提高效能，从找准方向开始

王芳

明确目标，把握方向

亚里士多德曾说：“明白自己一生在追求什么目标非常重要，因为那就像弓箭手瞄准箭靶，我们会更有机会得到自己想要的东西。”要做好工作，明确目标是非常重要的，一定要考虑清楚既定的目标，牢牢把握住方向。如果注意力被一个个看似紧迫的事情影响，很容易就会迷失方向，偏离既定目标。只有按照正确的方向一直努力，付出的时间和努力才不会白费。

HR有时候会过分关注如何解决一个具体问题，却忘了跳出问题本身，以更广阔的视野思考员工的需求。事实上，HR能提供的最有价值的内容和效用就是持续帮助员工，而不是仅仅出于专业需要去解决单一的问题。谈及此，笔者想到了人力资源专业当中的“工作分析”。工作分析在人力资源的六大模块之外，但却是人力资源管理中最基础的一项工作，还是HR招聘、培训、薪酬管理等工作的起点。一些相关书籍一提到工作分析，通常都比较繁琐复杂，比如要先成立工作小组，把握工作分析的最佳时机，明确工作分析的前提条件和内容，进行相关培训，等等。有没有比这更简便有效的方法帮助HR提升效率呢？下面这个实际工作案例可能会给大家带来一些启示。

某公司的行政经理休假，其直接下属前台文员小K找到HR，说有事要聊聊。当时正值上半年，公司人心不稳，一度掀起了离职风潮。一听前台说有事要聊，HR不由得心里一紧：“莫非她也要离职？”

双方约好时间在会议室详谈。小K说，她最近过敏性鼻炎又严重了，因为经常要帮业务部门打标签，而标签纸的胶水味很刺鼻，所以她申请将这项工作交还给业务部门自己做，不然自己真的可能做不下去了。

原来，打标签这份工作是从小K入职以来就已经在她的工作范畴之中了，至今她已经做了三年多。她提出，业务部门招聘了很多新人，而行政部门却减少了行政专员和一名前台文员，以前三个人做的事现在全由她一人承担，因此她希望HR能帮她与业务部门协商解决此事。

HR了解到，业务部门增加人员编制确有其事，但主要是因为客户的要求越来越高，部门的业绩量也在持续上升，员工经常加班至晚上十一二点，工作还是做不完。招聘新人主要是来弥补业务部门人手紧缺的问题。由于平时加班太多，招来的新人也很不稳定，且初期未培训上手，实际上部门人员还是每天很晚离开公司。相比之下，前台文员除了每天提前半小时到岗外，几乎都能准时下班。于是HR让小K把每月的工作整理一下，比如主要负责哪几个部分的工作，平均每月在每项工作上所花的时间是多少，等等。有了数据分析，才能决定下一步该怎么做。

主要的事放到主要位置

从小K每月的工作分类总结来看，她每月处理考勤的时间约需要一周，核对快递大约需要1-2周，每月给业务部门打标签的时间约1-2周，其他工作多是前台的零星琐事。如果去掉为业务部门打标签的工作，那么前台的工作量就完全不饱合了。但是如果不能合理地解决问题，很有可能导致小K离职。

“人类潜能的导师”史蒂芬·柯维曾说过：“人类的重要任务就是将主要事务放到主要位置上。”他是在提醒我们，做事情时要瞄准目标。有这样一个耐人寻味的小故事：有一位画家要将自己的一幅作品挂在客厅，他请邻居来帮忙，位置已经找好，当邻居要往墙上钉钉子时，画家忽然觉得先在墙上钉两块木板，把画挂在木板上效果会更好。邻居照办，忙去外面找木板。木板找来后，画家觉得木板有点儿大，想要锯下一截。邻居又忙去找锯子。锯子找来了，但需要磨一下。邻居又去找锉刀，但锉刀没有把儿，于是他又去树林中找小树……如此折腾了一整天，事情没有任何结果。仔细想想，我们许多人都是这样没有目标地瞎忙，最终却不知道自己到底做成了什么。

回到小K最初提出的问题，HR最应该明确的目标就是帮助她解决打标签的问题。此时就要应用到工作分析。一项特殊的分析也许从认识上来讲是正确的，但如果这项分析与解决问题完全无关，那么它就是在浪费时间。分析小K的工作职责，不需要各种繁琐的过程，最简单有效的方法就是到现场观察。

HR跟小K来到她的办公现场，让她示范平时是怎样做这份工作的。小K介绍，公司要打标签的产品多是腰带与项链，每个订单至少在万条以上，平均1个月下来，经小K之手打印的标签款号在30万张以上。按一天打印约4万张标签纸，大概要1-2周才能全部完成。由于期间其他部门还有些零星的标签要打，中途会有人要来插队，这时就会发生冲突，因为旧的条码机一次性输入一个数目就会一直出到打完为止，如果中途取消任务，停止机器，再开始时又得重新设定。

最麻烦的是，打印的标签要靠人工卷起来，而这一步骤所花费的时间占到了打标签总工作量的80%以上。如果不及时将打印出的标签卷起来，就会有标签粘到地面上，很难清理且不美观。

HR思考了一下，与增加人手相比，可能增加一台新式标签机就可以提高前台人员的工作效率，减少等待时间。尤其是卷标签这个难题，或许可以通过设备来取代人工。于是HR建议小K先找网管了解一下相关设备信息。

整体观照，发散思考

不久，小K将询问到的结果反馈给HR：增加一套设备约需2800元（新款条码机约1800元，标签回卷器约1000元）。新款条码机打印速度比老款机器更快，功能更全，而且还有裁刀、自动剥纸器，打印清晰度更高；加上标签回卷器之后，人员不用经常去留意条码机的运行情况，当遇到批量打印时，还可以有效解决标签纸剥落、打结等问题。

HR快速算了一笔账：按前台文员月工资3500元计算，加上社保及其他福利，按1.5倍计算，一台新设备每月若节省一周时间，则节省的人工费用约为3500×1.5/21.75×5=1206元/月，相当于购买新设备三个月后就能收回成本。既节省了人工成本，又提高了效率，而且打出来的标签还很美观、整洁。

于是HR赶紧向老板汇报，申请购买新设备。因为有了前期的诸多调查和分析，申请顺利获批。小K再也没有提出将这项工作转交给业务部门。重要的是，她不用一天到晚守著标签机，每天工作也比之前开心了很多。一场危机终于烟消云散。

工作当中，有时候我们需要后退一步，退一步就能从整体上做一番观照，看看当前的工作是否符合总的要求。也许你对某个问题的解决方案是正确的，但放到整体思路中去考虑，可能就是无效的。我们在紧张忙碌中不断追逐更高的效率，但在忙碌中往往会忘记最终所要达到的目标，那就是效果和效能。为了不使自己走弯路，我们需要理性地想一想，自己所做的一切最终要达到什么目标。目标明确后，再借助先进的工具与科学的方法，就会获得更高的效能、更好的效果。