浅谈信息时代如何加强集团企业往来管理

2019-10-08左庆坤

商场现代化 2019年14期

摘要：为了顺应时代发展趋势，实现集团企业高质量发展，笔者从建立公共数据编码平台从而规范往来单位的使用、科学制定信用额度、强化集团企业内部间往来管理、内部控制及内部审计等方面阐述了如何加强集团企业往来管理，从而进一步提升企业竞争力。

关键词：往来管理;客户信息管理;信用额度;内部控制

随着大数据、互联网、人工智能等应用不断深化，各行业面临升级挑战的同时也迎来了新机遇。在这个产品不断更新换代、科学技术发展迅猛的时代，如何能顺应时代发展趋势，在市场竞争中屹立不倒，更上一层楼，实现高质量发展，是每家企业尤其是集团企业需要不断思考的问题。随着竞争的日益激烈，建立健全客户信用管理体系，以信息系统作为工具，依托内部控制制度和内部审计机构，实现对集团企业的往来管理，在追求利润的同时，保证集团企业的自由现金流和坏账风险可控，是企业高质量发展的必要举措。本文就如何加强集团企业往来管理从以下几个方面进行阐述。

一、建立公共数据编码平台，规范往来单位使用

目前随着ERP系统的普遍推广，追求高效管理的集团企业均已上线使用。ERP系统中的物料、供应商、客户等信息以标准编码的形式存在。以ERP系统的往来单位编码为基础，进一步建立客户信息管理模块，实现客户编码的唯一性，集团企业范围内推广使用后，提高了企业对客户信息管理的科学性、合理性，也能够实现对客户信息的统一申请、统一管理，实现客户编码的统一定义和维护，既满足了对客户的催收、清欠的管理要求，也是建立客户信用体系管理模块的前提，还可以建立与报表取数、内部交易和往来抵消之间的联系。以中石油集团公司为例，从一家往来单位的所属集团属性中，可以判断这家企业是属于中石油集团未上市企业还是上市企业，或者是这家往来单位的下级企业，这家往来单位存货相关报表在取数时，采购数就不会包含从所属下级企业采购的金额，集团上市企业一级存货报表取数时，就不会包含从所属集团属性为集团上市企业采购的金额，避免了采购金额的重复取数。

对于下属层级、分、子公司、持股公司较多的集团企业，家族树关系的建立与维护也是必不可少的，尤其是存在企业间划转，或者企业出售等情形的。所谓家族树，就是同一集团企业内所属企业，管理层级程树状分布，第二级或者第三级往下的所属单位由第二级或者第三级企业进行维护，用于梳理内部客户隶属关系和核实内部机构客户信息正确性。家族树在内部交易核对时起到关键的作用，同时，家族树关系随着变化不断得到更新，是集团公司判断所属关系的重要依据。

二、科学制定信用额度并严肃审批流程

通过对客户进行额度授信从而增加企业竞争力是集团企业必经之路。风险与收益共存，科学制定信用额度是降低风险的有效手段。集团企业可以在客户信息管理的基础上开发信用额度管理模块，企业可以借鉴西方发达国家较成熟的信用管理模型和我国国内有关信用管理、信用风险评估方面的模型，结合自身行业特点设计信用管理通用模型，如利用ABI信用评价模型从客户的履约能力、历史表现、销售人员对企业的综合印象等方面确定集团企业的信用政策，各所属企业根据市场环境、客户特征等信息设置个性化需求，从而确定各个客户的信用额度，并通过信息管理模块设计的流程逐级审批，同时将结果传送至ERP系统。集团企业在确定基本的信用政策并将决策权下放到所属企业的同时，也要重点监控大额赊销及货款回笼情况。信用政策模型利用量化风险工具，遵循审慎的业务设计原则，建立并完善相应的风险管理流程，对客户信用风险进行充分识别、准确计量和有效监控，从而达到防范坏账损失的目的。通过制定信用政策、确定评级模型、确定信用额度信用风险预警、应收款项催收这些环节实现对客户的信用管理。这种模式改变了靠经验确定赊销额度的传统模式，采用了更科学的定性与定量相结合的模式，同时采用了信息化管理模式，信息及时、高效，且有利于事后分析。科学制定信用额度将赊销管理从事后转移到了事前、事中管理。

需要指出的是定量分析中财务分析是重点，一般包括偿债能力、营运能力分析、盈利能力分析、发展能力、结构比例。财务数据大多从资产负债表和利润表中取數，这些数据的缺陷在于是对历史数据的分析，而且是以权责发生制为基础。所以在分析时，参考以收付实现制编制的现金流量表作为补充，能够对企业的偿债能力做出更客观、全面地评价。另外，根据二八定律，需要列出重点客户，随时关注客户发展动态、尽力保证客户按时偿还借款。

同时，还可以通过信用额度管理模块添加客户分析管理信息以提高客户价值链管理水平，也可添加黑名单管理以减少兄弟单位的损失，添加联合清欠的使用模块以减少集团企业损失等辅助功能。

三、强化集团内部企业间往来管理

集团企业之间经常是业务上下游的关系，业务联系紧密，企业间核算口径一致、往来余额一致、互不拖欠是集团企业间往来管理的目标。产品购销业务相对来说，目标容易实现，对于涉及工程技术、工程建设、服务项目类业务来说还有一些难题需要解决。比如结算价格缺失问题，甲方企业希望结算价格能够确定或者下降，乙方企业受成本、质量、安全环保、科研等因素影响，希望提高结算价格，甲乙双方的诉求有差距，内部价格结算中心在确定价格时需考虑因素较多，导致结算价格迟迟不确定。再者，结算周期较长。结算周期长导致乙方承担较高额利息，同时，上游结算的滞后导致下游企业结算滞后。还有在工作量确认后各自按照会计准则分期暂估挂账，甲、乙双方出于各自考虑，往来挂账金额不同。针对以上情况，建议集团公司建立总部协调仲裁机制，同时细化工程类业务核算口径，减少双方争议，加快结算进度的同时保证往来余额准确。

四、内部审计机构应加强对往来余额及往来款项账务处理的检查

往来余额准确无误和往来账务处理正确是财务报表质量的必要保证。因此，确保内部审计机构独立性，使其切实发挥内部监督、防范企业经营风险的作用是集团企业必须重视的工作。对于外部审计来说，会计师事务所的职责是按照审计准则的规定计划和实施审计工作，获取充分、适当的审计证据并根据获取的审计证据得出合理的审计结论，发表恰当的审计意见。对于内部审计来说，除此之外，更应该关注往来余额是否及时签认，对于往来不一致的情况，需要详实的证明材料。一般来讲，存货账实是否相符、往来余额是否一致，货币资金在途是舞弊多发区，需要给予重视并跟踪。对于其他应收/应付账款是否有台账明细，多年无动态的原因是否真实、合理，金额较大的挂账是否有合同、是否合规。同时，往来款项的账务处理是否按照企业会计准则的变化及时进行调整，坏账损失是否落实清欠人并记录台账等等。一般集团总部内部审计机构独立性较强，下级审计机构独立性较弱，这种普遍现象还需要引起重视，加以改进。

五、完善往来管理相关内部控制制度并及时修订

将客户评级、客户授信、欠款催收、往来询证、预期信用损失、坏账核销等环节制定内部控制流程，确认关键风险点。流程应遵循重要性原则进一步细化，切勿制定不符合实际的操作流程，避免为了做而做，从而失去应有的防控作用。

六、开发内部交易平台实现内部交易和往来及时抵消

依托往来单位公共数据平台和家族树的建立，集团企业内部单位有唯一的编码和确定的内部所属关系，那么内部单位间发生交易时，双方就可以通过内部交易平台来实现内部交易和往来抵消，并通过平台设定规则强制约束内部单位将内部交易体现出来，以此实现集团企业及时、充分地抵消，提高工作效率和工作质量。以中石油集团为例，所有的内部购销及内部往来业务都以“单据”的方式进行处理。单据包含付款单位名称及账号、单据类型、交易种类、计量单位、单价、金额、税率、税额及价税合计金额等内容，其中选择正确的单据类型很重要，每一种类型的单据都有其特定的含义和使用要求，能涵盖所有的业务类型，包括赊销、暂估业务等。同时，对单据的填报时间有严格的要求，保证抵消及时生成，不会出现跨期间的错误。对于上下游一体化的集团企业，可以征求中介机构专业人士的意见，对于内部交易的抵消中未实现的部分，可以假设中间环节产品没有未实现利润或亏损，只取最终端产品的未实现库存，并保持会计政策一致，以此简化工作。

七、加强欠款清收工作

集团企业对于逾期未收到的应收款项必须采取措施，尽量减少损失。各所属单位应成立清欠小组，采取电话清欠、上门清欠、法律清欠等一系列措施挽回损失，并及时将客户加入黑名单，集团公司范围内进行风险预警。如果与其他兄弟单位有业务往来，及时开展联合清欠。同时，实施合理的清欠考核和奖惩机制，鼓励所属企业积极清收。

清欠工作也可以根据成本效益原则，适当选择将不良资产，包括逾期账款等整体打包出售，获得效益最大化。

八、总结

往来管理是集团企业管理的重要组成部分，是公司管理层、业务部门、财务部门等全员参与的管理，往来管理应利用信息系统的优势将先进的管理思想、完善的管理制度运用到企业经营中，进一步提高集团企业竞争力。

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