燃气企业工程档案管理要点之研究

许冬燕

摘要：因燃气企业工程较复杂，产生资料也较丰富、能有效反映燃气企业的实际发展。故需要相关管理人员加大重视档案管理工作。本文简述燃气企业工程档案管理的重要性，并且指出当前档案管理一些短板，提出燃气企业工程档案管理的要点和解决措施。

关键词：燃气企业;档案管理;存在问题;解决措施

燃气企业在工程建设中会形成很多资料，其中包含工程前期审批文件、竣工验收资料以及维修保养记录等，在加上燃气工程具有着危险性和隐蔽性等特点，所以，这就需要针对燃气企业工程档案管理加大重视，通过科学分类和严格规范等行为，提升事前预防能力和水平，为企业提供安全的基础保障。

一、加大燃气企业工程档案管理的重要性

工程档案应包含该工程从开始到结束的所有系列文件材料，这些材料能较充分反映燃气企业工程建设的实际内容，并针对工程质量、竣工工程维护管理以及新工程的前期准备工作，都有着重要运用价值。燃气管网系统不仅是属于城市管网系统当中的一小部分，更是城市基础设施的主要组成部分，在城市基础建设当中，存在一些管道因特殊原因出现进度变迁、移位调整、反复施工、不断延伸等独特现象，而对于一些没有敷设好的燃气管道而言，需要燃气企业给予相关技术支持的，燃气企业工程档案管理直接关系城市燃气管网是否安全稳定的关键，起到固本守源的功效。

二、燃气企业工程档案管理存在的问题

（一）针对档案管理缺乏重视

根据当前我国燃气企业工程档案管理现状来看，企业领导人看重高速建设的实体、迫在眉睫的经济效能，对于档案等保障性质工作难免存在“可有可无”、“不常见即用处不大”的认识，导致后期企业在开展档案管理工作的时候，出现不肯花钱为燃气企业工程档案配备相关设备，不整改办公场所等问题产生。同时，正因为针对档案管理缺乏重视，导致一些档案管理人员对档案管理工作存有消极态度、敷衍心理，管理认识停滞在使简单抄写和录入等程度，对企业档案资料收集和开发等工作都提示不足、响应较慢，导致档案管理工作效率得不到提升[1]。

（二）针对档案信息内容缺乏保护

燃气企业的部分资料会涉及到商业秘密、社会机密等，故要在实施档案管理工作的时候针对涉密文件进行保密、规范处理。燃气企业在进行信息化处理时不能忽视这点，不能针对档案信息内容缺乏保护，进而存在档案审查不严格等问题，致使“黑客”轻而易举的就能入侵到企业内部系统中窃密、数据资源流失，导致燃气企业的机密文件出现外漏现象，被外部势力获取导致社会风险增大。

三、提升燃气企业工程档案管理的主要措施

（一）完善档案管理网络体系

1.提升档案管理认识 实行集中统一管理

开展有效的档案管理，需要企业各个部门间相互沟通、协作，根据当前我国燃气企业的工程档案管理现状来看，一些燃气企业中的部门事物繁忙、各自为政、沟通协作常有瑕疵，致使档案管理部门和企业其他部门难免脱节，引发档案资料不完整、信息不明确等问题产生。这需要燃气企业相关领导人员能给予档案管理高度重视，实现档案工作集中统一管理效率。

2.不断规范档案管理工作流程

档案管理工作应当在执行的过程当中，秉承着统一领导、统一制度以及分级管理工作原则，从而构建出独立的档案管理工作领导小组，尤其针对档案管理工作更是需要统一进行。企业在构建总工程师档案管理工作组时，需要确保该档案管理室独立存在，适时补充专业档案管理人员，在众多档案管理人员择优、提升为更高级档案专业人员。

（二）运用多样化方式开展档案收集

燃气企业的工程建设内容较为复杂，尤其市政管网和大型住宅小区的燃气工程建设，周期较长，且从项目申报到工程竣工的程序较多，涉及多种问题。为更为完整收集档案资料，这就需要档案管理人员在工程建设现有条件基础上，运用追踪收集、分阶段收集以及强制收集三种形式进行收集档案资料，来确保档案资料信息的完整性，防止因“人”的主观因素从而出现流失现象。

（三）更新档案管理设备 革新档案管理方式

当前燃气企业工程档案管理所需要设备可划分：硬件设施和软件系统两种，硬件设施包含计算机、高速网络、专业扫描仪、条码（打码）机等，软件系统包含专项数据查询、录入跟踪、档案存储等内容;档案数量较多、单项容量较大，要想做好档案管理工作，需要相关管理人员能完善、提升、更新现有档案软硬件，向上争取资金投入、对外提升档案服务水平等。还可通过积极引进先进的档案管理工作系统方式，提升档案管理工作效能，同时，提升档案信息的高效、准确、安全性。

（四）实施专业化管理 针对档案资料科学分类

燃气工程建设中，可根据档案分类合理划分大纲、保管期限以及归档范围等，以此来优化对档案管理工作的科学性。在已经成熟的档案体系中，提升管理专业化水平，主要根据档案管理分类明确档案归档范围，将运用规范的整理和归纳，及时将合规的文件、图纸装订成卷，将其他媒介入库，分项、分类、高效、收集和整理档案资料。还需要把有关工程施工资料的内容进行补充到档案网络中，有效提升档案管理信息化水平[2]。

四、结束语

综上，燃气企业工程档案管理是一项复杂且重要工作。当前我国燃气企业工程档案管理现状来看，在其思想认识和信息安全等方面存有累积性短板，需要针对薄弱点提出有效整改措施，加大对燃气企业工程档案管理工作的重视，促进燃气企业快速发展。

参考文献：

[1]李晓晖，王瑛.做好燃气工程档案管理工作[J].黑龙江科学，2016，7 （17）：76-77.

[2]盛霞.燃气企業档案管理信息平台的建设与应用探讨[J].中国管理信息化，2016，19 （20）：175-176.