开展的重要因素之一。因此，行政审批档案收集、整理工作的完善首先就要从档案人员自身做起，通过提高对档案工作的认识，认识到其对于行政审批工作的重要意义以及自身所肩负的岗位责任，从而使其积极加强对档案工作理论、方法的掌握，转变落后的档案工作理念，使相关工作更加符合新时代社会发展要求、满足新时期行政审批工作的需要。

3.2转变档案收集、整理工作方法，增强档案工作的完整性和规范性

针对过去行政审批档案完整性、规范性不强的问题，为确保行政权力运行过程中形成文件材料收集的齐全完整[2]，行政机关要积极对档案工作的方法进行创新和转变。首先，要进一步完善档案工作相关制度，对档案收集和整理的质量提出详细的标准，包括档案内容格式、装订形式、将各个部门档案工作的落实纳入到部门及个人考核当中。其次，完善档案工作流程以及质量责任机制，在档案资料的收集时需要相关人员进行签字、确认，对于档案材料的流转过程要进行严格监督，对于办结的档案要做好整理、分类、排序、装订、保管等一系列工作，保证档案的完整性、安全性、保密性。最后，对于审批申请方所提交的外部资料、材料等要做好审核工作，保证其符合相关规范，将资料的规范性作为审批申请的重要要求之一。

3.3积极利用现代技术，提高档案收集、整理工作的效率

现代技术的发展使档案工作的效率和质量得到了大幅的提升，随着信息技术的发展以及行政管理体制改革的深化，各级政府纷纷构建了网上行政审批平台[3]，这为电子档案在行政审批档案工作中的应用奠定了良好的条件，对于档案工作信息化的实现有着重要的推动效果。在行政机关档案工作的收集和整理上要积极运用现代技术，例如，通过与网上审批平台进行联合，使申请者提交的资料能够自动上传至单位档案数据库中，并根据审批工作的进行对资料进行定时、自动更新;在档案资料的流转上充分借助单位内局域网建设，加强档案传递效率;通过利用数字签名等验证保护机制保障档案资料内容的安全性等。

结 语

综上所述，为了充分发挥档案在新时期行政审批工作开展上的重要作用，针对当前相关档案收集、整理工作中存在的一些问题。单位档案部门要积极采取有效措施，通过转变档案工作理念，完善档案工作方法，加快档案信息化建设等途径，使档案的完整性、规范性得到良好保障，为后续档案的管理及开发利用奠定基础。

参考文献

[1] 周迎红. 浅谈行政审批工作中档案的收集与整理[J]. 赤子， 2018（6）：287.

[2] 李照南.营口采取多种措施为集中审批行政许可做好档案规范化指导[J].兰台世界，2017（S1）：6.

[3] 林伟宏.基于网上审批的行政审批电子文件整理归档和电子档案移交接收模式研究[J].中国档案，2018（03）：68-69.