三全育人理念下的高校学生档案工作研究

王丽萍

（武汉生物工程学院，湖北 武汉 430415）

三全育人即全员、全程、全方位育人。学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。三全育人理念在学生档案管理工作中发挥着重要作用。

一、学生档案管理的组织架构[1]（以W高校为例）

W高校由分管档案工作的校领导负责，档案馆领导监督学生档案室日常工作，学生档案室负责与各职能部门指定专人沟通联络，各学院辅导员、组织员、教学秘书负责完成具体工作任务，形成了学校、档案馆、职能部门、各学院的四级管理格局。

图1 W高校学生档案管理示意图

二、学生档案管理现状及存在的问题

学生档案的直接性决定着档案的凭证功能[2]，但多数高校除了转递、建档必要的开销外，并无更多投入。纵观多数高校学生档案工作的归属，有的划分在招就处，有的在学工处，有的在档案馆，很难形成一套完整的可借鉴的管理模式，究其原因主要是档案的专业性、涉及职能部门的多样性的要求以及各校的工作实际不同。无论学生档案工作归属哪个部门，其工作业绩的好坏始终是检验学校职能部门工作的一把利剑。

（一）学生档案考评机制不健全，学校层面不够重视

学生档案工作时间紧、任务重、涉及部门多，在新生建档、阶段性档案材料审阅归档、毕业生档案转递、档案宣传教育活动等工作中需要花费大量的时间和精力，学生档案考评机制不健全，档案馆对其他职能部门无法形成工作制约。各职能部门、学院日常事务繁杂，大多数会按照“利好”倾向对工作任务进行排序，学生档案在考评机制中所占比重微乎其微，一般都被边缘化，工作效率和质量往往都不理想。

（二）学生档案管理部门日常事务繁杂，档案宣传教育工作做得不够

学生的档案材料包含类别多、形成时间不同，每一份归档材料都要经过严格的检查审核、问题反馈、完善修改后才能归档，反馈整改问题过程中的沟通与督促是学生档案管理部门工作的最大阻力。在每年的“6.9国际档案日”宣传教育活动期间，正值毕业生档案转递工作的高峰期，学生档案管理部门既要收集整理各部门移交的档案材料，又要进行活动宣传，往往力不从心；再者，宣传教育途径较为单一，多采用展板、宣讲等传统方式，对学生缺乏吸引力。

（三）职能部门配合力度不够

学生档案管理部门与其他职能部门之间是平级关系而非隶属关系。学生档案工作是一项系统性的工作，职能部门缺乏全局意识和责任感，不按时移交档案材料，选择性地移交奖惩材料，或档案材料的初步审核、鉴定盖章部分由学生干部代劳。

（四）大学生对学生档案的重要性认识不够[3]

档案材料要求字迹工整清晰、用黑色签字笔填写、填写内容真实，但档案管理人员在检查中仍发现许多问题；学生对处分类档案归档仍存侥幸心理；学生不知道档案会被作为工资、工龄、职务和社保等这些自身利益事项的确立依据。这些问题都充分说明学生不重视档案。

三、学生档案管理的思路及对策

针对学生档案管理中存在的诸多问题，现以档案馆集中管理模式为例，提出相关思路及对策。

（一）加强重视，健全考评机制

分管学生档案工作的校领导应不定期召开职能部门联合办公会，明确各部门工作职责，并建立有效的监督与问责机制。档案馆应细化学生档案考评方案，健全日常工作考核台帐，做到奖优罚劣有迹可查。学校应适当增加对学生档案工作的投入，对履职尽责、积极配合学生档案工作的人员给予表彰，增加工作动力。学院领导应加强对教学秘书、辅导员、组织员档案工作的监督，组织优秀的学生干部协助开展相关工作。

（二）发挥学生档案实践育人功能[4]，创新宣传教育方式

档案馆可将学生修改完善档案问题、查询利用档案、整理归档班级档案等作为实践育人的平台，与学生进行面对面的沟通与教育，引导学生重视档案。档案馆也要不断创新档案宣传教育方式，除了传统的展板宣传，还可利用抖音、微视频等多媒体开展主题班会教育，组织学生倾听“身边的档案故事”，邀请学生参观档案库房，揭开学生档案的神秘面纱，向学生展示优秀学生档案，让学生了解档案从收集到转递的整个工作流程。实践证明，参与过档案材料修改完善及班级档案整理的学生表示，以后会认真对待自己的档案，认为档案整理是一件繁琐而严谨的工作，从事档案工作的人员需具备高度的责任心。学生认为，优秀学生档案材料填写工整，他们严肃认真的工作（学习）态度是学习的榜样；归档的多份校级以上的奖励材料更进一步激发了学习的动力，为了更好地服务于就业，大学生需要把握学习机会，多参加有益的社团活动、社会实践活动，为自己的人生增光添彩。

（三）加强与职能部门之间的良性沟通，努力排除工作障碍；加强档案工作培训，将问题扼杀在萌芽状态。

各职能部门往往因从事自身主要工作而忽略了其他，为了了解工作进展、顺利完成工作任务，只有通过有效的沟通才能达到。档案工作出现的问题需要从源头来查找原因。学生档案填写不认真，就要反思档案育人的效果。实践证明，档案材料收集不齐全、整理不规范、填写有问题的班级90%的原因与辅导员的工作态度有关系；移交档案材料不及时，有时甚至整个学院移交逾期，主要与学院对档案工作的不重视有关。结合问题，档案馆采取了四个措施：一是统一填写模版，档案材料填写质量明显提升；二是建立了学生档案管理工作群，反馈问题有的放矢；三是组织新进辅导员进行培训，并将培训效果纳入档案工作绩效考核范畴；四是发挥班级优秀学生干部的传帮带作用。实践证明，学生档案管理与服务水平有了明显提升。