探讨提高办公室公文处理水平的探索与实践

万丽英

公文处理是办公室工作内容中最为重要的组成部分，公文处理能力是办公室员工必须掌握的基本技能。公文处理水平直接影响办公室整体工作水平以及企业通知决策的落实情况，对企业的平稳发展产生了深远影响。本文总结了当前办公室公文处理过程中出现的主要问题，在结合企业运营战略目标以及管理管理实际情况的基础上，从规范公文写作模式以及提高办公室人员专业素质等方面来提高办公室公文处理水平与处理效果。

提高办公室公文处理水平对创新企业管理模式、优化企业管理流程以及提高企业管理效率等都具有积极影响。与此同时，原有企业公文处理模式已经无法满足网络信息时代对提高工作处理效率与效果的基本要求，因此，创新办公室公文处理模式以及更新公文处理理念是势在必行的，通过规范公文书写格式以及完善办公室公文相关制度等方式来提高办公室公文处理水平，提高公司运营决策以及管理制度的传达工作的准确性与高效性，为充分发挥公文处理工作对企业稳定发展的促进作用奠定基础。

1 总结现阶段办公室公文处理模式的不足之处

1.1 办公室公文的发文规格并不统一

部分单位办公室公文人员擅自更改公文格式。公文内容涉及范围较广，不同内容公文的重要性以及影响力也各不相同，但是几乎所有的公文都可以根据其重要程度来进行轻重缓解等不同等级的划分。少数单位因发文力度较弱而特意使用规格比较高的行文，认为这种方式可以提升发文力度，提高相关部门对该公文的重视度与关注度，从而提高公文审批或者回复的速度。比如，有些单位在与相关部门沟通之前就已经印制好文件，不仅增加了相关部门工作的被动性，增加了文件无法在审核期限内顺利审核完文件等意外情况发生的几率，也增加了文秘人员审核文件的工作压力与工作量，降低了公文处理的效率与质量，还在一定程度上加剧了公文多发、滥发、乱发的现状。

1.2 公文运转效率不高

当相关部门通过某项重要决策时，因部分单位公文运转的时间比较长，原本可以快速签字执行的决策的执行时间被后延，延长了公文出台的时间，降低了决策的执行力与贯彻力，对企业以及其他单位工作的顺利开展都产生了消极影响。

1.3 公文书写格式过于机械化

一些单位办公室公文人员直接套用以前的公文格式或者照搬原有公文内容。虽然这种方式可以有效提高公文书写速度，但是也加剧了公文书写格式的僵硬化以及公文内容的雷同性，不仅限制了公文人员的创新思维与发展空间，也降低了办公室公文工作的可操作性与灵活性。

1.4 公文内容排版标准并不统一规范

部分办公室公文人员经常出现公文层次不统一的情况，比如，标注格式不一致，有的时候用“一”，也有的时候会用“第一”。虽然一些单位有明确的办公室公文相关规章制度以及操作流程，但是少数公文人员却不按照这些规章制定来写作公文，降低了公文结构层次的标准性与公文内容的规范性。比如，相关部门曾经明确规定，公文标题较长时应适当的调整文字间距，提高文字排列的对称性，但是排版不对称、标题文字间距不均匀等问题也是当前公文制作过程中经常出现的主要问题。

2 提高办公室公文处理效果的措施

2.1 加强对办公室公文人员队伍的管理力度

相关政府部门应健全办公室公文工作相关的各项规章制度，提高对公文人员的监督管理水平，有效避免了公文人员擅自更改发文格式以及没有及时处理公文等情况的发生。提高办公室公文人员的绩效考核制度以及奖惩制度，对于出现没有按时完成公文工作的公文人员进相应的惩罚，经常鼓励和表扬那些能够按照相关规定来完成公文工作的公文人员，提高办公室公文奖惩制度的公平性、公开性，这不仅可以促使公文人员端正工作态度，更加认真对待公文，还提高了公文人员的工作效率以及办公室公文处理整体水平。

2.2 提高办公室公文处理机制的完善性与科学性

办公室公文处理机制是办公室公文人员制作公文以及处理公文的主要依据，简单而言，办公室公文处理机制有效约束了办公室公文人员的工作行为，因此，要根据时代社会的发展变化来调整和完善公文处理机制，为办公室公文工作的开展提供更多的指导。

2.3 加强办公室公文人员队伍建设力度

进一步建立健全办公室公文人员的长期培训机制，定期组织办公室公文人员参加公文写作以及创新等不同领域的培训活动，强化公文人员的责任意识与创新意识，实现公文人员专业素养、职业素质以及工作能力的全面提升。此外，还应经常组织办公室内部培训活动，制定更具针对性与有效性的办公室公文人员培训方案与培训计划，组织开展形式不同、内容丰富的公文培训活动，讲解了公文处理中的常见问题和保密知识，并结合具体文件案例来讲解常见文种使用、公文格式和行文规则等内容。进而实现公文人员理论知识水平与实践能力的共同提升。在公文人员培训活动结束之后，还应对参加公文培训的人员进行考核，要求考核不合格的人员重新进行培训和考核。最后，还应对公文人员进行职业道德等方面的培训，加快公文人员工作态度从敷衍应付到踏实工作的转变。

2.4 提高公文格式要求的规范性

公文有其自己的格式要求，加强公文类别以及格式的研究力度，不仅要明确公文分类标准、标题制作模式以及正文字号等，还应从公文页面格式以及审批时间等来提高公文格式的统一性。严格控制红头文件的数量，避免红头文件的滥用。另外，办公室公文人员还应主动研究公司的战略方案与运营管理模式，快速获取公司最新发展决策，并以最快的速度将公司领导决策传达给相应的部门与人员。

2.5 提高公文运行流程的规范性

互联网信息技术在办公室工作中的灵活运用有效提高了公文处理工作的信息化与现代化，加快了办公自动化系统在公文处理工作的推广应用速度，完善办公室公文收发的登记工作，在制作好公文之后应尽快交由相关领导进行审批和签字，并根据公文的内容和要求来将公文传送给不同的部门，尽可能的提高公文处理效率。另外，公文处理工作应坚持重要领导审批、部门领导审核的基本原则，提高公文签审责任制的落实力度。公文人员在接收传真文件的时候，应在专门的登记表格上登记好文件的名称、接收时间等基本信息，公文人员对文件进行筛选，筛除那些具有较强广告性的毫无意义的文件，并将那些筛选之后的重要文件交给相关领导进行签阅，并将领导签阅同意后的文件及时传达给相关部门与工作人员。另外，公文人员在发送传真文件时也应填写文件发送信息登记表，并通过微信、電话等方式来与文件接收人员进行核实和确认，这有效避免了因传真设备损坏等原因而造成文件传送失败等情况的发生。

2.6 提高公文监督检查工作水平

加强对公文处理后续工作的监督管理力度，提高公文精神和领导最新批示的准确性，提高不同部门之间工作配合的默契性，保证公文内容中所提及到的政策或者业务能够得到有效的落实。公文人员还应加强对公文办理进度的掌控力，有效提高了公文审批的速度，避免了因公文在某位领导或者某一部门出现长时间未审批等情况的发生，督促相关部门尽快处理好公文或者落实公文内容。公文人员还应以此为基础来及时调整自己的工作内容与工作方向。

3 小结

正视当前办公室公文处理过程中出现的主要问题，通过加强办公室公文人员培训力度、完善公文人员培训机制以及绩效考核机制等方式来提高办公室公文人员的工作能力以及工作效率，进一步完善办公室公文相关规章制度以及法律法规，提高公文行文规则、起草、审核、签发、收发文办理、归档等方面规定的准确性，提高办公室公文处理工作的现代化、统一化与信息化，为推动文秘工作规范高效的开展奠定了基础。

（作者单位：中国石油天然气股份有限公司上海销售分公司）