医院离退休人员的档案管理分析

高静

摘要：近些年，我国医院离退休人员的人数正在逐年递增，但是很多医院在对离退休人员档案管理的建立缺少一定的制度化，为了保证医院离退休人员的合法权益，就需要医院提高档案管理的水平。医院离退休档案管理不仅能够了解医护人员的实际情况，还可以给离退休职工提供更好地的服务。文章主要阐述建立医院离退休人员档案管理，分析医院离退休人员档案管理中出现的问题，结合这些问题给医院离退休人员档案管理提供合理化的建议。

关键词：医院;离退休;档案

一、建立医院离退休人员档案管理

医院是知识分子的聚集地，在离退休职工中有很多都是高级专业技术人员，他们的退休使医院失去了一些人才。为了留住、返聘这些退休医护工作者，就需要医院建立离退休人员档案管理机制。让这些离退休人员还可以继续发光、发热，做好医院离退休职工档案管理与服务工作，能够及时了解医院离退休职工的情况，这样能够更好地发挥离退休人员的技术优势。通过档案管理的建立可以了解每位医护人员在医疗工作的表现，找出当时工作的案例，给以后的工作进行一定的参考。医院档案管理是为医院的发展和经营服务的，通过档案可以了解以前和现状医院各部门以及个人在工作中对医院的价值，医院档案工作实行统一领导、分级管理的方式。建立医院离退休人员档案，有利于医院有序的发展，现在很多医院都开始意识到离退休人员档案管理的重要。

二、医院离退休人员档案管理工作中存在的问题

（一）不能充分认识档案管理的重要性

医院在发展的过程中，大部分的精力都在于医疗方面的管理，而对离退休人员的档案管理关注甚少，医院和一般的企事业单位还不一样，不能够充分认识到档案内容对于医院发展的价值。很多离退休职工档案放置的比较分散，不利于管理和查阅。很多医院在档案管理和查阅上都分开放置，在一定程度上给查阅工作带来困难。只有掌握医院离退休人员的档案信息，才能够根据医护人员的技能安排工作，但是很多医院档案管理工作存在问题，导致医院档案管理部门实际工作的人员少，不利于医院离退休人员档案管理工作的准确性，不能够把档案管理与医院管理进行联系。随着现代社会的不断发展，利用互联网技术对企业进行管理的方式已走入各行各业，医院对于离退休人员的管理硬件条件不足，这都是医院离退休人员档案管理工作落后的因素，需要医院提高对档案管理的认识。

（二）档案管理工作人员素质待提高

随着信息时代的到来，在医院离退休人员档案管理中使用现代技术是必然的趋势。但是由于一些医院工作人员的素质偏低，不利于医院档案管理的建设。医院离退休人员档案的收集与归档工作存在一定的被动性，多是上级安排给档案管理部门进行资料收集工作，工作人员才会对其进行收集。由于时间比较仓促，往往得到的材料没有时间进行核实，影响到医院离退休人员档案的真实性。还有些医院的档案管理工作者不能够把互联网技术与现代医学知识相结合，导致医院的档案管理部门不能够利用不同的渠道获取材料，很多工作人员对互联网的使用还不够熟练，不能够构建信息化医院管理体系。医院管理体系建立的不完整，直接影响到医院工作的质量，不利于医院、离退休人员查阅档案。当档案与本人信息有出入时，会给后续工作带来一定的困难性，这样不利于医院离退休人员的档案管理工作。

（三）档案功效发挥受到约束

档案内容比较单调，在一定程度上很难全面反映出离退休人员的情况。很多医院离退休人员的档案过于简单，内容单一不能够全面了解离退休人员的真实情况。比如离退休人员现居住、退休生活环境等，这些都会影响到医院离退休人员的生活质量。还有离退休人员档案的利用价值不大，导致医院的管理者不能够了解离退休人员在本专业领域中所作出的贡献，不能够把自身的技能运用到后续的医疗工作中，这就体现了不能够充分合理的使用档案资源，导致档案信息不能发挥自身的作用。

（四）档案管理系统更新不及时

很多医院档案管理的方式还比较落后，多是运用纸质来存档，忽略了电子档案的重要性。还有些医院虽然能够使用现代技术进行存档，但是不能够发挥互联网技术的优势，导致工作效率低下。有的档案管理工作者，缺少一定的工作经验，不能够把理论与实践相结合，導致工作效果不佳。医院在档案管理中，不仅要学会运用硬件与软件，电脑还会提醒工作人员对系统进行定期的维护和更新，这样能够保证系统的准确性。有些工作人员平时对硬件设施的维护不够，导致在档案信息录入的过程中会出现一些信息遗漏或泄露的现象，不利于规范档案管理。要想保证医院离退休人员档案工作，就需要针对系统问题及时更新，提高档案管理系统，加快档案资料的整理，提高档案管理工作的效率。

三、提高医院离退休人员档案管理的策略

（一）加强医院对档案管理的重视

很多医院在档案管理上都不够重视，为了进一步规范医院的管理，就需要加强对档案管理的建设，让医院的工作人员可以认识到档案管理的重要性，只有大家都能够正确认识档案管理工作，才关注医院离退休人员档案管理问题。很多医院领导在工作理念上还秉持着传统的思想，不能转变工作观念，为了规范档案管理工作，医院可以建立健全档案管理机制，结合本医院的管理特点，建立相关的档案体系，工作人员可以通过合理的方式管理档案，让档案管理走向系统化、正规化。医院还可以建立离退休档案管理工作的奖励机制，对于那些工作好的职工可以进行奖励，对于不符合要求工作的职工可以进行处罚，在一定程度上调动档案管理工作者的工作积极性，让医院档案管理工作可以顺利进行。

（二）规范医院档案归档，建立全新的机制

为了保证医院离退休人员档案具有真实有效性，可以建立档案材料收集的机制，通过普通的收集和定向收集的方式，保证档案收集工作的合理性与科学性，充分发挥档案管理工作人员的作用，克服在工作中遇到的问题，加强档案的真实性，对档案的归档进行一定的规范。还可以拓宽医院档案资料的收集渠道，通过不同的方式保证材料的真实性、准确性。通过完善档案归档工作，可以利用现代信息技术，利用大数据平台对于一些不符合要求的信息进行筛选，进一步提高档案归档的效率。

（三）建立高素质的医院档案管理队伍

随着医院离退休人员档案管理的信息化，为了进一步保证档案管理的顺利的进行，就需要医院建立一支具有高素质的档案管理队伍。医院档案管理工作者不仅要能够熟练的掌握现代信息技术，要应该具备相应的医学知识，这样才能够在整理档案的过程中不至于手忙脚乱。医院可以定期对档案管理者进行培训，把当前先进的技术教给他们，让他们可以及时的获取最新的信息，把这些知识运用到具体实践中，不断积累工作经验。利用互联网技术，通过登录网站了解离退休人员的情况，通过合理的方式学会利用这些档案，进一步提高离退休人员档案管理建设。加强档案管理人员的管理水平，进一步提高医院离退休人员工作的水平。

（四）及时更新医院档案管理系统

医院档案管理系统中的数据量比较大，很多陈旧的硬件已经不能够适应现代化的档案管理，为了保证医院档案管理工作，就需要对医院档案管理系统进行及时的更新，保证数据的准确性。档案管理的信息化发展离不开软件的实际升级和完善，通过软件系统可以对医院离退休人员的档案进行分析，把一些有用的信息存档，对于一些陈旧的信息可以及时替换，在一定程度上可以降低档案管理的难度，让人们可以更加便捷的查询医院离退休人员的档案。

（五）建立医院离退休人员档案管理服务体系

建立服务管理体系是为了更好地查阅与收集医院离退休人员的实际情况，为了管理的进一步发展就应该建立相应的服务体系。使医院档案管理模式能够跟上时代的发展， 降低人事部门的工作量。通过医院离退休人员档案管理服务体系，离退休人员可以更好地接受到医院的服务，医院也可以更加全面的了解离退休人员本身的技能，还可以把这些技能继续运用到医学工作中。还可以让更多地人可以监督医院档案管理工作，让其可以在透明的环境下被合理合法的利用，这样有利于我国人事档案管理的改革，保证医院的高素质人才可以继续发挥自身的优势为医院做出贡献。

综上所述，在对医院档案管理的过程中，医院管理者要学会转变自己的管理理念，结合当前社会发展的需求，从医院的角度出发，加强对档案管理的重视。医院在建立离退休人员档案管理系统后，要及时对系统进行更新，这样能够保证数据的准确性。为了进一步提高管理的质量，医院可以对档案管理人员进行定期的培训，提高档案管理人员的素质，让医院可以更好地发展。

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