新时期人事档案管理工作探析

陈亚莉

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）8-091-01

摘 要 档案管理是企业内部的重要管理工作，企业有必要加强对档案管理工作的重视，以此促进企业内部管理的合理化、智能化、现代化。本文首先阐述了档案管理的必要性，进而分析了当前档案管理中存在的主要问题，对如何改进人事档案管理工作进行了讨论，从转变管理理念、提高人员素质等方面给出改进策略。

关键词 人事档案 档案管理 管理

信息技术的广泛应用是新时期的重要特征之一，各行各业都积极将互联网和信息技术应用于企业管理中。在档案管理方面，企业也要转变观念、尝试创新，用新的技术取代传统的管理模式，有效促进人事档案管理的现代化发展。在当前的档案管理工作中，仍存在部分问题，需要在现有基础上继续改进。

一、人事档案管理的必要性

人事档案管理能有效促进企业发展，在企业内部的人才选拔和人力资源管理方面都能起到有效的支撑作用。管理者在选拔人才时，不仅要考量人才的工作能力，对人才的各方面信息也要全面了解。有效的档案管理能节约调查时间，使管理者能更方便的权衡多个人才的背景资料，选择最适合企业的人才。当企业需要了解内部员工的岗位调动情况时，也可借助人事档案进行查询，方便了解员工在企业内的工作时间、岗位职责与工作经验等，能提高人力资源管理的工作效率，有助于将人力资源进行合理分配。

二、当前档案管理存在的主要问题

（一）人员素质有待提升

档案管理的重要性虽然被普遍认同，但部分企业对档案管理人员的整体素质要求并不高，管理人员仍主要采用传统模式工作，对现代化技术的实践应用能力不强。虽然我国的网络与信息技术已基本普及，但是在部分企业并没有发挥实际作用，一些管理人员的计算机应用水平有待提升，也缺乏对现代科技的了解，没有接受系统性的新技术、新管理理念的培训，导致很多先进的理念难以在档案管理中得到应用。

（二）管理模式落后

在部分企业的人事档案管理工作中，仍旧采用传统的纸质模式办公，这种管理模式不仅耗费时间、不环保，而且存在材料丢失、被损坏、被篡改等安全隐患，难以满足新时期企业发展的需求。为了便于管理，一些企业采取电子表格和纸质档案相结合的管理办法，虽然在查找和存储信息方面有了改进，但仍难以达到智能化水平，与企业发展和社会发展的节奏不符，一些集团企业在调取分公司员工信息时也存在障碍，由于管理模式落后，导致人事档案无法实现共享，还需要通过传真、快递等方式进行传送，办公方式十分落后，有必要利用信息技术手段完善档案管理。

三、改进人事档案管理工作的策略

（一）企业管理者转变管理理念

企业管理者是企业发展中的重要决策者，其管理理念对企业发展有重要影响。新时期促进档案管理的进步首要是扭转管理者的思想意识，使管理者认识到档案管理对企业发展的重要作用，要重视将先进的管理理念和管理技术引入到企业中，必须加强对档案管理的工作要求。只有从企业高层开始重视档案管理，才能有效推进工作的进步，将企业内的优质资源投入到档案管理中，给企业发展注入有效动力。企业管理者应积极学习国外企业在档案管理领域的先进理念和经验技术，审视本企业与国外同行业企业间的管理差距，努力提高管理水平，促进企业综合竞争力的提升。

（二）提高对人员的素质要求

企业应对档案管理人员提高素质要求和工作要求，要培養管理人员对新系统、新技术的应用能力，使管理人员提高责任心。企业要对管理人员进行专门的培训，对新系统的应用技巧和功能进行培训，促进管理信息化，同时要强化对人员的思想意识教育，使管理人员意识到档案管理的责任和重要性，必须在工作中做到及时、准确，确保做到不泄露、篡改职工人事信息，保障信息的完整性，此外，还要提高档案管理人员的服务水平，做到及时、准确地录入和编辑信息，确保企业内人事档案信息的及时性、准确性，确保档案资料的真实可靠。企业还应制定档案管理人员的绩效考核标准，对工作内容制定具体的要求，督促管理人员提高对自身工作的要求，促进企业良性发展。

（三）实现信息管理一体化

新时期，建设档案管理一体化系统有助于企业内部对人事信息的编辑、更新、分享、查询等，能有效推动企业内部管理，是企业信息化管理水平的重要体现。一体化系统的建设具有存储空间大、易保存、更新快、易分享等特点，能显著提高企业管理的工作效率。管理人员必须熟悉系统的各种功能并做到熟练操作，发挥系统的实际作用。建立一体化系统必须为管理人员派发专门的账户和密码，确保登录和操作有据可循，提高信息管理的安全性，管理人员必须保管好个人账户和密码，做好信息安全建设。同时，企业也要配备相应的硬件设备和采集系统，配合信息一体化的建设。先进的管理理念配合现代化的信息管理系统能有效提高档案管理质量，使企业人员信息一目了然，提高管理水平。

四、结语

企业的发展离不开对先进技术的应用，新时期的档案管理工作也必须与时俱进，积极采用新技术、转变管理理念、创新管理模式，满足企业发展的需要。企业管理者应提高对档案管理的重视，从多方面加以改进，以此推动企业内部管理，提高企业综合竞争力。

参考文献：

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[2]王莉娜，程鹏.大数据环境下高校人事档案的管理与利用[J].兰台世界，2017（3）：40-42.