高校财务档案管理信息化探讨

摘要：在信息化时代背景之下，高校财务档案管理的内容及形式产生了较大的变化，为了实现与时俱进，许多高校管理工作人员以财务档案管理的信息化发展为依据，将更多现代信息技术与财务档案管理工作融为一体，丰富档案管理的内容及形式，保障高质量的管理。与其它管理工作相比，财务档案管理所涉及的内容比较复杂，同时专业性以及实践性比较明显，对管理工作人员提出了一定的要求。我国高校需要加大对档案财务档案管理工作的投入以及支持力度，注重现代信息技术的有效应用，不断提升这一管理工作的信息化水平，以此来充分彰显财务档案管理工作的指导价值以及作用。

关键词：高校财务档案管理;信息化

一、引言

作为高校内部管理体制中的重要组成部分以及核心环节，财务档案管理对高校的发展以及建设有着重要的影响，这一工作所涉及的内容及形式比较复杂，在信息技术不断发展的今天，高校财务业务有了极大的增加，传统的财务档案管理不仅不符合时代发展的要求，还严重影响了高校财务工作的大力开展以及质量提升。在新的时代背景之下，高校财务档案管理工作在内容和形式上的变动较大，高校财务档案管理需要注重内外部影响因素的分析及研究，以信息化管理为依据，不断创新管理模式以及管理内容，只有这样才能够有效应对时代变革的挑战，保障高校财务档案管理工作质量及水平的稳定提升。

二、高校财务档案信息化管理

高校财务档案主要是指学校在教育教学、科研以及行政管理、后勤管理过程之中所形成的具有一定经济价值的业务资料，具体涉及财务业务以及日常会计核算中的各种财务报告、会计账簿、电子数据、纸质资料。在落实高校内部管理的过程之中，高校财务档案管理备受关注，在信息时代之下，许多高校以信息化管理为依据，充分利用各种信息技术以及现代网络手段促进纸质档案与电子档案的高效管理以及利用，真正实现信息处理以及数据分析，保障财务档案的电子化发展以及网络化管理。学术界在对高校财务信息化管理进行分析时明确提出，管理策略以及管理手段的革新以及创新最为关键，这两点能够更好的体现财务档案管理工作的重要价值及作用，为后期的档案查询以及信息服务提供更多的便利，保障工作质量及效率的稳定提升。

从微观的角度上来看，高校财务档案信息化管理工作存在一定的特征以及优势，首先，存储载体变得越来越多样以及丰富。要想实现信息化管理，存储的条件以及环境的改造必不可少，传统的财务档案管理直接以简单的文本资料管理为依据，无法实现形式及内容的有效拓展，难以充分展现财务档案管理的现代化发展要求。其中财务档案管理信息化发展则能够突破这一限制，以计算机、硬盘以及光盘等新型存储介质的应用为依据，这种新型的存儲方式既能够保障工作效率和质量，还能够尽量避免这一工作对外部环境的依赖以及负面影响。管理工作人员可以直接以计算机、软件以及硬件系统的利用为核心，保障工作质量，积极优化存放环境并提高档案管理的使用年限。

三、高校财务档案管理信息化建设的策略

综合上文的相关论述不难发现，高校财务档案管理信息化建设符合时代发展的要求以及趋势，对提升这一工作的质量以及效率有着重要的作用。我国高校需要注重管理理念以及管理模式的革新，加大对这一工作的投入以及支持力度，抓住信息化管理工作的核心要求，以此来实现有的放矢，为财务档案管理信息化发展营造良好的外部空间和环境。

（一）转变管理理念以及模式

意识指导实践，只有保障意识的正确性才能够体现实践的持续性以及价值。因此在落实高校财务的管理信息化工作的过程之中，高校需要注重意识上的转变，以创造性的管理理念为依据，不断丰富管理模式以及管理内容。首先，高校领导者需要了解财务档案管理工作的核心要求，分析财务档案管理对提升学校收入的重要价值，不再以单纯的文本管理为核心，而是将更多现代化的技术以及手段融入这一管理工作环节，通过大胆的改革以及创新来推进财务档案管理的信息化发展以及落实。其次，高校需要注重对财务档案信息化建设的资金投入力度，积极引进最新、最前沿的硬件设备，给予这一工作更多的资金支持，通过对财务工作以及财务档案管理工作特点及要求的深入分析以及解读，选择相应的财务档案管理软件以及财务软件，只有这样才能够构建完善的管理框架及体系，积极推进基础设施建设工作的大力落实，保障这些工作实现稳定的运作以及开展。

（二）注重专业人才培训及教育

高校财务档案管理信息化工作的专业性以及实践性比较明显，对工作人员的综合素养提出了极高的要求，要想体现这一工作的实质作用及优势，我国高校在落实财务档案管理信息化工作的过程之中必须要注重对专业人才的培训以及教育，积极成立档案管理工作组，加强后期的业务培训，促进各项管理工作的大力落实。财务管理工作人员个人的工作能力以及综合素养会直接影响这一工作的信息化建设水平，高校需要了解目前的工作现状，加强不同工作环节之间的联系，保障工作质量及效率的稳定提升。首先，财务部门需要成立档案管理工作小组，明确这一工作的核心要点，构建完善的管理工作体系，通过安排一级专职档案管理工作人员来实现责任落实到位，充分体现这一工作的指导作用及优势。其次，工作管理层还需要在各个科室安排二级兼职档案管理工作人员，落实好后后期的档案整理以及搜集工作，保证分工明确、各司其职。最后，高校需要关注财务档案管理人员的业务培训，以专业技术培训为核心，保证这一部分工作人员能够掌握现代化信息技术的操作标准及要求，对财务档案信息化工作有一个深刻的理解及认知，从而提高个人的工作能力及水平。

（三）构建完善的管理规章制度

与其他工作相比，财务档案管理信息化工作的系统性更为明显，包含不同的工作环节，为了避免出现工作遗漏，学校需要构建完善的管理规章制度，加强不同管理工作环节之间的联系以及互动，以建立健全财务档案信息化管理制度为依据，充分体现这一工作的完整性、安全性以及真实性。财务部门需要意识到个人工作的重要价值，积极承担相应的责任，加强与其他部门之间的合作，着眼于本校财务档案管理工作的特点以及要求完善相关的管理规章制度，只有这样才能够实现规范管理和有章可循。财务档案的信息化建设工作是一个长期性的过程，大部分的工作主要以网络技术的应用为依据，因此管理工作人员需要注重网络安全的分析以及研究，积极建立相应的档案安全管理制度以及数据备份制度，树立良好的责任意识，关注这一工作改革的核心要求，注重对管理工作人员职责权限的分析以及研究，保障这一工作能够实现有效的开展以及落实。

四、结语

高校财务档案管理信息化建设对高校的文明建设及发展有着重要的促进作用，高校领导者需要注重不同管理要素及环节的分析以及研究，构建科学合理的管理规章制度以及体系，为这一工作的大力落实营造良好的外部空间和环境。

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作者简介：韦林兵，（1988-）女，广西来宾人，助理会计师，研究方向：财务、档案管理。

（作者单位：广西科技师范学院）