基建工程档案管理中存在的问题及对策探讨

孙玥

摘 要：基建档案能够完整的反映出基础设施建设工程中的各项数据，为后期的扩建、维修以及改造等工程提供了有利的依据。现阶段，由于部分基础设施建设公司对基建档案管理工作不够重视，缺乏完善的规章体系，管理人员以及管理设施匮乏等原因，而导致基建档案管理水平不高，进而影响到基础设施建设工程的长久发展。基于此，本文对基建工程档案管理中存在的问题及对策进行分析探讨。

关键词：基建工程；档案管理；问题；对策

1基建工程档案的重要性

1.1是基建工程正常运作的凭证

基建工程档案可以真实、全面、详细地反映工程项目规划设计的详细信息以及各施工阶段的建设活动。与实体项目相比，具有更加长久的使用期限，它是基建工程建设和运作的重要凭证。应实际需要，相关单位部门可以凭借基建档案查阅建筑物结构形式、防火等级、管线布局、施工责任单位、施工质量标准、质量监理过程、竣工验收、工程款支付等重要信息。充分体现了信息服务功能，为使用者查阅工程信息资料提供了便捷，为工程项目的质量建设过程提供了重要的凭证依据。

1.2有利于强化质量监督、明确责任主体的划分

建设单位可以通过基建工程档案信息及时掌握施工单位的工程进度，了解变更情况，掌握工程监理的工作状态和责任落实情况，以及工程质量现状。通过对基建档案的查阅和审查，可以起到对每一个施工环节的强化监督，明确工程项目建设的主体责任，分清各参建单位的工作职责和责任范围。其次，基建档案的建立，为施工过程留下了可供后期质量追溯以及项目管理的凭证，比如施工材料的采购单、进场验收单，各单据上面都有责任人、执行人的签字以及主管部门的盖章；工程材料领用的审批手续，数量及用途等相关信息都记录在案，并归档管理。有了基建档案，就可以做到任何事项有据可查，出现问题时，可以直接追溯到责任主体，明确责任范围。所以说，基建档案管理是保障工程建设质量的重要手段。

2基建工程档案管理中存在的问题

2.1档案管理人员意识较差

在基建工程档案管理中存在部分领导与管理人员对档案管理的重要性意识不足，同时因为基建工程队伍流动性相对较大，档案管理人员不稳定，从而极易造成基建档案管理工作脱节严重，引起部分档案资料流向不清，还有就是档案管理人员对工程施工的技术、流程等不了解，缺乏基建档案管理的实践能力，使得档案管理在收集、整理和归档过程中出现不及时、不规范等现象，对档案管理造成严重影响。

2.2档案管理制度存在不足

部分基建工程档案管理制度不完善，没有规范的档案管理方法和具体的操作流程，并且基建档案管理的每个环节都存在一定的缺陷。现阶段，基建工程参建单位较多，没有统一的档案管理标准，其格式和内容也是五花八门，因此给档案管理部门造成巨大困难。基建工程参建单位对档案管理监管、检查以及指导等职能严重不足，对基建工程档案管理工作的实施造成影响。

2.3档案管理流程不规范

部分工程人員对档案管理工作的重视度不高、延期归档工作等原因会导致基建项目部分环节资料整理出现纰漏，另一方基础项目工程建设由于搬迁、改建等不可抗因素导致部分环节档案资料缺失。部分档案管理人员只注重中后期施工监管与竣工验收时期的数据资料整理，而忽视了前期设计勘察、投标立项时的文件资料搜集，因此导致资料搜集不完善，前期资料缺失。

3基建工程档案管理对策

3.1增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念

基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传《档案法》，正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

3.2强化基建档案管理制度

有些工程建设的施工单位较多，项目涉及范围较广，因而，不同单位对相关档案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一个统一的、合理的、适用性较强的项目档案管理的相关制度，并且对领导负责人、职能分工、奖惩制度等都要有着明确的规定，以及对档案材料的收集、分类整理、归纳及竣工验收等流程做出具体的规定要求。另外，要分配具有专业知识的档案管理人员，有效地执行工作，完善档案管理的制度，还应让项目人员与管理人员进行有效的沟通和及时的交流。

3.3建立完善的基建档案管理网络

根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系。要深化职能，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以制度的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员自建设项目开始，就积极介入、深入基层，加强工程建设人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。应根据建设单位的实际情况和具体要求，制定基建档案管理实施细则，细则应主要明确基建档案的归档范围、归档要求以及基建档案的移交与整理、保存与借阅等方面的具体规定。这样就可以在基建档案管理过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.4健全档案管理的流程规范

做好基建档案资料的收集、归档、验收工作，基建档案是由基建文件、施工文件、监理文件、竣工图纸等组成的。各项工程的档案应分门别类收集归档，形成完整的系统资料，严格做到对各项工程档案资料流向的分级监控。同时，应掌握合理的归档时间，对工程周期长，需要长期收集档案资料的单位，档案管理可分期分段跟进。档案人员要严格按照基建档案归档管理的范围要求进行收集整理，保证收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

3.5加强对档案管理人员的培训

在基础项目档案的管理工作中，相关工作人员的素质水平是档案管理工作的关键。现如今的基建档案管理工作人员一般多身兼数职，在完成档案资料搜集、整理、归纳等基础工作的同时，也要完成额外的工作。其实，档案管理的工作人员本身的工作经验及人员本身素质高低不同，亟待建立一支高品质、高质量的管理队伍。在加强对档案管理工作人员的培训中，一是要充分地认识到自身所做的工作是非常重要的；二是要努力学习基础知识，参加部门举行的培训活动、经验交流等活动，提高自身专业水平。

结束语：

总之，伴随科学技术的不断发展，互联网及信息化技术在各行各业都得到了广泛的推广运用，基建档案管理也不例外。我们必须不断学习进步，掌握先进的技术，努力提升个人综合素养。企业也要不断完善基建案管理制度，增加资金投入，完善各项设施，引进先进的技术和档案管理手段，全面提升档案管理水平，服务于基建项目的建设和发展。

参考文献：

[1]李莉萍.基建工程档案管理的思考[J].经营管理者，2016（6）：339.

[2]企业基建工程档案的收集与整理[J].毕苇.城建档案.2017（01）.

[3]基建工程档案的信息化管理实践思考[J].田思.才智.2019（03）.